涉案财物管理制度规范

PAGE涉案财物管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司涉案财物管理，规范涉案财物的扣押、保管、处理等行为，确保涉案财物的安全、完整，保障公司合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在经营活动中涉及的各类涉案财物，包括但不限于现金、银行存款、有价证券、房产、车辆、设备、知识产权等。（三）基本原则1.合法性原则涉案财物的管理必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保各项管理活动合法合规。2.安全性原则建立健全涉案财物保管机制，采取必要的安全防范措施，防止涉案财物被盗、被抢、损毁或灭失。3.准确性原则对涉案财物的登记、核算、清查等工作要准确无误，确保账实相符、账账相符。4.及时性原则涉案财物的扣押、移送、处理等环节要及时进行，避免延误导致财物价值受损或影响案件办理。二、涉案财物的扣押与接收（一）扣押依据公司相关部门在依法履行职责过程中，发现可能涉及违法犯罪行为，需要扣押涉案财物的，应当严格按照法律法规规定的程序进行。具体依据包括但不限于公安机关、检察机关、法院等司法机关出具的扣押决定书、协助扣押通知书等法律文书。（二）扣押程序1.实施扣押前，负责扣押的人员应当向财物持有人出示有效执法证件，并告知其扣押的理由、依据以及享有的权利。2.对涉案财物进行逐一清点、登记，详细记录财物的名称、数量、规格、型号、特征、来源、去向等信息，并当场开具扣押清单。扣押清单一式三份，由财物持有人、扣押人员和见证人签名或盖章，一份交财物持有人，一份留存，一份随案移送。3.对于易损毁、变质等不宜长期保存的涉案财物，经县级以上公安机关负责人批准，可以在拍照或者录像后委托有关部门变卖、拍卖，变卖、拍卖的价款暂予保存，待诉讼终结后一并处理。4.对扣押的涉案财物，应当妥善保管，不得挪用、调换、损毁或者自行处理。（三）接收要求1.公司接收涉案财物时，应当对送押人员的身份、法律文书的有效性进行认真核对。2.仔细检查涉案财物的包装、标识、数量、质量等情况，确保与扣押清单一致。如发现财物存在损坏、缺失等问题，应当及时与送押人员沟通，并做好记录。3.办理涉案财物交接手续，填写涉案财物交接清单，双方签字确认。交接清单应当包括涉案财物的名称、数量、规格、型号、交接时间、交接地点等内容。三、涉案财物的保管（一）保管场所设立专门的涉案财物保管场所，确保场所安全、通风、防潮、防火、防盗等条件符合要求。保管场所应当配备必要的安全防护设施，如监控设备、报警装置、消防器材等。（二）保管方式1.对涉案财物应当分类存放，不同种类的财物应当分开保管，避免相互混淆或损坏。2.对于贵重物品、易损物品、危险物品等应当采取特殊的保管措施，如单独存放、专人保管、特殊防护等。3.建立涉案财物保管台账，详细记录涉案财物的入库、出库、库存等情况。保管台账应当定期与财务账目进行核对，确保账实相符。（三）保管人员职责1.保管人员应当具备良好的职业道德和责任心，严格遵守涉案财物保管制度，不得擅自离岗、脱岗。2.负责涉案财物的日常保管、检查、盘点等工作，确保财物安全无损。如发现财物存在异常情况，应当及时报告并采取相应措施。3.按照规定办理涉案财物的出入库手续，对出入库的财物进行认真核对，确保手续齐全、账目清晰。四、涉案财物的核算与清查（一）核算要求1.公司应当按照国家财务会计制度的规定，对涉案财物进行单独核算，设立专门的会计科目，准确记录涉案财物的增减变动情况。2.涉案财物的核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映财物的价值和状态。不得虚增、虚减财物价值，不得隐瞒、截留、挪用涉案财物。（二）清查制度1.建立涉案财物定期清查制度，至少每年进行一次全面清查。清查工作应当由财务部门牵头，相关业务部门配合，对涉案财物的数量、质量、价值等进行实地盘点和核对。2.清查结束后，应当编制涉案财物清查报告，详细说明清查情况、发现的问题及处理建议。清查报告应当经清查人员签字确认后报公司管理层审核。3.对于清查中发现的账实不符、财物损坏等问题，应当及时查明原因，按照规定进行处理，并调整相关账目。五、涉案财物的移送与处理（一）移送程序1.根据司法机关的要求，公司应当及时将涉案财物移送至指定地点。移送涉案财物时，应当填写涉案财物移送清单，详细记录移送财物的名称、数量、规格、型号、移送时间、移送地点等信息。2.移送清单应当一式三份，由公司移送人员、接收人员和见证人签名或盖章，一份交公司留存，一份交接收单位，一份随案移送。3.在移送涉案财物过程中，应当确保财物的安全运输，避免发生损坏、丢失等情况。如因特殊原因需要变更移送方式或时间的，应当及时与司法机关沟通协调，并办理相关手续。（二）处理依据涉案财物的处理应当依据司法机关的生效判决、裁定、决定等法律文书进行。未经司法机关依法处理，公司不得擅自处置涉案财物。（三）处理方式1.对于判决、裁定、决定返还的涉案财物，公司应当及时办理返还手续，将财物返还给原财物持有人。返还财物时，应当要求财物持有人在返还清单上签字确认。2.对于判决、裁定、决定没收、追缴、上缴国库或者发还被害人等情况的涉案财物，公司应当按照司法机关的要求及时进行处理，并将处理结果书面报告司法机关。3.对于涉案财物在保管过程中产生增值的部分，应当按照司法机关的要求一并处理。增值部分的处理应当遵循公平、合理、合法的原则。六、监督与责任追究（一）监督机制1.公司内部设立涉案财物管理监督小组，由财务部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对涉案财物管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应当对涉案财物的扣押、保管、核算、清查、移送、处理等环节进行全面监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.接受外部监督，主动配合公安机关、检察机关、法院等司法机关以及财政、审计等部门的监督检查，如实提供涉案财物管理相关资料和信息。（二）责任追究1.对于违反涉案财物管理制度，导致涉案财物被盗、被抢、损毁、灭失或者挪用、调换、擅自处理等情况的，应当依法追究相关人员的责任。2.对在涉案财物管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等违法违纪行为，依法给予纪律处分；构