生产部资料室规章制度

PAGE生产部资料室规章制度一、总则（一）目的为加强生产部资料室的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于生产部资料室的所有工作人员以及使用资料室资料的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：资料室的管理活动必须符合国家法律法规以及行业标准的要求。2.规范性原则：建立规范的资料管理制度和流程，确保资料管理工作有序进行。3.保密性原则：对于涉及公司机密的资料，严格保密，防止信息泄露。4.服务性原则：以满足生产部工作需求为宗旨，为公司生产运营提供优质的资料服务。二、资料室管理职责（一）资料室管理人员职责1.负责资料室的日常管理工作，包括资料的收集、整理、归档、保管和借阅等。2.定期对资料进行盘点和清查，确保资料的数量和质量。3.维护资料室的环境整洁和设备设施的正常运行。4.对资料的利用情况进行统计和分析，为公司决策提供数据支持。5.协助其他部门查找和使用资料，提供必要的技术支持和指导。（二）生产部各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门资料的收集、整理和移交工作，并确保资料的真实性和完整性。2.按照资料室的要求，及时将本部门产生的各类资料提交至资料室进行归档。3.在使用资料室资料时，应遵守资料室的规章制度，爱护资料，按时归还。4.配合资料室管理人员做好资料的清查和盘点工作，提供必要的协助。三、资料收集与整理（一）收集范围1.生产部相关的各类文件、通知、报告、报表等。2.生产工艺流程、操作规程、技术标准等技术资料。3.设备维护保养记录、维修档案、设备台账等设备资料。4.质量检验报告、质量控制文件、质量体系文件等质量资料。5.安全生产规章制度、安全操作规程、安全检查记录等安全资料。6.与生产部相关的其他各类资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的资料，并按照资料的类别和时间顺序进行整理。2.资料应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保资料的准确性和可读性。3.对于重要资料，应进行备份，防止资料丢失或损坏。（三）整理方法1.按照资料的类别进行分类，如文件类、技术类、设备类、质量类、安全类等。2.在每一类资料中，再按照时间顺序或其他逻辑顺序进行排列。3.为每一份资料编制唯一的编号，并建立相应的索引目录，方便查找和管理。四、资料归档与保管（一）归档流程1.资料收集整理完成后，由各部门专人提交至资料室。2.资料室管理人员对提交的资料进行审核，检查资料的完整性和准确性。3.审核通过后，资料室管理人员按照分类和编号规则对资料进行归档，并将归档情况记录在案。（二）保管方式1.资料应存放在专门的资料柜中，资料柜应保持清洁、干燥、通风良好。2.对于纸质资料，应按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和取用。3.对于电子资料，应存储在服务器或其他存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。4.资料室应配备必要的数据安全防护设备，如防火墙、杀毒软件等，确保电子资料的安全。（三）保管期限1.生产部资料的保管期限应根据资料的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管资料的保管期限为13年，中期保管资料的保管期限为310年，长期保管资料的保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：生产计划、生产报表等短期资料保管期限为1年。设备维护保养记录中期资料保管期限为3年。生产工艺流程、技术标准等长期资料保管期限为10年以上。（四）资料清查与盘点1.资料室管理人员应定期对资料进行清查和盘点，确保资料的数量和质量。2.清查和盘点工作应每年至少进行一次，如有特殊情况可随时进行。3.在清查和盘点过程中，应详细记录资料的实际情况，如资料的数量、存放位置、保管期限等，并与档案记录进行核对。4.对于发现的问题，应及时进行处理，如资料丢失、损坏等情况，应查明原因，并采取相应的补救措施。五、资料借阅与使用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.一般资料的借阅由资料室管理人员审批，重要资料的借阅需经生产部负责人审批。3.外部单位或人员因特殊原因需要借阅资料时，应提前向公司提出申请，并经公司相关领导批准。（二）借阅流程1.借阅人填写《资料借阅申请表》，并提交至资料室。2.资料室管理人员对申请表进行审核，如审核通过，在申请表上签字确认，并按照申请表上的要求提供资料。3.借阅人在借阅资料时，应在资料室管理人员的监督下进行登记，并领取资料。4.借阅人应按照申请表上注明的借阅期限按时归还资料，如需延期归还，应提前向资料室管理人员申请。（三）使用要求1.借阅人应爱护资料，不得在资料上涂改、污损、折叠或转借他人。2.借阅人在使用资料过程中，如发现资料有损坏或丢失情况，应及时向资料室管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。3.借阅人应按照资料的使用目的合理使用资料，不得将资料用于商业目的或其他非法用途。六、资料保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的资料。2.公司尚未公开的生产工艺、技术参数、产品配方等资料。3.公司与客户签订的保密协议中涉及的相关资料。（二）保密措施1.资料室管理人员应严格遵守保密制度，对涉及保密的资料进行单独存放，并采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。2.对于借阅涉及保密的资料，应严格控制借阅范围和借阅期限，并要求借阅人签订保密协议。3.资料室工作人员在工作过程中，不得擅自将保密资料带出资料室，如需带出，应经相关领导批准，并采取必要的保密措施。4.对违反保密制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。七、资料室安全管理（一）安全制度1.资料室应建立健全安全管理制度，明确安全责任，确保资料室的安全。2.资料室工作人员应严格遵守安全操作规程，不得违规操作电器设备、消防设备等。3.资料室应配备必要的安全设施，如灭火器、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。（二）防火防盗1.资料室内严禁吸烟和使用明火，如需进行电气焊等动火作业，应办理相关审批手续，并采取必要的防火措施。2.资料室门窗应安装防盗设施，确保资料室的安全。下班后，应关闭门窗，切断电源，锁好资料柜。3.加强对资料室周边环境的巡查，发现异常情况及时报告并处理。（三）应急处理1.资料室应制定应急预案，明确在发生火灾、盗窃等突发事件时的应急处理措施。2.定期组织工作人员进行应急演练，提高工作人员的应急处理能力。3.在突发事件发生后，应及时采取措施进行处理，保护资料的安全，并向上级领导报告。八、资料室信息化管理（一）信息化建设目标1.建立生产部资料室信息化管理系统，实现资料的电子化存储、检索和管理。2.通过信息化手段提高资料的利用效率，为公司生产运营提供更加便捷的资料服务。（二）信息化系统功能1.资料录入功能：实现资料的电子化录入，包括资料的基本信息、内容摘要、附件等。2.资料检索功能：支持按照资料的类别、编号、关键词等多种方式进行检索，快速查找所需资料。3.资料借阅管理功能：实现对资料借阅申请、审批、登记、归还等全过程的信息化管理。4.资料统计分析功能：对资料的使用情况、借阅情况等进行统计分析，为公司决策