规范报账员工作制度

PAGE规范报账员工作制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范报账员工作流程，确保公司财务信息的真实性、准确性和完整性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体报账员。（三）基本原则1.合法性原则：报账员的工作必须符合国家法律法规和财务制度的要求。2.真实性原则：报账凭证必须真实、合法、有效，所反映的经济业务内容必须与实际情况相符。3.准确性原则：报账数据必须准确无误，计算正确，不得弄虚作假。4.完整性原则：报账资料必须齐全，手续完备，不得遗漏或缺失重要信息。5.及时性原则：报账员应及时办理报账业务，确保财务信息的及时传递和处理。二、报账员岗位职责（一）财务核算1.负责审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。2.按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，及时、准确地编制记账凭证，进行账务处理。3.定期编制财务报表，如实反映公司财务状况和经营成果，并按时报送相关部门和领导。（二）费用报销管理1.制定费用报销标准和流程，明确各类费用的报销范围、审批权限和报销方式。2.审核员工的费用报销申请，检查报销凭证是否齐全、合规，报销金额是否合理，对不符合规定的报销申请予以拒绝，并说明理由。3.及时处理员工的费用报销业务，确保报销款项及时到账。（三）资金管理1.负责公司资金的收付工作，严格按照资金管理制度的规定办理现金收付、银行结算等业务。2.定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保公司资金安全。3.协助财务经理做好资金预算和资金调度工作，合理安排资金使用，提高资金使用效率。（四）票据管理1.负责公司各类票据的购买、保管、使用和核销工作，确保票据的安全和规范使用。2.按照票据管理规定，建立票据台账，详细记录票据的种类、号码、购买日期、使用情况等信息。3.定期对票据进行盘点，确保账实相符。（五）财务档案管理1.负责整理、装订和保管公司的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、合同等资料。2.按照档案管理规定，建立财务档案目录，便于查阅和检索。3.定期对财务档案进行归档和保管，确保档案的安全和完整。（六）其他工作1.完成领导交办的其他临时性工作任务。2.配合公司内部审计、外部审计等工作，提供相关财务资料和信息。三、报账流程（一）费用报销流程1.员工填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。2.将费用报销单提交给部门负责人审批，部门负责人根据公司相关规定和实际情况，对费用的合理性和必要性进行审核，并签署意见。3.部门负责人审批通过后，将费用报销单提交给财务部门，报账员对报销凭证进行审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。4.报账员审核通过后，将费用报销单提交给财务经理审批，财务经理根据公司财务制度和预算情况，对报销金额进行审批，并签署意见。5.财务经理审批通过后，报账员按照公司资金管理制度的规定，办理费用报销付款手续。（二）借款流程1.员工因工作需要借款时，填写借款单，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息，并提交给部门负责人审批。2.部门负责人根据工作实际情况，对借款的必要性和合理性进行审核，并签署意见。3.部门负责人审批通过后，将借款单提交给财务部门，报账员对借款单进行审核，检查借款金额是否符合公司规定，借款用途是否明确。4.报账员审核通过后，将借款单提交给财务经理审批，财务经理根据公司资金状况和借款管理制度，对借款金额进行审批，并签署意见。5.财务经理审批通过后，报账员按照公司资金管理制度的规定，办理借款付款手续。6.员工借款后，应按照借款单上注明的还款日期及时归还借款，报账员负责跟踪借款的归还情况，并及时进行账务处理。（三）采购报账流程1.采购部门根据公司采购计划，与供应商签订采购合同，并将采购合同副本提交给财务部门备案。2.在采购货物验收合格后，采购人员填写采购报账单，注明采购日期、供应商名称、采购货物名称、数量、金额等信息，并附上采购合同副本、验收单、发票等原始凭证。3.将采购报账单提交给部门负责人审批，部门负责人对采购业务的真实性和合理性进行审核，并签署意见。4.部门负责人审批通过后，将采购报账单提交给财务部门，报账员对采购报账凭证进行审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，核对采购合同与发票的一致性。5.报账员审核通过后，将采购报账单提交给财务经理审批，财务经理根据公司财务制度和采购预算情况，对采购金额进行审批，并签署意见。6.财务经理审批通过后，报账员按照公司资金管理制度的规定，办理采购报账付款手续。四、报账凭证要求（一）原始凭证1.原始凭证必须是合法有效的票据，包括发票（增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票等）、收据、报销单、借款单等。2.发票必须具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、发票专用章等。3.收据必须加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款日期、收款事由、金额等信息。4.报销单、借款单等自制凭证必须由经办人、证明人、审批人签字，并注明日期、事由、金额等信息。（二）记账凭证1.记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，内容包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数、制单人、审核人、记账人、会计主管等。2.记账凭证的摘要应简明扼要，准确反映经济业务的内容，便于查阅和核对。3.记账凭证的会计科目应使用正确，借贷方向应一致，金额计算应准确无误。4.记账凭证应连续编号，不得跳号、重号。5.记账凭证应及时装订成册，妥善保管。五、报账审批权限（一）一般费用报销审批权限1.单次费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.单次费用报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报财务经理审批。3.单次费用报销金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务经理审核后，报总经理审批。（二）重大费用报销审批权限1.涉及重大项目投资、大额资产购置等费用报销，由部门负责人提出申请，经财务经理审核后，报总经理办公会审议，总经理审批。2.对于超出公司预算范围的费用报销，必须经过公司预算管理委员会审议通过后，报总经理审批。（三）借款审批权限1.单次借款金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.单次借款金额在[X]元至[X]元之间（含[X]元）的，由部门负责人审核后，报财务经理审批。3.单次借款金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务经理审核后，报总经理审批。六、报账时间规定（一）日常费用报销时间员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写费用报销单，并提交相关审批。每月[X]日为集中报销日，报账员应在每月[X]日前完成上月日常费用的报销工作。（二）采购报账时间采购报账应在采购货物验收合格后的[X]个工作日内完成，报账员应及时收集采购报账凭证，并按照报账流程进行审核和审批。（三）借款报账时间员工借款后，应按照借款单上注明的还款日期及时归还借款。如因特殊原因需要延期还款的，应提前向财务部门申请，并经批准后方可延期。借款报账应在还款后的[X]个工作日内完成。七、报账监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对报账员的工作进行检查，检查内容包括报账凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，报账流程的执行情况，资金的收付情况等。2.内部审计部门应定期对公司财务收支进行审计监督，检查报账员的工作是否符合公司财务制度和相关法律法规的要求，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.公司应接受财政、税务、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供财务资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。八、报账员培训与考核（一）培训1.财务部门应定期组织报账员参加业务培训，培训内容包括国家财务法规、公司财务制度政策、报账业务流程、财务软件操作等。2.报账员应积极参加培训，不断提高自身业务水平和综合素质。（二）考核1.建立报账员考核制