报销差旅费制度规范

PAGE报销差旅费制度规范一、总则（一）目的为了加强公司差旅费管理，规范差旅费报销行为，控制差旅费支出，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.据实报销原则：员工应根据实际发生的差旅费支出进行报销，确保报销凭证真实、合法、有效。2.标准控制原则：严格执行本制度规定的差旅费标准，不得超标准报销。3.审批规范原则：差旅费报销需按照规定的审批流程进行，确保审批手续完备。二、差旅费报销范围（一）交通费用1.乘坐飞机、火车、轮船、汽车等交通工具的费用。2.市内交通费用，包括出租车费、公交车费、地铁费等。（二）住宿费用员工因公务出差期间的住宿费。（三）餐饮补贴按照规定标准给予的出差期间餐饮补贴。（四）其他费用因公务出差发生的其他必要费用，如订票费、行李托运费等。三、差旅费报销标准（一）交通工具标准1.飞机：根据出差的紧急程度、工作需要等因素，经审批后可乘坐相应舱位。2.火车：一般员工乘坐火车硬席（硬座、硬卧），因工作需要或长途出差可乘坐软卧或高铁二等座。部门负责人及以上人员可乘坐高铁一等座或火车软卧。3.轮船：根据出差行程和工作需要选择相应舱位。4.汽车：长途出差可根据实际情况选择乘坐长途客车或租车。（二）住宿标准根据不同地区和职级设定住宿标准，具体如下：|地区|职级|住宿标准（元/天）||||||一线城市|部门负责人及以上|[X]||一线城市|一般员工|[X]||二线城市|部门负责人及以上|[X]||二线城市|一般员工|[X]||三线及以下城市|部门负责人及以上|[X]||三线及以下城市|一般员工|[X]|（三）餐饮补贴标准按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为：|地区|补贴标准（元/天）|||||一线城市|[X]||二线城市|[X]||三线及以下城市|[X]|四、差旅费报销流程（一）出差申请员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具等信息，按照公司规定的审批权限进行审批。（二）费用发生出差期间各项费用应按照实际发生情况取得合法有效的凭证，如发票、车票、住宿发票等。（三）报销申请出差结束后，员工应在规定时间内填写《差旅费报销单》，将出差期间的所有费用凭证粘贴在报销单后，并按照审批流程提交审批。（四）审批流程1.部门负责人审核：对出差事由、费用合理性等进行审核。2.财务部门审核：对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合标准进行审核。3.公司领导审批：根据审批权限，由相应领导对报销申请进行最终审批。（五）报销支付经审批通过的差旅费报销申请，财务部门将在规定时间内办理报销支付手续。五、差旅费报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。（二）车票、机票等1.车票、机票应清晰显示出发地、目的地、乘车日期、票价等信息。2.电子车票、机票应提供相应的电子凭证或行程单。（三）住宿发票1.住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数、单价、总价等信息。2.发票抬头应与出差人员姓名一致。（四）其他凭证因公务出差发生的其他必要费用，应提供相应的合法有效凭证，如订票费发票、行李托运费发票等。六、特殊情况处理（一）多人一同出差多人一同出差且目的地相同的，可由一人统一填写报销单，但应在报销单上注明其他人员姓名及分担情况，并附上所有人员的费用凭证复印件。（二）因工作需要延长出差时间员工因工作需要延长出差时间的，应提前向部门负责人和公司领导申请，经批准后方可延长。延长期间的差旅费按照本制度规定报销。（三）出差期间发生的其他费用出差期间因工作需要发生的其他费用，如招待费、会议费等，并按照公司相关制度进行审批和报销。七、监督与检查（一）公司财务部门定期对差旅费报销情况进行检查，对不符合本制度规定的报销申请予以纠正。（二）公司审计部门不定期对差旅费报销情况进行审计，对违规行为进行严肃处理。八、罚则（一）对违反本制度规定，虚报、多报差旅费的员工，公司将追回多报款项，并视情节轻重给予警告、罚款、降职