规范采购流程制度

PAGE规范采购流程制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司声誉。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期或不定期提出采购需求。需求应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并填写《采购申请表》。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，还需提交相关论证报告或可行性分析。（二）采购计划制定1.采购部门收到经审核的采购申请表后，进行汇总分析。结合公司库存情况、生产计划、预算安排等因素，制定详细的采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式、预计采购金额等。对于紧急采购需求，应在采购计划中注明，并采取相应的应急措施。（三）供应商选择与管理1.建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理、评估和筛选，建立供应商信息库。信息库应包含供应商的基本情况、资质证书、业绩表现、联系方式等内容。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。3.供应商选择：根据采购项目的要求和供应商评估结果，从供应商信息库中选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式，选择至少三家以上的供应商进行比较和选择。对于一般性采购项目，可采用直接采购或单一来源采购等方式，但需经相关审批程序。4.签订采购合同：选定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，需经公司法律部门或相关专业人员审核，确保合同的合法性和有效性。（四）采购执行与监控1.采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.在采购执行过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和质量情况。对于出现的问题，应及时与供应商协商解决，并向公司相关部门汇报。3.采购部门应建立采购台账，对采购项目的执行情况进行详细记录。台账内容包括采购订单号、供应商名称、采购物品或服务名称、规格、数量、价格、交货时间、付款情况等信息。定期对采购台账进行核对和分析，确保采购数据的准确性和完整性。4.公司内部审计部门或相关监督部门应定期对采购活动进行监督检查。检查内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（五）验收与付款1.采购物品或服务到货后，采购部门应及时通知相关验收部门进行验收。验收部门应按照采购合同的要求和相关标准，对采购物品或服务进行严格验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后，验收部门应出具验收报告，并签字确认。2.对于验收不合格的采购物品或服务，采购部门应及时与供应商协商解决。要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。如因供应商原因导致验收不合格，给公司造成损失的，公司有权按照合同约定要求供应商承担相应的赔偿责任。3.采购部门根据验收报告和采购合同的约定，办理付款手续。付款申请需经采购部门负责人、财务部门审核签字后，报公司领导审批。财务部门按照审批后的付款申请，及时向供应商支付货款。付款方式应符合公司财务制度的规定，确保资金安全。三、采购风险管理与控制（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购流程的各个环节，包括采购需求提出、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收与付款等方面。2.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行等级划分。一般分为高风险、中风险和低风险三个等级。对于高风险事项，应制定专门的应对措施，重点关注和监控。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，如供应商破产、合同违约等，应建立应急预案，及时采取措施降低风险损失。对于中风险事项，应加强管理和监控，通过完善制度、加强沟通等方式进行防范。对于低风险事项，可采取适当的控制措施，定期进行检查和评估。2.加强供应商风险管理：建立供应商信用评估体系，对供应商的信用状况进行实时监控。对于信用状况下降的供应商，应及时采取措施，如减少采购量、要求提供担保等，降低供应商违约风险。3.完善采购合同管理：在采购合同中明确双方的权利和义务，特别是关于违约责任、争议解决方式等条款。加强合同执行过程中的监督和检查，确保合同的有效履行。4.加强内部审计和监督：定期对采购活动进行内部审计，检查采购流程的合规性和采购资金的使用情况。加强对采购人员的监督和管理，防止采购腐败行为的发生。四、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公。不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，不得利用职务之便谋取私利。2.保守公司商业秘密：采购人员在工作中接触到的公司商业秘密，如采购计划、供应商信息、采购价格等，应严格保密。不得向任何第三方泄露公司商业秘密。（二）业务能力1.采购人员应具备良好的业务能力和专业知识。熟悉采购流程和相关法律法规，掌握市场动态和供应商情况，能够熟练运用采购技巧和谈判策略，确保采购活动的顺利进行。2.不断学习和提升业务水平：采购人员应关注行业发展趋势和新技术、新产品的应用，积极参加培训和学习活动，不断更新知识结构，提高业务能力和综合素质。（三）工作纪律1.遵守公司规章制度：采购人员应严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得迟到早退。认真履行工作职责，不得擅自离岗或脱岗。2.服从工作安排：采购人员应服从公司领导的工作安排，积极完成各项采购