机构转课制度规范要求

PAGE机构转课制度规范要求一、总则（一）目的为了规范本机构的转课行为，保障学员、家长及机构各方的合法权益，维护良好的教学秩序和市场环境，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于本机构内所有涉及课程转让、转班、退费等转课相关业务的操作与管理。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及教育行业相关标准，确保转课行为合法合规。2.公平公正原则对待每一位学员和家长，在转课过程中做到公平、公正，不偏袒任何一方。3.透明公开原则转课的流程、条件、费用等信息应向学员和家长充分公开，保障其知情权。4.诚信守约原则各方应诚实守信，严格履行转课过程中所达成的各项约定。二、转课类型及定义（一）课程转让学员将已报名的课程转让给其他符合条件的学员，转让方与受让方自行协商转让价格、转让方式等相关事宜，但需在机构备案。（二）转班学员因自身原因需要更换所报课程的班级，如从普通班转到提高班、从线上班转到线下班等，机构根据实际情况进行审核与办理。（三）退费学员因各种原因要求退还已缴纳的课程费用，机构按照本制度规定的退费标准和流程进行处理。三、转课流程（一）课程转让流程1.转让方提出申请转让方学员家长向机构教学管理部门提交课程转让申请，填写《课程转让申请表》，注明转让课程名称、剩余课时、转让价格、受让方基本信息等内容，并签字确认。2.机构审核教学管理部门收到申请后，对转让课程的剩余课时、学员学籍状态等进行审核。若转让课程涉及特殊教学安排或教材使用等情况，需相关教学负责人进行评估。审核通过后，在申请表上签署意见。3.寻找受让方转让方自行寻找受让方，受让方需符合机构招生条件。受让方家长填写《课程受让申请表》，提交给机构教学管理部门。4.签订转让协议转让方与受让方达成一致后，双方家长与机构共同签订《课程转让协议》，明确转让课程的详细信息、转让价格、双方权利义务等内容。协议一式三份，转让方、受让方和机构各执一份。5.费用结算受让方家长按照协议约定向转让方支付转让费用。转让方收到费用后，将款项交付机构财务部门进行确认。机构财务部门在确认款项到账后，为受让方办理课程信息变更手续。（二）转班流程1.学员申请学员家长向机构教学管理部门提出转班申请，填写《转班申请表》，说明转班原因、期望转入班级等情况，并签字确认。2.教学评估教学管理部门收到申请后，安排相关教师对学员进行学业评估，评估内容包括学员当前学习进度、知识掌握情况、学习能力等。教师根据评估结果出具评估报告。3.班级情况审核教学管理部门审核期望转入班级的课程进度、剩余名额等情况。若转入班级人数已满或与学员当前学业水平差距过大，不予批准转班申请，并向家长说明原因。4.批准与手续办理若转班申请获得批准，教学管理部门通知家长办理转班手续。家长需缴纳因转班产生的差价（如有），机构财务部门确认收款后，为学员办理学籍信息变更及教学安排调整等相关手续。（三）退费流程1.学员申请学员家长向机构提出退费申请，并提交《退费申请表》，详细说明退费原因、所报课程名称、已上课次数、剩余课时等信息，同时提供缴费凭证复印件，签字确认。2.审核与核算教学管理部门对学员的实际上课情况进行核实，确认已上课课时。财务部门根据课程收费标准、实际已上课课时等核算应退费用金额。核算公式为：应退费用=总费用已上课课时费用（已上课课时费用=每课时费用×已上课课时数）。每课时费用=总费用÷总课时数。3.审批退费申请经教学管理部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报机构负责人审批。机构负责人根据实际情况进行审批，审批通过后在申请表上签署意见。4.退费办理财务部门按照审批后的退费金额，办理退费手续。退费方式可根据家长意愿选择银行转账、支票等方式。若家长要求现金退费，需提前预约，并在规定时间内到机构财务部门办理。财务部门在办理完退费手续后，将相关凭证交至档案管理部门存档。四、转课条件（一）课程转让条件1.转让课程必须是本机构正常开设且在有效期内的课程。2.转让方学员需无欠费记录，且已完成机构规定的前期学习任务，成绩达到一定标准（具体标准由机构根据课程性质制定）。3.受让方需符合机构招生条件，包括年龄、学历、学习能力等方面的要求。受让方应在规定时间内完成报名手续，并提交相关证明材料。（二）转班条件1.学员因自身学习能力提升、时间安排调整等合理原因提出转班申请。2.申请转班的学员需无违纪记录，且已完成当前班级规定的学习内容，学习成绩达到班级平均水平以上。3.期望转入班级有剩余名额，且该班级教学进度与学员当前学业水平相匹配。（三）退费条件1.因机构原因导致课程无法正常开展，如教师离职、教学场地变更等，机构应主动与学员家长协商退费事宜，并按照本制度规定的退费标准进行退费。2.学员因不可抗力因素（如重大疾病、移民等）无法继续学习，提供相关证明材料后，可申请退费。退费金额按照实际已上课课时进行核算。3.机构未按照合同约定提供教学服务，如教学质量严重不达标、教学计划频繁变更等，学员家长有权要求退费，机构应全额退还剩余课程费用，并承担相应违约责任。五、转课费用规定（一）课程转让费用课程转让价格由转让方与受让方自行协商确定，但不得高于原课程总价。机构不参与转让价格的定价过程，但在签订转让协议时，应对转让价格的合理性进行审核。若转让价格明显高于或低于市场合理水平，机构有权要求双方调整价格或不予办理转让手续。（二）转班差价转班过程中，若转入班级学费高于原班级学费，学员家长需补缴差价；若转入班级学费低于原班级学费，机构应按照差价比例退还学员家长相应费用。差价计算方式为：差价=转入班级学费原班级学费。（三）退费金额计算退费金额按照本制度“退费流程”中规定的公式进行核算。已上课课时费用按照实际发生的教学成本进行计算，教学成本包括教师课时费、教材费、场地租赁费等。机构应定期核算教学成本，并根据市场变化适时调整收费标准和退费计算方式。六、转课相关责任与义务（一）机构责任与义务1.向学员和家长充分宣传转课制度规范要求，确保其了解转课流程、条件、费用等相关信息。通过机构官网、招生简章、课堂讲解等多种方式进行公示和说明。2.在转课过程中，为学员和家长提供必要的指导和协助，解答疑问，处理纠纷。设立专门的咨询热线和投诉渠道，及时响应学员和家长的诉求。3.严格按照本制度规定的流程和标准办理转课业务，确保转课行为合法合规、公平公正。对转课申请进行认真审核，不得擅自简化或变更流程。4.妥善保管转课相关资料，包括申请表、协议、评估报告、缴费凭证等，建立健全档案管理制度，保存期限不少于规定年限（一般为[X]年）。（二）学员及家长责任与义务1.学员和家长应如实提供转课相关信息，不得隐瞒或虚报。在申请转课过程中，按照要求填写申请表、提交证明材料等。2.遵守转课制度规范要求，严格履行转课过程中所签订的协议和约定。按时缴纳相关费用，配合机构完成转课手续办理。3.尊重机构的教学安排和管理规定，不得因转课事宜干扰正常教学秩序。若因学员或家长原因导致转课纠纷，应承担相应责任。七、转课纠纷处理（一）纠纷受理学员、家长与机构之间因转课事宜发生纠纷时，任何一方均可向机构设立的纠纷处理部门提出投诉或申诉。纠纷处理部门应及时受理，并做好记录。（二）调查与协商纠纷处理部门对纠纷情况进行调查核实，收集相关证据材料，包括申请表、协议、沟通记录、教学记录等。根据调查结果，组织双方进行协商调解，提出合理的解决方案，尽量达成双方都能接受的协议。（三）仲裁或诉讼若协商调解无法解决纠纷，可根据双方事先签订的仲裁协议或按照相关法律法规，通过仲裁机构进行仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，机构积极配合，提供相关证据和资料，维护自身合法权益。八、监督与检查（一）内部监督机构定期对转课业务进行内部检查，包括转课流程执行情况、资料档案管理、费用核算等方面。教学管理部门、财务部门等相关部门应定期提交转课业务报告，接受机构负责人的监督和审查。（二）外部监督积极接受教育主管部门、市场监管部门等相关政府部门的监督检查，按照要求提供转课业务相关资料和数据。同时，重视社会公众监督，对学员、家长及社会各界提出的意见