如何规范财务报销制度

PAGE如何规范财务报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时借调或参与项目的外部人员。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及公司相关规章制度的要求。2.真实性原则：各项报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。3.合理性原则：费用支出应具有合理性，符合公司的生产经营实际需要，杜绝不合理的开支。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请单。费用申请单应详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司规定的审批流程提交相关负责人审批。2.对于预算内的常规费用支出，可直接填写费用申请单进行申请；对于预算外的特殊费用支出，需额外提交详细的费用预算说明及申请报告，经公司相关领导批准后方可执行。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、合同协议、审批文件等。报销凭证应符合国家法律法规及公司财务制度的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.员工将整理好的报销凭证粘贴在报销单上，并填写报销单的各项信息，如报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额合计等。3.报销单填写完毕后，按照公司规定的审批流程依次提交部门负责人、财务审核、分管领导、总经理等进行审批。审批人应认真审核报销内容的真实性、合理性、合法性，对不符合规定的报销申请予以驳回，并说明理由。（三）报销支付1.经审批通过的报销申请，由财务部门根据公司资金状况安排支付。支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式按照公司相关规定执行。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款信息准确无误。报销人应提供本人有效的银行账号信息，如有变更应及时通知财务部门。3.现金支付的报销款项，原则上应由报销人本人签收。如因特殊原因需他人代签收的，应出具授权委托书，并经财务部门审核同意。三、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的级别标准选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：公司高层管理人员：可乘坐头等舱、一等座或商务舱。中层管理人员：可乘坐经济舱、二等座或二等舱，但在特殊情况下经公司领导批准可乘坐头等舱、一等座或商务舱。一般员工：可乘坐经济舱、二等座或二等舱，如有特殊情况需乘坐更高等级舱位的，需提前向公司申请并获得批准。乘坐飞机时，如因工作需要经公司领导批准乘坐商务舱或头等舱的，可报销实际发生的机票费用；乘坐经济舱的，按照经济舱全票价的一定比例报销，具体比例根据公司实际情况制定。乘坐火车时，一般员工可报销硬席（硬座、硬卧）车票费用；中层管理人员及以上可报销软席（软座、软卧）车票费用。乘坐轮船时，根据航程远近和公司规定的标准报销相应等级的船票费用。市内交通费用：员工在出差地市内因公务活动需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留相应的发票作为报销凭证。出租车费用报销应注明日期、起止地点、事由等信息，原则上应在出差地市内合理范围内使用，超出合理范围的费用不予报销。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用根据出差地点和公司规定的标准进行报销。具体标准如下：一线城市及经济发达地区：公司高层管理人员可入住五星级酒店或同等档次的住宿；中层管理人员可入住四星级酒店或同等档次的住宿；一般员工可入住三星级酒店或同等档次的住宿。二线城市：公司高层管理人员可入住四星级酒店或同等档次的住宿；中层管理人员可入住三星级酒店或同等档次的住宿；一般员工可入住经济型酒店或同等档次的住宿。三线及以下城市：公司高层管理人员可入住三星级酒店或同等档次的住宿；中层管理人员可入住经济型酒店或同等档次的住宿；一般员工可根据实际情况选择合适的住宿，但住宿费用标准不得超过公司规定的上限。两人及以上同行出差的，如需合住一间房，应按照较低等级人员的住宿标准报销。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，根据不同地区执行不同的补贴标准。具体标准如下：一线城市及经济发达地区：每人每天补贴[X]元。二线城市：每人每天补贴[X]元。三线及以下城市：每人每天补贴[X]元。员工已享受公司提供的餐饮招待或在出差期间参加会议、培训等活动由主办方统一安排餐饮的，应扣除相应天数的餐饮补贴。（二）业务招待费1.业务招待费应严格按照公司规定的用途使用，主要用于公司与客户、合作伙伴之间的业务往来接待，包括宴请、礼品赠送、娱乐活动等。2.业务招待费的报销应提供详细的招待事由、招待对象、时间、地点等信息，并附相应的发票、消费清单等凭证。招待费发票应注明消费项目、金额等明细，不得开具与业务无关的发票进行报销。3.业务招待费的报销标准根据招待对象的级别和招待事由的重要性进行控制。一般情况下，单次业务招待费不得超过[X]元，如因特殊情况需要超过标准的，应提前向公司领导申请并获得批准。4.严禁以业务招待费名义进行个人消费或变相发放福利等行为。对于违反规定的业务招待费报销，公司将不予认可，并追究相关人员的责任。（三）办公用品及设备购置费用1.办公用品的购置应遵循按需采购、勤俭节约的原则。各部门应根据实际工作需要，制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门统一采购。2.办公用品的报销应提供有效的发票，并注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。对于批量采购的办公用品，应附详细的采购清单。3.办公设备的购置应按照公司固定资产管理规定进行审批和采购。办公设备的购置需提前填写设备购置申请单，详细说明设备的用途、型号、配置、预算等信息，经公司相关领导批准后由行政部门统一采购。4.办公设备购置费用的报销应提供设备购置发票、设备验收单、设备购置申请单等相关凭证。设备购置后应及时办理固定资产登记手续，按照公司固定资产折旧政策进行折旧计提。（四）通讯费用1.公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定通讯费用补贴标准。通讯费用补贴分为固定补贴和实报实销两种方式，具体方式由公司根据实际情况确定。2.采用固定补贴方式的，员工每月按照公司规定的标准领取通讯补贴，不再报销实际发生的通讯费用。采用实报实销方式的，员工应提供有效的通讯费用发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名，报销金额不得超过公司规定的标准。3.员工因工作需要使用个人手机或其他通讯设备产生的额外通讯费用，如因业务联系频繁、出差等原因导致通讯费用超出补贴标准的，可在提供相关证明材料后按照实报实销的原则进行报销，但需经部门负责人审核同意。（五）培训费用1.员工参加公司内部培训或外部专业培训，应提前填写培训申请单，经部门负责人和公司相关领导批准后方可参加。培训申请单应注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息。2.培训费用的报销应提供培训发票、培训证书、培训通知等相关凭证。对于外部培训，还需提供培训合同或协议，明确培训内容、培训费用、培训时间等条款。3.公司鼓励员工参加与工作相关的专业培训，对于符合公司发展战略和员工职业发展规划的培训费用，在经公司审核通过后可予以报销。但对于与工作无关或个人自行参加的培训，公司不予报销培训费用。四、报销凭证要求（一）发票1.报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票上的各项信息应与实际经济业务相符，不得涂改、挖补、伪造。如发现发票存在问题，应及时与开票方联系更换发票。3.对于增值税专用发票，报销时应同时提供发票联和抵扣联，并确保发票信息清晰可辨，发票认证期限符合国家规定。（二）收据1.除发票外，部分业务可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款项目、金额、收款日期等信息。2.对于非财政部门监制的收据，原则上不得作为报销凭证。但在某些特殊情况下，如支付给个人的小额劳务报酬、押金退还等，可使用收款方出具的收款证明，并由收款方签字确认，经财务部门审核同意后作为报销凭证。（三）其他凭证1.合同协议：涉及经济业务的合同协议应作为报销的重要附件，如采购合同、销售合同、租赁合同、服务协议等。合同协议应明确双方的权利义务、交易金额、付款方式、履行期限等条款，确保经济业务的真实性和合法性。2.审批文件：费用申请单、出差审批单、培训申请单等各类审批文件应作为报销的必要凭证，证明费用支出已经按照公司规定的审批流程获得批准。3.其他证明材料：根据具体业务情况，可能还需要提供其他相关证明材料，如出差行程安排、会议通知、验收报告等，以充分证明费用支出的合理性和必要性。五、财务审核要点（一）报销凭证的真实性审核1.审核发票、收据等报销凭证的真伪，可通过税务机关官方网站、发票查验平台等渠道进行查询验证。2.检查报销凭证上的各项信息是否与实际经济业务一致，包括发票开具日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。如发现信息不符或存在疑问，应及时与相关人员核实。（二）报销凭证的合法性审核1.审核报销凭证是否符合国家法律法规及公司财务制度的规定，发票是否为正规发票，是否加盖发票专用章，收据是否为财政部门监制等。2.检查报销业务是否符合公司的经营范围和业务流程，是否存在违规支出或违法违纪行为。（三）报销凭证合理性审核1.审核费用支出是否合理，是否与公司的生产经营实际需要相符。如差旅费的乘坐交通工具等级、住宿标准、餐饮补贴等是否符合公司规定的标准，业务招待费的支出是否与业务往来相匹配等。2.对于金额较大或异常的费用支出，应重点审核其合理性，要求报销人提供详细的说明和相关证明材料，必要时可进行实地核实或调查。（四）报销凭证完整性审核1.检查报销凭证是否齐全，是否按照公司规定的要求粘贴在报销单上，并填写完整报销单的各项信息。2.审核报销凭证的附件是否完整，如合同协议、审批文件、其他证明材料等是否一并提供，确保报销内容能够充分证明经济业务的发生情况。六、审批流程（一）部门负责人审批1.员工填写的费用申请单或报销单首先提交至部门负责人进行审批。部门负责人应认真审核费用支出的真实性、合理性、必要性，判断该费用是否与本部门的工作相关，是否符合公司的业务需求和预算安排。2.对于涉及部门间合作或跨部门的费用支出，部门负责人应与相关部门进行沟通协调，确保费用支出的合理性和准确性。如部门负责人认为费用支出存在问题或不符合规定，应在报销单上注明理由，并驳回报销申请。（二）财务审核审批1.经部门负责人审批通过的报销申请提交至财务部门进行审核。财务人员应按照财务审核要点对报销凭证的真实性、合法性、合理性、完整性进行全面审核，检查报销凭证是否符合公司财务制度的规定，费用支出是否在预算范围内，报销金额计算是否准确等。2.如果财务审核发现报销申请存在问题，如报销凭证不符合要求、费用支出不合理等，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关材料，或对不合理的费用支出进行调整。如财务审核通过，财务人员在报销单上签字确认。（三）分管领导审批1.财务审核通过的报销申请提交至分管领导进行审批。分管领导应从公司整体层面审核费用支出的合理性和必要性，考虑该费用对公司财务状况和业务发展的影响。2.对于重大项目或金额较大的费用支出，分管领导应进行重点关注和审批，确保费用支出符合公司的战略规划和决策要求。如分管领导同意报销申请，在报销单上签字批准。（四）总经理审批1.经分管领导审批通过的报销申请最后提交至总经理进行审批。总经理作为公司的最高决策层，对公司的各项费用支出具有最终审批权。2.总经理应综合考虑公司的财务状况、经营效益、发展战略等因素，对报销申请进行全面审查。对于涉及公司重大利益或特殊情况的费用支出，总经理有权做出最终决策。如总经理批准报销申请，报销申请方可进入报销支付环节。七、违规处理（一）违规行为界定1.以下行为属于财务报销违规行为：提供虚假报销凭证，如伪造发票、收据、合同协议等。虚报、多报费用，故意夸大费用支出金额。未经审批擅自报销费用。报销内容与实际经济业务不符，如将个人消费费用混入公司报销项目。违反公司费用报销标准，超标准报销费用。其他违反公司财务报销制度的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的财务报销违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：对于初次违规且情节较轻的员工，公司将给予警告批评，并要求其立即纠正违规行为，退回违规报销的费用。对于多次违规或情节严重的员工，公司将给予相应的纪律处分，如扣发绩效奖金、降职降薪、解除劳动合同等，并依法追究其法律责任。2.对于因违规报销行为给公司造成经济损失的，公司将要求相关责任人承担赔偿责任，赔偿金额根