规范群租房台账管理制度

PAGE规范群租房台账管理制度一、总则（一）目的为加强群租房管理，规范群租房台账建立与管理工作，保障居住安全，维护社会秩序，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的群租房管理工作，包括群租房的信息登记、台账记录、动态管理等环节。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家及地方关于房屋租赁、治安管理、消防安全等方面的法律法规，确保群租房管理工作合法合规。2.全面准确原则全面收集群租房相关信息，确保台账记录真实、准确、完整，为管理决策提供可靠依据。3.动态更新原则及时掌握群租房动态变化情况，对台账信息进行实时更新，保证信息的时效性。4.安全保障原则将保障群租房居住人员的生命财产安全放在首位，通过规范管理，消除安全隐患。二、群租房定义与认定标准（一）群租房定义群租房是指将住宅通过改变房屋结构和平面布局，把房间分割改建成若干小间分别按间出租或按床位出租的房屋。（二）认定标准1.人均居住面积低于当地政府规定的最低标准。2.一间原始设计为居住空间的房间，分割为2个以上（含2个）房间出租供人员居住。3.将厨房、卫生间、阳台和地下储藏室等非居住空间出租供人员居住。4.每个出租房间的居住人数超过2人（有法定赡养、抚养、扶养义务关系的除外）。三、台账管理职责分工（一）公司/组织管理部门职责1.负责制定和完善群租房台账管理制度，并监督执行。2.统筹协调各部门在群租房管理工作中的职责分工，明确工作流程和协作机制。3.定期对群租房台账管理工作进行检查、评估和考核，对工作不力的部门或个人进行督促整改。（二）社区/物业部门职责1.负责辖区内群租房的日常巡查，及时发现新增群租房情况，并向公司/组织管理部门报告。2.协助公司/组织管理部门开展群租房信息登记工作，核实房屋基本情况、居住人员信息等。3.负责建立本社区/物业区域内群租房台账，记录群租房动态信息，并定期更新。4.配合相关部门开展群租房整治工作，督促群租房业主或承租人整改存在的安全隐患。（三）信息登记人员职责1.严格按照规定的程序和标准，认真做好群租房信息的采集、录入工作，确保信息准确无误。2.对采集到的群租房信息进行初步审核，发现问题及时与相关部门或人员沟通核实。3.保守群租房信息秘密，不得泄露给无关人员。四、台账内容与建立（一）基本信息1.房屋地址：详细记录群租房所在的具体地理位置，包括街道名称、门牌号、楼栋号、单元号、房号等。2.房屋产权人信息：包括姓名、身份证号码、联系方式等。3.承租人信息：包括姓名、身份证号码、联系方式、工作单位等。4.房屋面积：记录群租房的建筑面积和使用面积。5.房间数量：明确群租房内实际分割出租的房间数量。（二）租赁信息1.租赁期限：起始日期和结束日期。2.租金及支付方式：每月租金金额、支付周期（如每月、每季度等）、支付方式（现金、转账、支票等）。（三）安全信息1.消防设施配备情况：记录群租房内是否配备灭火器、消火栓等消防设施，以及设施的型号、数量、有效期等。2.电气安全情况：是否存在私拉乱接电线、使用大功率电器等安全隐患。3.燃气安全情况：对于使用燃气的群租房，记录燃气管道是否老化、是否安装燃气报警器等情况。4.房屋结构安全情况：是否存在擅自改变房屋结构、违规搭建等影响房屋安全的行为。（四）人员信息1.居住人员姓名、身份证号码、性别、年龄、户籍所在地、职业等基本情况。2.居住人员之间的关系（如夫妻、室友等）。（五）建立流程1.社区/物业部门在巡查中发现群租房后，应及时通知信息登记人员进行现场勘查。2.信息登记人员按照台账内容要求，逐一收集相关信息，并填写群租房信息登记表。3.将填写好的信息登记表交由社区/物业部门负责人审核，审核无误后录入群租房台账管理系统。4.对于审核不通过的信息，信息登记人员应重新核实并补充完善相关内容，直至审核通过。五、台账更新与维护（一）定期更新1.社区/物业部门应每月对群租房台账进行一次全面梳理，核实台账信息的准确性。2.对于租赁期限到期、人员变动、房屋结构改变等情况，及时更新台账中的相关信息。（二）动态更新1.信息登记人员在日常工作中，如发现群租房有新的安全隐患、违规行为等情况，应随时记录并及时更新台账。2.社区/物业部门接到群租房相关投诉或举报后，应立即进行调查核实，根据调查结果及时更新台账信息。（三）数据备份与存储1.群租房台账数据应定期进行备份，备份数据存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。2.台账管理系统应具备数据恢复功能，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（四）信息安全管理1.严格限制对群租房台账信息的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、修改相关信息。2.加强对信息登记人员和系统操作人员的安全培训，提高信息安全意识，防止信息泄露。六、监督检查与考核（一）内部监督检查1.公司/组织管理部门定期对群租房台账管理工作进行内部检查，检查内容包括台账信息的完整性、准确性、更新及时性等。2.检查人员应填写检查记录，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督检查1.积极配合政府相关部门对群租房管理工作的监督检查，如实提供台账信息和相关资料。2.对于政府部门提出的整改要求，及时制定整改方案并组织实施，按时反馈整改结果。（三）考核机制1.建立群租房台账管理工作考核制度，将考核结果与部门和个人绩效挂钩。2.考核内容包括台账管理工作的组织实施、信息质量、更新维护、安全管理等方面。3.对在群租房台账管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力的进行批评教育和问责。七、法律责任与违规处理（一）法律责任1.群租房业主或承租人违反法律法规规定，导致发生安全事故或其他违法行为的，依法承担相应的法律责任。2.公司/组织管理部门及相关工作人员在群租房台账管理工作中，因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等行为，导致工作失误或造成不良影响的，依法追究法律责任。（二）违规处理1.对于发现的群租房违规行为，如不符合认定标准、存在安全隐患等，社区/物业部门应及时下达整改通知书，责令限期整改。2.对于逾期未整改或整改不到位的群租房，公司/组织管理部