会议室制度标准规范

PAGE会议室制度标准规范一、总则（一）目的为了加强公司会议室的管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度标准规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室的使用、管理及维护。（三）基本原则1.高效利用原则：充分发挥会议室资源，提高使用效率，避免资源闲置浪费。2.统一管理原则：会议室由公司行政部门统一管理和调配，确保使用的规范性和有序性。3.服务至上原则：以满足公司各部门会议及活动需求为宗旨，提供优质、便捷的服务。二、会议室使用管理（一）预订流程1.预订申请各部门如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、所需设备等信息。申请表可通过公司内部办公系统提交，也可直接交至行政部门。2.审批流程行政部门收到预订申请后，应根据会议室的使用情况进行审批。对于一般性会议，行政部门应在[X]个工作小时内完成审批，并反馈审批结果。对于重要会议或涉及多个部门的会议，行政部门应及时与相关领导沟通协调，确保会议顺利进行。3.预订确认经审批通过的预订申请，行政部门应及时与申请人确认，并发送《会议室预订确认单》，注明会议时间、地点、注意事项等信息。申请人应在收到确认单后，仔细核对相关信息，如有疑问应及时与行政部门沟通。（二）使用时间1.正常使用时间：周一至周五上午[具体时间区间1]至下午[具体时间区间2]，如有特殊情况需延长使用时间，应提前向行政部门申请。2.加班及节假日使用：因工作需要在加班时间或节假日使用会议室的，应提前向行政部门提交申请，并说明使用原因及预计使用时长。行政部门将根据实际情况进行安排，并收取相应的费用（具体收费标准见附件）。（三）使用人数限制各会议室根据其面积和设施配备情况，设定不同的使用人数上限。具体如下：1.小型会议室（面积[X]平方米以下）：使用人数上限为[X]人。2.中型会议室（面积[X][X]平方米）：使用人数上限为[X]人。3.大型会议室（面积[X]平方米以上）：使用人数上限为[X]人。（四）使用要求1.保持整洁：使用会议室后，使用人员应自觉保持会议室的整洁卫生，将会议产生的垃圾带走，桌椅摆放整齐。2.爱护设施：使用人员应爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如有损坏，应及时向行政部门报告，并照价赔偿。3.遵守秩序：使用人员应遵守会议秩序，不得在会议室内大声喧哗、吸烟、吃零食等。手机应调至静音或关机状态，如有紧急情况需接听电话，应到会议室外进行。4.设备使用：如需使用会议室的投影仪、音响、麦克风等设备，使用人员应提前向行政部门申请，并在使用过程中按照操作规程正确使用，避免因操作不当造成设备损坏。三、会议室设备管理（一）设备配备1.公司各会议室应根据其使用需求，配备相应的设备设施，包括投影仪、音响系统、麦克风、桌椅、白板、笔、纸等。2.行政部门应定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（二）设备维护1.日常维护：使用人员在使用设备过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应及时向行政部门报告。行政部门应安排专业人员进行维修，并做好维修记录。2.定期保养：行政部门应制定会议室设备定期保养计划，定期对设备进行清洁、调试、检查等保养工作，延长设备使用寿命。3.设备更新：随着公司业务的发展和技术的进步，行政部门应根据实际情况，适时对会议室设备进行更新和升级，以满足公司会议及活动的需求。（三）设备借用1.公司内部各部门如需借用会议室设备，应提前向行政部门提交《设备借用申请表》，注明借用设备名称、借用时间、归还时间等信息。2.行政部门收到申请表后，应根据设备的使用情况进行审批。经审批通过后，方可办理借用手续。3.借用人员应妥善保管借用设备，不得转借他人或用于非公司业务活动。如因保管不善造成设备损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。四、会议室清洁与安全管理（一）清洁管理1.日常清洁：行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，每天在会议结束后对会议室进行清扫，确保会议室整洁卫生。2.定期消毒：行政部门应定期对会议室进行消毒，特别是在流感高发季节或有传染病发生时，应增加消毒频次，保障参会人员的健康安全。3.特殊清洁：对于因会议或活动产生的污渍、垃圾等特殊情况，行政部门应及时安排清洁人员进行清理，确保会议室随时可用。（二）安全管理1.消防安全：会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常状态。使用人员应熟悉消防设施的位置和使用方法，不得在会议室内堆放易燃、易爆物品。2.电气安全：行政部门应定期对会议室的电气设备进行检查，确保电线、插座等电气设施无漏电、短路等安全隐患。使用人员不得私自拉接电线或使用大功率电器设备。3.人员安全：会议室应保持良好的通风和照明条件，确保参会人员的身体健康和安全。在会议期间，行政部门应安排专人负责现场秩序维护，防止发生意外事故。五、会议室费用管理（一）费用标准1.内部会议：公司内部各部门组织的一般性会议，不收取会议室使用费用。2.外部会议：因业务需要邀请外部单位或人员参加会议的，根据会议规模和时长，按照以下标准收取会议室使用费用：小型会议室：每小时[X]元。中型会议室：每小时[X]元。大型会议室：每小时[X]元。3.加班及节假日使用：加班时间或节假日使用会议室的，按照上述外部会议收费标准的[X]倍收取费用。（二）费用结算1.行政部门应每月对会议室使用费用进行统计和结算，并向各部门发送《会议室费用结算清单》。2.各部门应在收到结算清单后的[X]个工作日内核对费用明细，并将费用支付至行政部门指定的账户。3.行政部门应及时将收到的费用上缴公司财务部门，并做好相关记录。六、违规处理（一）违规行为1.未按规定提前预订会议室，擅自占用会议室的。2.预订后未按时使用会议室，且未提前通知行政部门的。3.超出使用人数限制使用会议室的。4.在会议室内吸烟、吃零食、大声喧哗等，影响会议秩序的。5.损坏会议室设施设备，未及时报告或照价赔偿的。6.未经行政部门批准，私自转借会议室设备的。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求违规人员立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处理措施，并在公司内部进行通报批评。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的