化妆品受托生产企业遴选制度

化妆品受托生产企业遴选制度第一章总则第一条为规范化妆品受托生产企业的遴选与管理，有效防控生产质量风险、合规经营风险及供应链风险，依据《化妆品监督管理条例》《化妆品生产质量管理规范》及集团母公司关于供应链风险管控的总体要求，结合公司业务发展实际，特制定本制度。本制度旨在通过明确遴选标准、优化管理流程、强化风险防控，确保委托生产活动的合规性、安全性与高效性，提升公司整体运营管理水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在化妆品受托生产企业遴选、合作、监督及退出等全流程管理活动。具体适用范围包括但不限于：新产品开发委托生产、现有产品产能调整委托、境外产品本地化生产合作等场景。相关业务覆盖部门（如研发部、生产部、采购部、质量部、法务部及战略部等）必须严格遵照本制度执行。第三条本制度涉及以下核心术语，其内涵与外延界定如下：（一）“XX专项管理”指围绕化妆品受托生产企业遴选与管理，实施的系统性风险识别、合规审查、动态监控与持续改进活动。（二）“XX风险”指在遴选、合作及监督过程中可能出现的质量不达标、合规违约、信息泄露、供应链中断等潜在危害或损失。（三）“XX合规”指受托生产企业及其产品须全面符合国家法律法规、行业标准及公司内部管理要求，包括但不限于生产许可、质量控制、产品溯源等环节的合法性。第四条化妆品受托生产企业遴选与管理须遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保遴选标准、过程管理、风险防控覆盖所有委托生产业务场景，不留管理盲区。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门在遴选与管理中的具体职责，实现责任可追溯。（三）“风险导向”原则：优先防控重大质量风险与合规风险，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估管理有效性，优化遴选标准与流程，适应法规变化与业务发展。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对化妆品受托生产企业遴选与管理工作负总责，统筹决策重大合作事项与风险处置；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核及资源保障。第六条设立“化妆品受托生产企业遴选与管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括研发部、生产部、采购部、质量部、法务部及战略部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订本制度及配套细则；（二）审议重大遴选项目、复杂风险处置方案；（三）监督各部门执行情况，协调跨部门协作。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（采购部）：负责本制度落地实施，统筹遴选标准制定、供应商库管理、尽职调查组织及日常监督。（二）专责部门（质量部、法务部）：分别负责生产合规性审核、法律风险评估及合同审查；质量部牵头开展驻厂监造与质量稽查。（三）业务部门/下属单位（研发部、生产部）：研发部提供技术需求与标准输入，生产部参与产能匹配与过程监督；下属单位需定期反馈合作中问题。第八条基层执行岗（采购专员、质量工程师等）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格执行遴选流程；（二）主动识别并上报潜在风险，如发现不合格供应商或违规操作，需立即停止合作并上报；（三）参与培训考核，确保掌握本岗位职责涉及的管理要求。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商准入管理：（一）合规标准：须具备《化妆品生产许可证》、ISO22716等体系认证，三年内无重大质量处罚；优先选择具备自主研发或委托生产资质的供应商。（二）禁止行为：严禁选择曾因数据造假、产品召回被列入行业黑名单的供应商；禁止以不正当利益进行利益输送。（三）重点防控：审查其质量管理体系运行记录、原料采购链条及变更控制程序。第十条尽职调查：（一）合规标准：涵盖企业资质、生产能力、质量记录、财务状况及社会责任等维度，形成《供应商尽职调查报告》。（二）禁止行为：严禁虚构或篡改调查材料，规避关键风险点。（三）重点防控：核查其设备检定证书、人员培训记录及不良反应监测数据。第十一条招标采购管理：（一）合规标准：通过公开招标或竞争性谈判遴选，确保过程透明；签订《委托生产合同》明确质量责任、交付节点及违约罚则。（二）禁止行为：严禁设置排他性条款、围标串标等违规操作。（三）重点防控：审查招标文件技术参数是否与产品标准匹配，防止过度压价导致质量风险。第十二条产能与布局管理：（一）合规标准：要求供应商提供产能验证报告，确保能满足订单波动需求；优先选择地理位置分散的供应商降低集中风险。（二）禁止行为：严禁强制供应商进行超出其许可范围的委托生产。（三）重点防控：评估其生产线负荷率、备件储备及应急响应能力。第十三条质量控制协同：（一）合规标准：建立“双轨制”质量控制，供应商需向我方提供全批次检验报告，同时我方定期派员监造。（二）禁止行为：严禁将检验责任完全转移至供应商方。（三）重点防控：审查其留样制度、可追溯性记录及客诉处理流程。第十四条信息安全管理：（一）合规标准：签订保密协议，限制供应商获取我方核心技术参数；建立数据访问权限分级制度。（二）禁止行为：严禁要求供应商复制我方核心工艺文档。（三）重点防控：监控供应商员工离职后的保密义务履行情况。第十五条产品溯源管理：（一）合规标准：要求供应商建立从原料到成品的全链路追溯系统，并对接我方质量管理系统。（二）禁止行为：严禁使用无法溯源的中间产品。（三）重点防控：抽查其批次号、生产日志与系统记录的一致性。第十六条退出机制管理：（一）合规标准：出现质量事故、合规违约等情形时，依法启动退出程序，签订《解除合同协议》。（二）禁止行为：严禁恶意拖延或拒绝履行退出责任。（三）重点防控：评估退出过程中的风险，如订单转移可能导致的产能不足。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）采购部每年汇总法规变化、行业动态及实践反馈，牵头修订本制度；（二）重大修订需经领导小组审议，并组织全员宣贯。第十八条风险识别预警机制：（一）采购部联合质量部每季度开展供应商风险评估，对高风险企业发布预警通知；（二）建立“红黄蓝”分级标准：红色为停产整改、蓝色为合规待观察、黄色为关注项。第十九条合规审查机制：（一）将遴选审查嵌入业务流程，未通过专项审查的项目不得启动委托生产；（二）法务部对合同条款进行合规校验，质量部对生产现场进行飞行检查。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（二）启动应急响应时，明确供应商整改时限与考核标准。第二十一条责任追究机制：（一）界定违规情形：如泄露技术秘密、隐瞒质量事故等，将处X万元以下罚款并解除合同；（二）联动绩效考核，连续两次考核不达标的部门负责人需约谈。第二十二条评估改进机制：（一）每年委托生产季度后，领导小组组织对制度有效性开展评估；（二）形成《评估报告》，明确改进项并纳入次年考核。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）领导小组每月召开例会，审议风险处置案例；（二）牵头部门（采购部）设立专项管理岗，配备X名专职人员。第二十四条考核激励机制：（一）将供应商管理纳入部门年度考核，优秀合作案例奖励X万元；（二）员工合规行为与绩效挂钩，违规者取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训内容包含法规红线与决策责任，每年X次；（二）一线员工需通过操作规范考核，考试合格率须达98%以上。第二十六条信息化支撑：（一）开发供应商管理系统，实现电子化尽职调查与动态预警；（二）建立风险数据库，自动匹配相似案例处置方案。第二十七条文化建设：（一）编制《化妆品受托生产企业合规手册》，人手一册；（二）每年签署《合规承诺书》，签署率100%。第二十八条报告制度：