规范执行政府采购制度

PAGE规范执行政府采购制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，维护公司/组织的合法权益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各项目涉及的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，保证供应商能够平等获取采购信息，参与公平竞争。4.效益性原则：在满足公司/组织需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现采购资金的合理使用和最大化效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，提前编制年度政府采购预算。预算编制应详细、准确，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应结合公司/组织的发展战略和年度工作计划，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的合理性和可行性。3.预算编制过程中，各部门应与财务部门密切沟通，财务部门负责对预算进行审核和汇总，形成公司/组织年度政府采购预算草案。（二）预算执行1.政府采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得自行调整预算。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《政府采购申请表》。申请表应详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行初审，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。（二）采购方式确定1.根据采购项目的特点和金额大小，采购管理部门确定相应的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式应按照相关规定的程序进行操作。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据确定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专家的意见，保证文件的科学性和合理性。（四）供应商选择1.采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商等方式，广泛征集供应商。供应商应具备良好的信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况等。只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。3.根据采购文件的要求，组织供应商进行投标、谈判、询价等活动。在采购过程中，应严格按照规定的程序和评标标准进行评审，确保选择出最优的供应商。（五）合同签订1.采购管理部门根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订政府采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。财务部门根据合同约定，办理采购资金的支付手续。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应按照合同要求和验收标准进行验收，并填写《政府采购验收报告》。验收报告应包括验收项目的名称、规格、数量、验收情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收不合格，采购管理部门应要求供应商限期整改或重新提供货物（工程、服务）。整改或重新提供后，再次进行验收，直至验收合格为止。四、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的采购监督管理部门或岗位，负责对政府采购活动进行全程监督。监督管理部门应定期对采购项目进行检查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定支付采购资金，确保资金使用的安全、合规。3.审计部门应定期对政府采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）外部监督1.接受国家有关部门和社会公众的监督。政府采购活动应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.建立健全投诉处理机制，对供应商提出的投诉，应认真调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。五、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门负责收集政府采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号、装订。2.档案整理应规范、有序，便于查阅和保管。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案资料的安全。2.档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。（四）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅档案的程序和要求。查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。2.查阅档案时，应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出保管场所。查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。六、违规处理（一）违规行为界定1.在政府采购活动中，如有下列行为之一的，视为违规行为：未按照规定的采购方式进行采购的；擅自调整采购预算的；与供应商串通，损害公司/组织利益的；在采购过程中接受供应商贿赂或其他不正当利益的；其他违反法律法规和本制度规定的行为。（二）处理措施1.根据违规行为的情节轻重，给予相应的处理措施，包括警告、罚款、责令改正、暂停采购活动、取消采购资格等。2.对违规行为