规范公司会议制度

PAGE规范公司会议制度一、总则（一）目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，提高决策效率，避免形式主义。2.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主的基础上进行集中决策。3.责任明确原则：明确会议组织、参与人员的职责，确保会议各项任务得到落实。二、会议分类及组织（一）董事会会议1.召集与主持：董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。2.会议频率：定期董事会会议每年至少召开[X]次，由董事长根据公司实际情况确定具体召开时间。3.会议通知：董事会秘书负责在会议召开前[X]日将会议通知送达全体董事和监事。通知内容包括会议日期、地点、议程、议题等。4.参会人员：全体董事、监事，必要时可邀请高级管理人员列席。（二）管理层会议1.召集与主持：管理层会议由总经理召集和主持。2.会议频率：每周[X]召开一次，遇特殊情况可临时召开。3.会议通知：行政部门负责在会议召开前[X]小时将会议通知送达参会人员。通知内容包括会议时间、地点、议程、议题等。4.参会人员：公司高级管理人员、各部门负责人。（三）部门例会1.召集与主持：部门例会由各部门负责人召集和主持。2.会议频率：每周[X]召开一次，遇特殊情况可临时召开。3.会议通知：各部门自行确定通知方式，确保部门内参会人员提前知晓会议时间、地点、议程等信息。4.参会人员：部门全体员工。（四）专题会议1.召集与主持：根据会议主题，由相关负责人召集和主持。2.会议频率：根据实际工作需要适时召开。3.会议通知：由召集人负责在会议召开前[X]日将会议通知送达相关参会人员。通知内容包括会议主题、时间、地点、议程等。4.参会人员：与会议主题相关的部门或人员。三、会议准备（一）会议议题确定1.董事会会议议题：由董事长、总经理或三分之一以上董事提出，经董事会秘书汇总后报董事长审核确定。2.管理层会议议题：由总经理、副总经理或各部门负责人提出，经行政部门汇总后报总经理审核确定。3.部门例会议题：由各部门负责人根据部门工作安排确定，报分管领导审核。4.专题会议议题：由召集人根据工作需要确定。（二）会议资料准备1.会议资料应包括：议题相关的背景资料、数据统计、分析报告、解决方案建议等。2.资料准备要求：资料应真实、准确、完整，具有针对性和可操作性。资料准备人员应在会议召开前[X]日将资料送达参会人员。（三）会议场地安排1.根据会议规模和类型，选择合适的会议场地。2.确保会议场地环境整洁、设施齐全、音响设备正常、网络畅通。3.提前做好会议场地的布置，如摆放桌椅、资料、茶水等。（四）会议通知发布1.按照规定的时间和方式发布会议通知。2.通知应明确会议的基本信息，如时间、地点、议程、议题等，确保参会人员能够提前做好准备。3.对于重要会议，应提前提醒参会人员按时参加会议。四、会议流程（一）签到与入场1.参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议场地，在签到处签到。2.会议工作人员负责引导参会人员入场就座，检查参会人员是否到齐。（二）会议开场1.主持人宣布会议开始，介绍参会人员。2.主持人简要说明会议目的、议程安排和会议纪律。（三）议题讨论1.按照议程顺序，对各项议题进行讨论。2.参会人员应积极发言，充分发表自己的意见和建议，不得打断他人发言。3.主持人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕议题展开，避免偏离主题。4.对于争议较大的议题，应充分听取各方意见，进行深入分析和讨论，必要时可进行表决。（四）会议决策1.根据讨论结果，形成会议决策意见。2.决策意见应明确、具体、可行，具有可操作性。3.对于重大决策事项，应按照公司相关规定进行审批。（五）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、议程、议题讨论情况、决策意见等。2.会议记录应真实、准确、完整，能够反映会议的全过程。3.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内将会议记录整理完毕，并提交给会议主持人审核。（六）会议结束1.主持人对会议进行总结，强调会议决策要点和下一步工作要求。2.主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。五、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间和地点参加会议，不得迟到、早退。2.如因特殊情况不能按时参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代会。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得随意走动、交头接耳、接听电话等。2.会议期间，手机应调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应到会场外接听。（三）积极发言1.参会人员应认真准备，积极发言，充分发表自己的意见和建议。2.发言应围绕议题展开，简洁明了，突出重点，避免冗长和无关内容。（四）尊重他人1.参会人员应尊重他人的发言和意见，不得进行人身攻击或恶意诋毁。2.对于不同意见，应通过理性沟通和讨论来解决，不得强行压制。六、会议纪要与决议执行（一）会议纪要1.会议记录人员应根据会议记录整理会议纪要，会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成。2.会议纪要应准确概括会议主要内容、决策意见和下一步工作要求，经会议主持人审核后发布。3.会议纪要发布范围应根据会议类型和决策事项确定，确保相关人员能够及时了解会议精神。（二）决议执行1.会议决议形成后，相关责任部门应按照决议要求制定具体的执行计划，并明确责任人和时间节点。2.执行部门应定期向会议主持人汇报决议执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。3.会议主持人应加强对决议执行情况的跟踪和监督，确保决议得到有效执行。七、会议评估与改进（一）会议评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议效率、决策质量、参会人员满意度等。2.评估方式可采用问卷调查、现场访谈、数据分析等多种形式。3.会议组织部门应根据评估结果，总结经验教训，提出改进措施。（二）持续改进1.根据会议评估结果