生产文件档案管理制度

PAGE生产文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，便于生产过程中的查阅、使用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产运营过程中产生的各类文件档案，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、质量记录、设备档案、物料清单等。（三）职责分工1.生产部门负责制定和修订生产计划、工艺文件等，并确保其符合生产实际需求。负责生产文件的日常使用和管理，及时反馈文件执行过程中的问题。2.质量管理部门负责质量记录的制定、审核和监督执行，确保产品质量可追溯。参与工艺文件的评审，提出质量控制方面的意见和建议。3.设备管理部门负责设备档案的建立、维护和更新，包括设备操作规程、维修记录等。确保设备相关文件的完整性和准确性，为设备的正常运行提供支持。4.档案管理部门负责生产文件档案的统一收集、整理、归档和保管，建立健全档案管理制度。提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的安全和有效利用。5.其他部门根据各自职责，负责相关生产文件的编制、执行和管理，并及时向档案管理部门移交应归档的文件。（四）基本原则1.合法性原则生产文件档案的管理必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保文件的合法性和合规性。2.完整性原则全面收集生产过程中产生的各类文件，保证文件档案的完整性，涵盖生产运营的各个环节和方面。3.准确性原则文件内容应准确反映生产实际情况，数据真实可靠，语言表达清晰规范，避免模糊和歧义。4.及时性原则文件的编制、审核、发布和归档应及时进行，确保在生产过程中能够及时发挥作用，避免因延误导致工作失误。5.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的文件档案应严格保密，采取必要的保密措施防止信息泄露。二、文件分类与编号（一）文件分类标准1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等，用于指导生产活动的安排和进度控制。2.工艺文件类：如工艺流程图、工艺卡片、操作规程等文件，规定了产品的生产工艺和操作方法。3.质量记录类：涵盖原材料检验记录、过程检验记录、成品检验记录、质量统计报表等，用于记录产品质量情况。4.设备档案类：包含设备台账、设备操作规程、设备维护保养记录、设备维修记录等，反映设备的运行和维护状况。5.物料清单类：明确产品所需的原材料、零部件等物料的种类、规格和数量，为生产物料采购和配送提供依据。6.其他类：上述类别未涵盖的其他生产相关文件，如生产调度通知、技术变更文件等。（二）文件编号规则1.编号结构文件编号采用“部门代码+年份+流水号”的结构，具体如下：部门代码：由两位大写字母组成，代表文件产生的部门。例如，生产部门为“SC”，质量管理部门为“ZL”，设备管理部门为“SB”，档案管理部门为“DA”等。年份：取文件产生年份的后两位数字，如2023年产生的文件编号中年份部分为“23”。流水号：按照文件产生的先后顺序，从001开始依次编号，位数根据实际情况确定。2.编号示例如生产部门在2023年产生的第12份生产计划文件，编号为“SC23012”。三、文件编制与审核（一）文件编制要求1.内容要求文件应明确阐述其目的、适用范围、职责、工作流程、相关记录等内容，确保使用者能够清晰理解文件的要求和操作方法。对于涉及技术要求、工艺参数等关键内容，应准确无误，并提供必要的图表、数据等支持材料。语言表达应简洁明了、逻辑严谨，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和语句。2.格式要求文件标题应简洁准确地概括文件的主要内容，一般采用三号黑体字居中排列。正文内容采用四号宋体字，段落间距为1.5倍行距，首行缩进2个字符。涉及图表、公式等内容应清晰规范，图表应标注序号和标题，公式应居中排列并编号。文件页面设置为A4纸，上下边距为2.54cm，左右边距为3.17cm。（二）文件审核流程1.初稿编制由文件起草部门负责按照上述编制要求完成文件初稿的编写工作。2.部门内部审核文件起草部门负责人组织本部门相关人员对初稿进行审核，重点审核文件内容的完整性、准确性、合规性以及与本部门工作的协调性等方面。审核通过后，在文件初稿上签署审核意见并签字确认。3.跨部门会审对于涉及多个部门的文件，由文件起草部门牵头组织相关部门进行会审。会审过程中，各部门应从自身职责角度出发，对文件内容进行全面审查，提出修改意见和建议。会审通过后，各部门负责人在文件会审记录上签字确认。4.最终审核与批准经过部门内部审核和跨部门会审后的文件，由文件起草部门将修改后的文件提交给公司分管领导进行最终审核。分管领导审核通过后，在文件上签署批准意见并签字确认。文件一经批准，即成为正式生效的文件。四、文件发布与实施（一）文件发布1.发布方式正式生效的文件由档案管理部门负责按照规定的格式进行排版和印刷，并通过公司内部办公系统、文件发放等方式向相关部门和人员发布。2.发布记录档案管理部门应记录文件的发布时间、发布范围、接收部门和人员等信息，形成文件发布记录，以备查询和追溯。（二）文件实施1.培训与宣贯文件发布后，文件起草部门或相关责任部门应组织对涉及的人员进行培训和宣贯，确保相关人员了解文件的内容和要求，掌握文件的操作方法和流程。培训可采用集中授课、现场演示、线上学习等多种方式进行，并做好培训记录。2.执行监督各部门在文件实施过程中，应严格按照文件要求开展工作。质量管理部门负责对文件执行情况进行监督检查，及时发现和纠正文件执行过程中的偏差和问题。对于违反文件规定的行为，应按照公司相关制度进行处理。3.反馈与改进文件执行过程中，相关人员如发现文件存在不合理、不完善或与实际情况不符等问题，应及时向文件起草部门反馈。文件起草部门应根据反馈意见，对文件进行评估和分析，必要时进行修订和完善，以确保文件的有效性和适应性。五、文件归档与保管（一）文件归档1.归档范围各部门应按照本制度规定，定期将本部门产生的应归档文件整理后移交档案管理部门。归档范围包括但不限于上述文件分类中的各类文件，以及与生产运营相关的重要会议纪要、合同协议、技术资料等。2.归档时间一般情况下，文件应在其形成或生效后的一个月内完成归档工作。对于一些时效性较强的文件，如生产日报表等，应在每日工作结束后及时归档。3.归档要求归档文件应保持原件的完整性，不得擅自修改、涂抹或丢失。如有破损或缺失，应进行修复或补充。归档文件应按照分类标准进行整理，同一类文件应按照编号顺序排列，并编制相应的目录清单。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可检索性。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（二）文件保管1.保管方式档案管理部门应根据文件的性质和重要程度，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。对于重要的纸质文件，应存放在专门的档案库房内，按照档案类别和年份进行分类存放，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。对于电子文件，应存储在安全可靠的服务器或存储介质上，并进行定期维护和检查。2.保管期限根据文件的性质和用途，确定不同文件的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：生产计划类：短期保管期限为1年，用于记录和追溯生产进度安排。工艺文件类：中期保管期限为5年，以便在工艺改进或产品变更时进行参考。质量记录类：长期保管期限为10年以上，作为产品质量追溯和质量体系审核的重要依据。设备档案类：设备报废后保管期限为5年，用于设备全生命周期管理和故障分析。物料清单类：长期保管期限为10年以上，为生产物料管理和成本核算提供支持。其他类：根据实际情况确定保管期限，但一般不少于1年。3.保管检查档案管理部门应定期对文件保管情况进行检查，检查内容包括文件的完整性、存储环境的安全性、电子文件的可读性等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保文件的安全保管。六、文件查阅与借阅（一）文件查阅1.查阅范围公司内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的生产文件档案。查阅范围应严格按照公司规定执行，不得查阅与本人工作无关的文件。2.查阅流程查阅人应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人根据查阅人的工作需要，对申请表进行审核，如同意查阅，签署审批意见并签字确认。查阅人持经审批的《文件查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的文件供查阅人查阅。查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将文件带出查阅地点。查阅过程中，应爱护文件，不得在文件上涂改、标记或损坏。查阅完毕后，查阅人应及时将文件归还档案管理部门，并在《文件查阅登记表》上签字确认查阅情况。（二）文件借阅1.借阅范围因特殊工作需要，经公司分管领导批准，公司内部员工可借阅生产文件档案。借阅范围应严格控制，确保文件的安全和保密。2.借阅流程借阅人应填写《文件借阅申请表》，详细说明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并提交所在部门负责人审核。部门负责人审核通过后，签署意见并签字确认，然后将申请表提交给公司分管领导审批。分管领导根据实际情况进行审批，如同意借阅，在申请表上签署批准意见并签字确认。借阅人持经审批的《文件借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门工作人员按照申请表的要求，将借阅文件提供给借阅人，并与借阅人签订《文件借阅协议》，明确双方权利义务和保密责任。借阅人应按照《文件借阅协议》规定的期限及时归还借阅文件。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。借阅人归还借阅文件时，档案管理部门工作人员应认真检查文件的完整性和安全性。如发现文件有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。七、文件变更与废止（一）文件变更1.变更原因生产文件档案在实施过程中，如因法律法规、行业标准的更新，生产工艺的改进，产品质量问题的反馈，设备的更新改造等原因发生变化时，需要对相关文件进行变更。2.变更流程文件变更申请：由相关部门或人员根据变更原因，填写《文件变更申请表》，详细说明变更的内容、理由、影响范围等信息，并提交给文件起草部门。变更审核与批准：文件起草部门收到变更申请后，组织相关人员进行审核。审核通过后，提交给公司分管领导进行批准。对于涉及重大变更的文件，还应组织相关部门进行会审。变更实施：文件起草部门根据批准的变更申请，对文件进行修订。修订后的文件应按照本制度规定的审核、发布流程进行处理，确保变更后的文件能够及时、准确地传达给相关人员。变更记录：档案管理部门负责记录文件变更的全过程，包括变更申请、审核意见、批准文件、变更内容等信息，形成文件变更记录，以便于追溯和查询。（二）文件废止1.废止原因文件因不再适用、已被新文件替代、公司业务调整等原因需要废止时，应按照本制度规定进行处理。2.废止流程废止申请：由相关部门或人员提出文件废止申请，填写《文件废止申请表》，说明废止文件的名称、编号、废止原因等信息，并提交给档案管理部门。