行政事务审批流程规范化指导书

行政事务审批流程规范化指导书一、适用范围与常见事项本指导书适用于公司内部各类行政事务的规范化审批管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公类：办公用品申领、设备领用与维修、会议室预订、快递寄送等；费用支出类：行政采购（如文具、耗材）、小额服务费（如保洁、维修）、差旅预借与报销等；用印与证明类：公司印章使用（如公章、合同章）、介绍信开具、在职证明等；资产与档案类：固定资产领用（如电脑、办公家具）、档案借阅、文件销毁等。二、审批流程分步指引（一）申请发起提交申请：申请人根据事项类型，填写对应《行政事务审批表》（见模板部分），明确申请事项、明细、用途、预算等信息，并附必要支撑材料（如报价单、维修清单、会议通知等）。材料完整性自查：申请人需检查材料是否齐全，例如：办公用品申领需注明品名、规格、数量；用印申请需附待盖章文件复印件；费用报销需附合规票据（票据抬头、金额等信息需准确无误）。线上/线下提交：通过公司OA系统或线下提交至行政部，注明紧急程度（普通/紧急），紧急事项需同步电话告知行政部负责人。（二）部门审核部门负责人初审：部门负责人需审核申请事项的真实性、必要性及与部门工作需求的匹配度，重点核对：办公用品是否符合部门实际需求，是否存在重复申领；费用支出是否在部门预算范围内，是否符合公司费用标准；用印或证明申请是否与部门职责相关，是否存在风险。审核意见反馈：部门负责人在审批表“部门审核意见”栏签署意见（同意/不同意，需注明理由），并在1个工作日内完成审核，紧急事项需2小时内反馈。（三）行政部复核合规性审查：行政部专员根据公司制度对申请事项进行复核，重点检查：审批表填写是否规范、附件是否齐全；办公用品申领是否符合库存情况，无需重复采购的需引导申请人领用现有物资；费用支出是否符合公司《费用管理办法》（如差旅标准、报销时限）；用印申请是否符合《印章使用管理规定》，文件内容是否合规。特殊情况处理：对于申请材料不全或不符合规定的，行政部需在1个工作日内退回并补充说明；对于存在争议的事项，可协调申请人及部门负责人沟通确认。（四）领导审批根据事项金额及重要性，审批权限划分低风险事项（如办公用品申领≤500元、会议室预订）：由行政部负责人审批，1个工作日内完成；中等风险事项（如500元＜费用支出≤2000元、用印申请）：由分管行政副总审批，2个工作日内完成；高风险事项（如费用支出＞2000元、固定资产领用）：由总经理审批，3个工作日内完成。审批人需在审批表“领导审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意”，并注明理由，不得仅签名无意见。（五）结果反馈与执行审批结果通知：行政部在完成最终审批后，通过OA系统或电话告知申请人审批结果，同意事项需明确执行时间（如办公用品领用时间、会议室使用时间），不同意的需说明原因及改进建议。事项执行：申请人凭审批完成的《行政事务审批表》至行政部办理相关手续（如领用物资、盖章、预订会议室等），行政部需在承诺时限内完成办理，并做好登记记录。（六）归档管理材料归集：行政部每月将审批表、附件材料（如票据、合同复印件）等分类整理，按“事项类型+日期”编号存档；保存期限：电子档案保存3年，纸质档案保存5年，期满后按公司档案管理规定销毁。三、标准化审批表单模板《行政事务审批表》基本信息申请人姓名*所属部门申请日期年月日联系方式申请事项□办公用品申领□费用报销□用印申请□会议室预订□其他：_________申请明细事项名称/内容（如：A4纸、打印机维修费、合同盖章等）规格型号/用途数量/金额预计使用时间（如：会议室使用日期、办公用品领用日期）支撑材料清单□报价单□维修清单□会议通知□票据复印件□其他：_________审批意见部门负责人审核意见：□同意□不同意（理由：______________________）签名：______日期：______行政部复核意见：□同意□退回补充（原因：______________________）签名：______日期：______领导审批□分管行政副总□总经理意见：□同意□不同意（理由：______________________）签名：______日期：______执行结果办理情况□已完成□未完成（原因：______________________）经办人：______日期：______四、执行要点与风险提示（一）关键执行要点时限管理：各环节审批人需在规定时限内完成审核，紧急事项可启动“绿色通道”，但需全程记录审批时间；材料规范：附件材料需清晰、完整，复印件需注明“与原件一致”并签名，票据需符合税务要求（如抬头为公司全称、加盖发票章）；权限清晰：严禁越权审批，如遇审批人临时外出，需指定代理人或由上级领导代为审批，并在审批表备注说明；信息准确：申请人需保证申请信息真实无误，虚假申请将按公司规定追究责任。（二）常见风险提示材料遗漏：如报销未附票据、用印未附文件复印件，将导致审批延误，需提前自查材料清单；超预