2026年古籍修复公司修复材料采购计划管理办法

2026年古籍修复公司修复材料采购计划管理办法第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司（以下简称“公司”）修复材料采购计划的编制、审核、执行及管控全流程工作，保障古籍修复业务所需材料的及时供应，降低采购成本，提升采购计划的科学性与精准性，契合古籍修复行业“材料适配性、品质稳定性”的核心要求，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合公司古籍修复业务实际及采购管理需求，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各业务单元所有古籍修复材料采购计划的管理，包括传统修复材料（宣纸、绫绢、浆糊、墨锭、朱砂、防虫药剂等）、现代辅助修复材料（无酸胶带、档案盒、扫描防护膜等）、专用工具耗材（修复刀、镊子、排笔、界尺等）。所有修复材料的需求提报、计划编制、审核审批、执行调整均需遵循本办法规定。第三条基本原则（一）需求导向原则。采购计划编制需严格依据古籍修复业务订单、年度修复任务量、材料库存水平制定，严禁无需求编制采购计划，避免材料积压或短缺。（二）品质优先原则。采购计划需明确修复材料的品质标准，优先选择符合古籍修复行业规范、适配不同品类古籍修复需求的材料，确保材料品质满足修复工艺要求。（三）成本可控原则。在保障材料品质的前提下，通过精准测算用量、集中采购、比价采购等方式控制采购成本，采购计划需列明预算金额，严禁超预算采购。（四）合规采购原则。采购计划的编制、审批、执行需符合国家采购相关法律法规及公司内控要求，大额采购计划需履行招标或询价程序，确保采购过程公开、公平、公正。（五）动态调整原则。建立采购计划动态调整机制，根据修复业务变更、材料市场价格波动、库存变化等情况，及时调整采购计划，确保计划的适配性。（六）全程追溯原则。建立采购计划执行台账，完整记录计划编制信息、审批流程、执行进度、材料入库情况等，确保采购计划全流程可追溯、可核查。第二章管理职责第四条采购部职责采购部是公司修复材料采购计划的归口管理部门，全面负责采购计划全流程管控，具体职责包括：（一）负责本办法的制定、修订、宣贯及解释工作，结合古籍修复材料特性制定采购计划编制规范、预算测算标准、审核审批流程；（二）统筹汇总各部门提报的修复材料需求，结合库存数据、市场行情编制年度、季度、月度采购计划，明确采购材料名称、规格、数量、品质标准、预算、采购周期；（三）负责采购计划的审核、报批工作，小额采购计划报部门负责人审批，大额采购计划报分管副总经理及总经理审批，超预算采购计划需提交总经理办公会审议；（四）组织采购计划的执行工作，根据审批后的计划选择合规采购方式，对接供应商开展采购洽谈，跟踪材料供货进度，确保材料按时入库；（五）建立采购计划执行台账，定期分析计划执行偏差，查找偏差原因并制定整改措施，每季度向管理层报送采购计划执行情况报告；（六）配合财务部完成采购预算审核、采购费用核算工作，配合仓储部做好材料入库验收，确保采购材料与计划要求一致。第五条古籍修复部职责古籍修复部是修复材料需求提报的责任主体，具体职责包括：（一）根据年度修复任务量、在手修复订单、材料消耗定额，精准提报月度、季度修复材料需求，填写《修复材料需求申请表》，注明材料名称、规格、数量、品质要求、使用时间等信息；（二）对提报的需求进行初审，确保需求符合修复工艺要求，避免提报冗余需求或不符合标准的材料需求；（三）配合采购部开展材料品质标准确认工作，提供不同品类古籍修复所需材料的技术参数，协助采购部筛选符合要求的供应商；（四）参与采购计划执行过程中的材料验收工作，核对材料品质、规格是否符合修复需求，对不合格材料提出退换货意见；（五）根据修复业务变更情况及时调整需求提报，配合采购部完成采购计划的动态调整，确保计划适配实际业务需求。第六条仓储部职责仓储部负责修复材料库存管理及采购计划编制的配合工作，具体职责包括：（一）建立修复材料库存台账，定期开展库存盘点，每月向采购部报送库存数据，包括材料名称、规格、现有库存、安全库存、积压库存等；（二）根据库存数据对采购计划提出优化建议，对库存高于安全库存的材料提示采购部减少采购量，对库存低于安全库存的材料提示及时补充采购；（三）负责采购计划执行后的材料入库验收、存储管理工作，核对入库材料与采购计划的一致性，做好材料分类存储、防潮防虫防护；（四）及时向采购部反馈材料库存异常情况，包括材料短缺、积压、变质等，协助采购部调整采购计划。第七条财务部职责财务部负责采购计划的预算审核与费用管控工作，具体职责包括：（一）审核采购计划中的预算金额，结合历史采购价格、市场行情测算预算合理性，对超预算采购计划提出调整意见；（二）将审批后的采购计划预算纳入公司整体预算管理，监督采购费用支出，确保采购费用控制在预算范围内；（三）负责采购款项的支付审核，核对采购合同、入库单、发票等凭证与采购计划的一致性，确保付款合规；（四）定期对采购计划预算执行情况进行分析，核算采购成本变动情况，向管理层提供成本管控建议；（五）配合审计部门开展采购计划及预算执行情况审计，提供相关财务凭证和核算数据。第八条管理层职责公司管理层负责采购计划的审批及监督工作，具体职责包括：（一）分管副总经理负责审核大额采购计划，确认计划的合理性、必要性，提出审核意见；（二）总经理负责审批重大采购计划，审议超预算采购计划，决策采购计划执行过程中的重大调整事项；（三）总经理办公会负责审议年度采购计划、超金额采购计划及特殊品类修复材料的采购计划，确保采购计划符合公司整体经营战略。第三章采购计划编制管理第九条编制依据（一）业务需求依据：古籍修复部提报的月度/季度/年度修复材料需求、在手修复订单清单、年度修复任务规划；（二）库存依据：仓储部提供的修复材料库存台账、安全库存标准、积压库存处理方案；（三）市场依据：采购部收集的修复材料市场价格行情、供应商供货能力、材料品质等级信息；（四）预算依据：财务部核定的年度采购预算、不同品类材料的采购成本标准；（五）合规依据：国家采购相关法律法规、公司内控管理制度、采购方式适用标准。第十条编制流程（一）需求提报：古籍修复部于每月25日前提报次月材料需求，每季度末提报下季度材料需求，每年12月提报次年年度材料需求；（二）需求汇总：采购部在收到需求后3个工作日内完成汇总，核对需求信息的完整性、准确性，对不明确的需求及时与修复部沟通确认；（三）库存核对：采购部联合仓储部核对现有库存，按照“按需采购、补齐库存”原则测算实际采购量，扣除可用库存及在途材料数量；（四）预算测算：采购部结合市场价格测算采购预算，列明材料单价、总价、运输费用等，提交财务部审核预算合理性；（五）计划编制：采购部根据需求、库存、预算编制正式采购计划，明确采购材料明细、采购方式、执行周期、责任人；（六）计划初审：采购部负责人对编制完成的计划进行初审，重点审核采购量、预算、品质标准的合理性。第四章采购计划审核与审批第十一条审核标准（一）需求合理性：审核采购计划是否匹配修复业务实际需求，是否存在冗余采购、重复采购情况；（二）预算合规性：审核采购预算是否在核定范围内，预算测算是否依据市场价格，是否存在超预算情况；（三）品质适配性：审核采购材料的品质标准是否符合古籍修复工艺要求，是否适配不同品类古籍的修复需求；（四）采购可行性：审核采购方式是否合规，供应商选择是否有备选方案，供货周期是否匹配材料使用时间。第十二条审批权限（一）小额采购计划：单次采购金额在5000元以下的，由采购部负责人审批；（二）中额采购计划：单次采购金额在5000元（含）至5万元的，由分管副总经理审批；（三）大额采购计划：单次采购金额在5万元（含）至20万元的，由总经理审批；（四）重大采购计划：单次采购金额在20万元（含）以上或年度采购计划，由总经理办公会审议通过后执行；（五）超预算采购计划：任何超预算的采购计划，均需提交总经理办公会审议，审议通过后方可执行。第五章采购计划执行与调整第十三条执行规范（一）采购部在计划审批通过后5个工作日内启动采购执行工作，根据采购金额及材料特性选择询价、比价、招标等合规采购方式；（二）对接供应商时需明确材料品质标准、供货时间、验收要求、付款方式等，签订正式采购合同，合同需经法务审核（如有）；（三）跟踪供应商供货进度，每周与供应商沟通一次供货情况，对延期供货风险及时预警，制定应急采购方案；（四）材料到货后，联合仓储部、修复部开展验收，验收合格后方可入库，验收不合格的及时与供应商沟通退换货；（五）采购完成后5个工作日内，更新采购计划执行台账，记录实际采购数量、金额、供货周期、验收情况等。第十四条调整规则（一）计划调整触发条件：修复业务量大幅变更、材料市场价格波动超过10%、供应商无法按计划供货、库存数据出现重大偏差等；（二）调整流程：需调整采购计划的，由采购部填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容、预算变动等，按原审批权限报批；（三）调整时限：采购计划调整申请需在计划执行前提交，已启动采购流程的计划原则上不予调整，确需调整的需与供应商协商一致并承担相应责任。第六章监督与责任第十五条监督检查（一）采购部每月对采购计划执行情况进行自查，核对计划执行进度、预算使用情况，发现偏差及时整改；（二）财务部每季度对采购计划预算执行情况进行核查，核对采购费用与预算的一致性，防范超预算支出；（三）公司审计部每年将采购计划管理纳入审计范围，核查计划编制合规性、审批流程完整性、执行效果真实性；（四）管理层定期听取采购计划执行情况汇报，对计划管理中的问题提出整改要求，督促相关部门落实。第十六条违规责任任何单位或个人违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定提报材料需求，虚报、瞒报需求导致采购计划偏差的，责令整改，给予责任人警告处分；（二）未按审批权限擅自审批采购计划，或编制无依据、超预算采购计划的，给予记过处分，造成经济损失的承担赔偿责任；（三）采购计划执行过程中与供应商串通舞弊、收受回扣，或采购不合格材料的，立即解除劳动合同，追回非法所得，涉嫌违法的移交司法机关处理；（四）仓储部未如实提供库存数据，导致采购计划编制错误的，追究仓储部负责人及相关人员责任；（五）财务部未履行预算审核职责，导致超预算采购的，追究财务部相关审核人员责任；（六）采购部未按规定跟踪计