规范活动经费制度

PAGE规范活动经费制度一、总则（一）目的为加强公司活动经费的管理，确保活动经费的合理使用，提高资金使用效益，保障公司各项活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类活动，包括但不限于会议、培训、团建、市场推广活动等。（三）基本原则1.合法性原则：活动经费的使用必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.预算管理原则：活动经费应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排使用。3.审批规范原则：所有活动经费的支出均需经过严格的审批流程，确保支出合理、合规。4.效益优先原则：在保证活动质量的前提下，力求降低活动成本，提高资金使用效益。二、活动经费预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和活动安排，提前编制活动经费预算。预算应详细列出活动所需的各项费用，包括场地租赁、设备购置、餐饮住宿、交通费用、宣传推广、礼品及其他杂项费用等。2.预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，充分考虑活动的实际需求和可能发生的费用，确保预算的准确性和合理性。3.活动经费预算应按照公司规定的预算编制格式进行填写，并附上详细的费用说明和依据。（二）预算审批1.各部门编制的活动经费预算需提交至上级主管部门进行审核。上级主管部门应重点审核预算的合理性、必要性以及与公司整体预算的一致性。2.审核通过后的活动经费预算报公司财务部门进行汇总。财务部门对各部门预算进行综合平衡后，提交公司管理层审批。3.公司管理层根据公司发展战略、财务状况等因素，对活动经费预算进行最终审批。审批通过后的预算作为活动经费支出的依据。（三）预算调整1.活动实施过程中，如因特殊情况需要调整预算，应由活动主办部门提出书面申请，详细说明调整的原因、内容及金额。2.预算调整申请需经上级主管部门审核、财务部门复核后，报公司管理层审批。未经批准，不得擅自调整预算。3.预算调整后，活动主办部门应及时将调整情况通知相关部门，确保活动经费的使用符合新的预算安排。三、活动经费支出管理（一）支出范围1.场地租赁费用：用于租赁举办活动所需的场地，如会议室、培训教室、活动场馆等。2.设备购置及租赁费用：包括活动所需的音响设备、投影仪、舞台道具、交通工具等的购置或租赁费用。3.餐饮住宿费用：为活动参与者提供的餐饮、住宿费用，如工作餐、会议茶歇、住宿酒店等。4.交通费用：活动期间用于接送参与者、运输设备及物资等的交通费用，如租车费用、公交地铁费用等。5.宣传推广费用：用于活动宣传的各类费用，如制作宣传资料、发布广告、邀请媒体等。6.礼品费用：为活动参与者或嘉宾准备的礼品费用。7.其他费用：与活动相关的其他杂项费用，如活动策划费用、专家讲课费、场地布置费用等。（二）支出审批1.活动经费支出应严格按照审批流程进行。所有支出凭证需由经办人签字，并注明支出事由、金额等信息。2.部门负责人对本部门活动经费支出的真实性、合理性负责，应认真审核支出凭证，并签字确认。3.财务部门对支出凭证的合法性、合规性进行审核，重点审核发票是否真实有效、费用是否符合预算安排等。审核通过后，财务部门签字盖章。4.超过一定金额的重大支出项目，需经公司管理层审批。审批流程应严格按照公司规定执行，确保决策的科学性和公正性。（三）支付方式1.活动经费支出应优先采用银行转账、支票等方式进行支付，确保资金支付的安全性和规范性。2.对于确实需要现金支付的小额费用，应严格按照公司现金管理规定执行，办理相关审批手续，并确保现金支付的安全。（四）报销管理1.活动结束后，经办人应及时整理活动经费支出凭证，并按照公司报销制度的要求填写报销单。报销单应详细列出各项支出的明细、金额、报销事由等信息。2.报销单需附上相关的发票、合同、审批文件等原始凭证，确保报销凭证的真实性、完整性和合法性。3.财务部门对报销单及原始凭证进行审核，审核无误后予以报销。对于不符合报销规定的支出，财务部门有权拒绝报销，并要求经办人补充或更正相关凭证。四、活动经费报销流程（一）报销申请经办人在活动结束后[X]个工作日内，将整理好的报销凭证及填写完整的报销单提交至本部门负责人。（二）部门审核部门负责人收到报销申请后，应在[X]个工作日内对报销凭证的真实性、合理性进行审核。审核通过后，在报销单上签字确认，并将报销申请提交至财务部门。（三）财务审核财务部门收到报销申请后，应在[X]个工作日内对报销凭证的合法性、合规性以及与预算的一致性进行审核。重点审核发票的真伪、费用标准是否符合规定、报销金额是否超预算等。审核通过后，在报销单上签字盖章。（四）报销支付经财务部门审核通过的报销申请，由财务部门按照公司规定的支付方式进行报销支付。报销款项一般在审核通过后的[X]个工作日内支付到经办人指定的银行账户。五、活动经费监督与审计（一）内部监督1.公司财务部门应定期对活动经费的使用情况进行检查和分析，及时发现和纠正经费使用过程中存在的问题。2.各部门应配合财务部门的监督检查工作，如实提供活动经费使用的相关资料和信息。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对活动经费进行审计，重点审计活动经费的预算执行情况、支出的合法性和合规性、资金使用效益等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。被审计部门应按照审计报告的要求及时进行整改，并将整改情况书面报告审计部门。六、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用活动经费。2.虚报、冒领、骗取活动经费。3.擅自扩大活动经费支出范围或提高支出标准。4.未按照规定编制、执行活动经费预算。5.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.