文本制度规范

PAGE文本制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司各类文本的使用，确保文本的准确性、一致性和规范性，提高工作效率，避免因文本使用不当而产生的风险和问题，保障公司的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位在工作中涉及的各类文本，包括但不限于文件、报告、合同、协议、通知、公告、宣传资料等。（三）基本原则1.合法性原则：文本的制定和使用必须符合国家法律法规和行业标准的要求，不得违反法律法规的强制性规定。2.准确性原则：文本内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免出现模糊、歧义或错误的表述。3.一致性原则：文本的格式、字体、排版等应保持一致，遵循公司统一的规范和标准，确保公司形象的一致性。4.规范性原则：文本的制定、审核、批准、发布、存档等环节应严格按照规定的流程进行，确保文本的规范性和严肃性。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的文本，应严格按照公司的保密制度进行管理，确保信息的安全和保密。二、文本分类及格式规范（一）文件类1.格式要求页面设置：A4纸，上下边距2.54cm，左右边距3.17cm。字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文一般用三号仿宋体。段落格式：首行缩进2个字符，行距一般为1.5倍行距。页码：位于页面底部居中。2.编号规则公司文件：由公司名称缩写、年份、文件序号组成，如[公司缩写]〔[年份]〕[文件序号]号。部门文件：由部门名称缩写、年份、文件序号组成，如[部门缩写]〔[年份]〕[文件序号]号。（二）报告类1.格式要求页面设置：同文件类。字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文一般用三号仿宋体，小标题一般用四号宋体加粗。段落格式：同文件类。图表要求：图表应清晰、准确，有标题和编号，图表编号应与正文引用处一致。2.内容结构封面：包括报告名称、编制单位、编制日期等。目录：列出报告各章节标题及页码。正文：包括引言、正文主体、结论等部分。附件：如有相关附件，应在正文后依次列出附件名称和编号。（三）合同类1.格式要求页面设置：同文件类。字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文一般用三号仿宋体，条款内容应详细、准确。段落格式：同文件类。页码：位于页面底部右侧。2.内容结构合同封面：包括合同名称、合同编号、签订日期、双方当事人等。合同目录：列出合同各条款标题及页码。合同正文：包括引言、合同条款、附则等部分。合同条款应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。附件：如有相关附件，应在正文后依次列出附件名称和编号。（四）协议类1.格式要求页面设置：同文件类。字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文一般用三号仿宋体，条款内容应详细、准确。段落格式：同文件类。页码：位于页面底部右侧。2.内容结构协议封面：包括协议名称、协议编号、签订日期双方当事人等。协议目录：列出协议各条款标题及页码。协议正文：包括引言、协议条款、附则等部分。协议条款应明确双方的权利义务、合作方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等内容。附件：如有相关附件，应在正文后依次列出附件名称和编号。（五）通知类1.格式要求页面设置：同文件类。字体字号：标题一般用三号宋体加粗，正文一般用四号仿宋体。段落格式：同文件类。紧急程度：如为紧急通知，应在标题右上角标注“紧急”字样。2.内容结构标题：明确通知的主题。主送单位：写明接收通知的部门或人员。正文：详细说明通知事项、要求、时间、地点等内容。落款：包括通知发出部门或人员、发出日期。（六）公告类1.格式要求页面设置：根据公告内容及发布渠道确定合适的页面设置。字体字号：标题一般用一号宋体加粗，正文一般用二号仿宋体。段落格式：根据公告内容进行合理排版，确保清晰易读。发布渠道：公告应通过公司内部网站、公告栏、社交媒体等规定的渠道发布。2.内容结构标题：明确公告的主题。正文：详细说明公告事项、背景、目的、要求等内容。落款：包括公告发布部门或人员、发布日期。（七）宣传资料类1.格式要求页面设置：根据宣传资料的形式和用途确定合适的页面设置，可以是A4纸，也可以是其他特殊规格。字体字号：标题一般用三号以上宋体加粗，正文一般用四号以上仿宋体，根据宣传资料的风格和内容进行适当调整。段落格式：根据宣传资料的内容进行合理排版，注重美观和易读性。图片要求：图片应清晰、高质量，与宣传资料内容相符，有标题和说明。2.内容结构封面：包括宣传资料名称、宣传主体、发布日期等。目录：列出宣传资料各章节标题及页码（如有）。正文：包括宣传主题、内容介绍、优势亮点等部分。封底：可以包括公司联系方式、二维码等信息。三、文本制定流程（一）起草1.各部门根据工作需要，确定文本的主题和内容框架，指定专人负责起草。2.起草人员应收集相关资料，进行充分的调研和分析，确保文本内容的准确性和可行性。3..起草过程中应注意语言表达的规范性和逻辑性，避免出现错别字、语病和歧义。（二）审核1.文本起草完成后应提交至本部门负责人进行审核。2.部门负责人应重点审核文本内容是否符合部门工作要求，是否与公司整体战略和政策一致，语言表达是否规范准确等。3.审核通过后，文本应提交至公司相关职能部门进行审核，如涉及法律事务的文本应提交至法务部门审核涉及财务事项的文本应提交至财务部门审核等。4.职能部门应从专业角度对文本进行审核，提出修改意见和建议，确保文本符合法律法规和行业标准的要求。（三）批准1.经部门负责人和职能部门审核通过的文本，应提交至公司分管领导进行批准。2.分管领导应综合考虑文本的内容、影响范围等因素，做出批准或不批准的决定。3.如文本需要修改，应根据分管领导的意见进行修改后重新提交审核和批准。（四）发布1.经批准的文本应按照公司规定的流程进行发布。2.文件类文本一般通过公司内部办公系统发布，报告类、合同类、协议类等重要文本应印发纸质版并发放至相关部门和人员。3.通知类文本可以通过公司内部办公系统、公告栏、电子邮件等方式发布。4.公告类文本应按照规定的渠道进行发布，宣传资料类文本应根据宣传计划和渠道进行分发或发布。（五）存档1.文本发布后，应按照公司档案管理规定进行存档。2.存档的文本应包括纸质版和电子版，确保文本的完整性和可查阅性。3.档案管理人员应定期对存档文本进行整理和维护，防止文本丢失或损坏。四、文本使用规范（一）引用规范1.在工作中如需引用公司已发布的文本，应注明文本名称、编号和发布日期。2.引用文本内容时应准确无误，不得断章取义或歪曲原意。3.如引用的文本内容需要修改或补充，应按照文本制定流程进行重新起草、审核和批准。（二）传递规范1.文本传递应确保及时、准确、安全，不得延误或丢失。2.重要文本应通过专人传递或公司内部办公系统进行传递，不得通过不可信的渠道传递。3.在传递文本时，应明确传递的对象、目的和要求，确保接收方能够正确理解和处理文本。（三）使用权限规范1.不同岗位和人员对文本的使用权限应根据工作需要和职责范围进行明确规定。2.涉及公司机密和敏感信息的文本，应严格限制使用权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。3.对于需要多人协作完成的工作涉及的文本，应明确各协作人员的使用权限和职责，避免出现权限不清和责任推诿的情况。（四）保密规范1.对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的文本，应严格按照公司的保密制度进行管理。2.文本的起草、审核、批准、发布、存档等环节应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.在使用涉及保密信息的文本时，应严格控制知悉范围，不得将文本内容泄露给无关人员。五、文本修订与废止（一）修订1.随着公司业务的发展和内外部环境的变化，已发布的文本可能需要进行修订。2.各部门应定期对本部门使用的文本进行梳理，发现问题或需要修订的内容应及时提出修订建议。3.修订建议应提交至公司相关职能部门进行审核，审核通过后按照文本制定流程进行修订、审核和批准。4.修订后的文本应及时发布，并通知相关部门和人员按照新的文本执行。（二）废止1.当文本不再适用或已被新的文本替代时，应及时进行废止。2.废止文本的决定应由公司相关部门或领导做出，并发布废止通知。3.废止的文本应按照公司档案管理规定进行存档，以备查阅。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的文本管理监督小组，负责对公司文本制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组应由公司内部各部门的相关人员组成，定期对各部门文本的制定、使用、存档等情况进行检查。（二）检查内容1.文本的制定是否符合本制度规定的流程和要求。2.文本的格式、内容是否符合规范。3.文本的使用是否符合权限规定和保密要求。4.文本的存档是