规范物品申购制度

PAGE规范物品申购制度一、总则1.目的为了加强公司物品申购管理，规范申购流程，提高物品采购效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。3.基本原则按需申购原则：各部门应根据实际工作需要，合理申购物品，避免浪费和闲置。预算控制原则：申购物品应严格控制在预算范围内，不得超预算申购。审批规范原则：所有申购必须按照规定的审批流程进行，未经审批不得擅自采购。廉洁高效原则：在物品申购过程中，应严格遵守廉洁自律的规定，确保采购过程公正、透明、高效。二、申购流程1.需求提出各部门根据工作需要，填写《物品申购申请表》，详细注明申购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息。对于批量申购或金额较大的物品，应附上详细的需求说明和采购预算。2.部门初审部门负责人对本部门提交的《物品申购申请表》进行初审，审核申购需求的合理性、必要性以及与预算的匹配性。如申购需求不符合规定或不合理，部门负责人应要求申请人进行修改或补充，直至审核通过。3.归口审核根据物品的性质和归口管理部门，将《物品申购申请表》提交至相应的归口部门进行审核。归口部门应从专业角度对申购物品的技术参数、质量标准等进行审核，确保申购物品符合工作要求。对于专业性较强的物品，归口部门可组织相关专家进行论证，提出审核意见。4.财务审核财务部门对申购物品的预算进行审核，检查是否在预算范围内，是否有足够的资金支持。如申购物品超出预算，财务部门应要求申购部门重新调整预算或提供相应的资金来源说明。5.审批签字《物品申购申请表》经部门初审、归口审核和财务审核通过后，依次提交至公司分管领导、总经理进行审批签字。审批人应根据公司的相关规定和实际情况，对申购事项进行全面审查，做出审批决定。6.采购执行经审批同意的申购申请，由采购部门负责按照规定的采购流程进行采购。采购部门应选择合格的供应商，通过招标、询价、谈判等方式确定采购价格和采购合同条款。在采购过程中，采购部门应严格按照合同约定执行，确保采购物品的质量、交货期等符合要求。7.验收入库采购物品到货后，由申购部门、采购部门、仓库管理部门等相关人员共同进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致。验收合格的物品应及时办理入库手续，填写《物品入库单》；验收不合格的物品，应及时与供应商协商处理。三、申购审批权限1.一般物品申购单项申购金额在[X]元以下的一般物品，由部门负责人审批。2.重要物品申购单项申购金额在[X]元至[X]元之间的重要物品，经部门负责人初审后，报公司分管领导审批。3.大额物品申购单项申购金额在[X]元以上的大额物品，经部门负责人、公司分管领导初审后，报总经理审批。四、预算管理1.预算编制各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制本部门的物品申购预算。预算编制应详细列出申购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购金额等信息，并说明预算编制的依据和理由。公司财务部门负责汇总各部门的预算，形成公司年度物品申购预算草案，提交公司管理层审议。2.预算执行各部门应严格按照批准的预算执行物品申购，不得超预算申购。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的预算调整流程进行申请和审批。财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。3.预算调整当出现以下情况时，可申请预算调整：因工作任务增加或业务拓展，导致原预算无法满足实际需求。因市场价格波动等原因，导致原预算采购金额不足。根据公司战略调整或其他特殊原因，需要对预算进行调整。预算调整申请应填写《预算调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等信息。预算调整申请经部门负责人、财务部门审核后，报公司分管领导、总经理审批。五、采购管理1.供应商选择采购部门应建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和考核。在选择供应商时，应优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商。对于新的供应商，采购部门应进行严格的资质审查和实地考察，确保其具备供应能力和合作诚意。2.采购方式根据物品的性质、采购金额、市场情况等因素，选择合适的采购方式。常用的采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于符合招标条件的采购项目，应按照相关法律法规和公司规定进行招标采购，确保采购过程公平、公正、公开。3.采购合同管理采购部门应与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购部门应严格按照采购合同执行，及时跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商违反合同约定，采购部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任。六、验收管理1.验收标准采购物品的验收应按照采购合同约定的质量标准进行。对于国家有强制性标准的物品，应按照国家相关标准进行验收。验收人员应根据物品的特点和验收要求，制定详细的验收方案，确保验收工作的全面性和准确性。2.验收程序采购物品到货前，申购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。到货后，采购部门应及时通知申购部门、仓库管理部门等相关人员共同进行验收。验收人员应按照验收方案对物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，填写《物品验收报告》。验收合格的物品，验收人员应在《物品验收报告》上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物品，验收人员应详细注明不合格原因，及时与供应商协商处理。3.验收责任验收人员应严格履行验收职责，对验收结果负责。如因验收人员疏忽或故意隐瞒验收问题，导致不合格物品入库或给公司造成损失的，验收人员应承担相应的责任。七、库存管理1.库存盘点仓库管理部门应定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。盘点结束后，仓库管理部门应编制《库存盘点报告》，详细记录盘点结果，包括盘盈、盘亏情况及原因分析等。2.库存预警仓库管理部门应建立库存预警机制,根据物品的库存数量、使用频率、采购周期等因素,设定合理的库存预警线。当库存数量低于预警线时,仓库管理部门应及时通知申购部门进行申购,以确保工作的正常开展。3.库存处理对于长期积压、闲置或已损坏无法使用的物品,仓库管理部门应及时清理,提出处理意见。库存处理方式包括报废、变卖、捐赠等,具体处理方式应根据物品的实际情况和公司规定进行审批。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对物品申购制度的执行情况进行审计监督，检查申购流程是否合规、预算执行是否严格、采购合同是否规范等。对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.纪检监察监督公司纪检监察部门应加强对物品申购过程的监督，防止出现违规违纪行为。对于发现的违规违纪问题，纪检监察部门应严肃查处，追究相关人员的责任。3.定期检查与不定期抽查公司管理层应定期对物品申购制度的执行情况进行检查，及时发现制度执行过程中存在的问题，并进行调整和完善。同时，公司还应不定期对物品申购情况进行抽查，确保制度的严格执行。九、责任追究1.违规责任认定对于违反本制度规定的行为，由相关部门进行调查核实，认定违规责任。违规行为包括但不限于：未按规定流程申购、超预算申购、擅自采购、采购过程中谋取私利、验收把关不严等。2.责任追究方式根据违规行为的性质和情节轻重，对相关责任人给予相应的责任追究，包括批评教育、警告、罚