会议室管理制度及规范

PAGE会议室管理制度及规范一、总则（一）目的为了加强公司会议室的管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室及各部门专属会议室。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.高效使用原则：以提高会议室使用效率为目标，优化会议安排，减少资源浪费。3.规范使用原则：所有人员应遵守本制度及规范，规范使用会议室，保持良好的会议秩序。二、会议室使用申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：使用部门或个人需提前填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、预计时长等信息。2.提交申请：申请表经部门负责人签字确认后，提前[X]个工作日提交至行政部门。（二）审批权限1.行政部门审批：行政部门收到申请表后，根据会议室的使用情况进行初步审核。对于一般性会议，行政部门有权直接批准；对于重要会议或涉及多部门的会议，行政部门需报分管领导审批。2.分管领导审批：分管领导根据会议的重要性、必要性及会议室资源情况进行审批。如遇会议室冲突或其他特殊情况，分管领导有权调整会议时间或地点，并及时通知申请部门。（三）申请变更1.提前通知：如因特殊原因需要变更会议时间、地点或参会人员等信息，申请部门应提前[X]小时通知行政部门，并提交变更后的《会议室使用申请表》。2.重新审批：变更申请需按照原审批流程重新进行审批，经批准后方可变更。三、会议室安排与调配（一）安排原则1.根据会议规模安排：行政部门根据申请的参会人数，合理安排相应规模的会议室。一般情况下，参会人数在[X]人以下的会议，安排小型会议室；参会人数在[X]人至[X]人的会议，安排中型会议室；参会人数在[X]人以上的会议，安排大型会议室。2.优先满足重要会议：对于公司级重要会议、战略决策会议等，行政部门应优先保障会议室资源，确保会议的顺利进行。3.避免冲突：行政部门在安排会议室时，应充分考虑各会议室的使用时间，避免出现会议时间冲突的情况。如遇冲突，应及时与申请部门沟通协调，调整会议时间或地点。（二）调配方式1.内部调配：行政部门在公司内部各会议室之间进行调配，以满足不同会议的需求。如遇会议室资源紧张，行政部门可考虑将部分会议安排在临时会议室或借用其他部门会议室。2.外部租赁：如公司内部会议室无法满足会议需求，行政部门可根据实际情况，考虑租赁外部会议室，并按照公司相关规定办理审批手续。四、会议室使用规范（一）使用时间1.提前预约：使用部门或个人应按照审批后的时间使用会议室，不得擅自提前或推迟使用。如需提前进入会议室准备会议资料等，应提前与行政部门沟通协调。2.按时结束：会议应严格按照预计时长进行，如需延长会议时间，使用部门或个人应提前通知行政部门，并说明延长原因及预计延长时长。未经批准擅自延长会议时间的，行政部门有权收回会议室使用权。（二）使用人数1.不得超员：会议室的使用人数应严格按照申请人数控制，不得超员使用。如因特殊情况需要增加参会人员，使用部门或个人应提前通知行政部门，并重新办理审批手续。2.合理安排座位：参会人员应按照会议安排合理就座，不得随意更换座位或占用其他座位。（三）会议设备使用1.正确操作：使用部门或个人应熟悉会议室的各类设备（如投影仪、音响、麦克风、空调等）的使用方法，正确操作设备，避免因操作不当造成设备损坏。2.爱护设备：参会人员应爱护会议室设备，不得随意拆卸、损坏设备。如发现设备故障或异常情况，应及时通知行政部门，由行政部门安排专业人员进行维修。（四）环境卫生1.保持整洁：会议结束后，参会人员应将会议室桌椅摆放整齐，清理桌面垃圾，保持会议室环境卫生整洁。2.禁止吸烟：公司所有会议室均为无烟区，禁止在会议室吸烟。五、会议室安全管理（一）消防安全1.配备消防设备：会议室应配备必要的消防设备（如灭火器、消火栓等），并确保设备完好有效。2.禁止违规用火用电：禁止在会议室使用明火，如电炉、蜡烛等；禁止私拉乱接电线，使用大功率电器。如需使用电器设备，应提前向行政部门申请，并由专业人员进行操作。（二）人员安全1.疏散通道畅通：会议室的疏散通道应保持畅通无阻，不得堆放杂物。2.应急处置：如发生紧急情况，参会人员应听从现场指挥，按照应急预案有序疏散。行政部门应定期组织会议室安全演练，提高人员应急处置能力。六、会议室维护与保养（一）定期检查1.设备检查：行政部门应定期对会议室设备进行检查，包括投影仪、音响、麦克风、空调等，确保设备正常运行。2.设施检查：定期检查会议室的桌椅、门窗、照明等设施，发现问题及时维修或更换。（二）清洁消毒1.日常清洁：行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，保持会议室整洁卫生。2.定期消毒：根据疫情防控要求，定期对会议室进行消毒，重点对桌椅、门把手、话筒等高频接触部位进行消毒处理。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批使用会议室：未按照规定填写申请表并经审批擅自使用会议室的。2.超员使用会议室：超过申请人数使用会议室的。3.擅自变更会议信息：未经批准擅自变更会议时间、地点、参会人员等信息的。4.损坏会议室设备：因故意或过失损坏会议室设备的。5.违反会议室安全规定：在会议室吸烟、违规用火用电、堵塞疏散通道等违反安全规定的行为。6.不遵守会议室环境卫生规定：会议结束后未清理会议室，或在会议室随意丢弃垃圾的。（二）处理措施1.警告：对于首次违规且情节较轻的行为，给予警告处理，并要求违规人员立即改正。2.通报批评：对于多次违规或情节较重的行为，给予通报批评，并在公司内部进行公示。3.经济处罚：根据违规行为造成的损失或影响程度，给予相应的经济处罚，罚款金额为[X]元至[X]元不等。4.取消会议室使用资格：对于严重违规行为，如故意损坏会议室设备、造成重大安全事故等，取消违规部门或个人一定期限内的会议室使用资格。八、附则（