2026年古籍修复公司应付账款管理制度

2026年古籍修复公司应付账款管理制度第一章总则第一条为规范公司应付账款管理流程，保障资金支付安全合规，维护与供应商的良好合作关系，降低财务支付风险，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《支付结算办法》及古籍修复行业采购管理相关规范，结合本公司经营管理实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司所有应付账款的确认、核算、审核、支付、对账、核销等全流程管理工作，涵盖修复材料采购、设备购置、服务外包、场地租赁等各类经营活动产生的应付账款，涉及公司总部及各业务部门的应付账款管理行为。第三条应付账款管理遵循“权责明确、核算准确、支付合规、对账及时、风险可控”的原则，兼顾古籍修复行业供应商类型多样（修复材料供应商、设备供应商、技术服务供应商等）、付款周期差异化的特点，确保应付账款管理贴合业务实际。第四条公司应付账款管理实行“财务归口、业务协同”模式：财务管理部为应付账款管理责任部门，负责应付账款的核算、审核、支付、对账；采购部门、业务部门为应付账款发起和确认部门，负责提供付款依据、核对业务真实性。第五条财务管理部配备专职往来账会计，负责应付账款的日常核算与管理，建立应付账款明细台账，定期与供应商、业务部门核对账目，确保账账相符、账实相符，同时向财务负责人汇报应付账款规模及支付风险情况。第二章应付账款确认与核算第一节应付账款确认第六条应付账款确认以真实、合法的业务交易为前提，须满足以下条件方可确认为应付账款：业务交易已实际发生，且符合公司采购管理、合同管理相关规定；收到供应商提供的合法有效发票（增值税专用发票、普通发票等），发票信息与采购合同、验收单据一致；采购物资或服务已完成验收，验收单据经使用部门、质检部门、采购部门签字确认；相关合同、单据、发票等资料齐全，审批流程完整。第七条不同类型业务应付账款的确认要求：修复材料采购应付账款：须凭采购合同、入库单、验收单、发票确认，入库单须注明材料名称、规格、数量、单价，验收单须明确材料质量是否符合古籍修复使用标准；设备购置应付账款：须凭采购合同、设备验收单、安装调试确认单、发票确认，验收单须注明设备型号、性能参数是否达标；技术服务应付账款（如古籍修复技术咨询、设备维保等）：须凭服务合同、服务成果确认单、发票确认，成果确认单须明确服务完成情况及质量评价；场地租赁、公用事业费等应付账款：须凭租赁合同、费用通知单、发票确认，核对费用计算标准及周期是否与合同一致。第八条应付账款确认时限：业务完成并收到合规发票后，业务部门须在3个工作日内将相关资料提交财务管理部，财务管理部在2个工作日内完成审核确认，逾期未提交的，由业务部门说明原因，无合理理由的纳入部门绩效考核。第二节应付账款核算第九条财务管理部按照《企业会计准则》要求，设置应付账款总账、明细账，对不同供应商、不同业务类型的应付账款进行明细核算，核算要求：明细科目设置：按供应商名称设置二级明细，按业务类型（材料采购、设备购置、服务费用等）设置三级明细；入账时间：在满足确认条件的当日完成账务处理，不得提前或延后入账；金额核算：按发票金额准确入账，涉及折扣、返利的，按实际应付金额核算，折扣、返利须单独记录并注明原因；外币应付账款：按业务发生当日汇率折算为人民币入账，期末按期末汇率调整，汇兑损益计入当期财务费用。第十条财务管理部建立应付账款台账，台账包含以下核心信息：供应商名称、统一社会信用代码、联系方式、业务类型、应付金额、发票号码、确认日期、付款期限、已付金额、未付金额、付款状态等，做到一笔一记录、可追溯。第三章应付账款审核与支付第一节应付账款审核第十一条应付账款支付前须经过多层审核，审核流程如下：业务部门初审：核对业务真实性、单据完整性、金额准确性，确认付款条件是否达成；财务管理部复审：审核发票合规性、账务核算准确性、付款期限是否符合合同约定，核对应付账款台账记录；分级审批：根据付款金额实行分级审批，确保支付决策合规。第十二条应付账款分级审批标准：单笔付款金额在1万元及以下的：由财务主管审核、财务负责人审批；单笔付款金额在1万元以上10万元及以下的：由财务负责人审核、公司分管领导审批；单笔付款金额在10万元以上的：由财务负责人、公司分管领导审核，公司主要负责人审批；长期合作的核心供应商月度集中付款，可按月度总额执行审批流程，总额标准参照上述分级要求。第十三条审核否决情形：存在以下情况的，财务管理部有权否决付款申请，退回业务部门整改：业务虚假或与公司经营无关的；发票虚假、作废或信息不全的；合同、验收单等关键单据缺失或签字不全的；应付金额与发票、合同金额不符且无合理解释的；供应商存在违约行为未处理完毕的。第二节应付账款支付第十四条应付账款支付遵循“按约支付、统筹安排、安全高效”的原则，支付方式及要求：支付方式：优先采用银行转账（公对公）方式，严禁现金支付，确需采用银行承兑汇票、商业承兑汇票等方式的，须经财务负责人审批，且符合与供应商的合同约定；支付时间：按采购合同约定的付款期限支付，无特殊情况不得提前支付，确需提前支付的，须说明资金占用成本并经公司分管领导审批；资金统筹：财务管理部每月制定应付账款支付计划，结合公司资金存量、经营现金流情况，合理安排支付顺序，优先支付核心供应商、逾期风险较高的应付账款；支付记录：付款完成后，财务管理部即时更新应付账款台账，注明付款日期、付款金额、付款凭证号、支付方式等信息。第十五条逾期应付账款处理：因公司资金紧张等原因无法按时支付的，财务管理部须提前3个工作日告知供应商，协商延期付款方案，签订延期付款协议，同时向公司管理层汇报，延期付款产生的利息或违约金，按协议约定核算并经审批后支付。第十六条预付款项管理：涉及古籍修复专用稀缺材料、定制设备等需预付账款的，预付款比例不得超过合同总额的30%，预付款须经公司主要负责人审批，预付款支付后，财务管理部建立预付款台账，跟踪业务进度，业务完成后及时冲抵预付款，结转应付账款。第四章应付账款对账与核销第一节应付账款对账第十七条公司建立定期对账机制，确保应付账款账实相符：月度对账：财务管理部每月末与业务部门核对应付账款明细，确认业务发生及验收情况，核对不一致的及时查明原因；季度对账：每季度末与主要供应商（年度合作金额10万元以上）进行书面对账，发送对账函，供应商确认后盖章回传，对账函作为财务档案留存；年度对账：每年12月开展应付账款全面对账，覆盖所有供应商，形成年度对账报告，报财务负责人审核。第十八条对账差异处理：对账过程中发现金额、业务内容等差异的，按以下要求处理：差异核实：财务管理部联合业务部门在5个工作日内核实差异原因，涉及单据错误的，更正相关单据并调整账务；涉及供应商记账错误的，及时与供应商沟通确认；差异调整：核实后的差异须经财务负责人审批后调整账务，调整依据及过程记录留存；跟踪整改：对反复出现对账差异的部门或供应商，分析原因并制定整改措施，避免差异再次发生。第二节应付账款核销第十九条应付账款核销条件：应付账款已全额支付完毕，付款凭证齐全；因供应商注销、失联等原因无法支付的应付账款，须取得工商注销证明、催收记录等相关证据；经双方协商一致，供应商豁免的应付账款，须取得豁免协议。第二十条应付账款核销流程：全额支付核销：财务管理部凭付款凭证直接核销应付账款台账，账务处理完成后标注核销状态；无法支付核销：由财务管理部提出核销申请，附相关证据资料，经财务负责人审核、公司主要负责人审批后，转入“营业外收入”核算，并核销台账；豁免核销：凭豁免协议及审批文件，核销应付账款，涉及金额较大的（5万元以上），须报财务管理委员会审议。第二十一条核销后管理：核销完成的应付账款，相关资料单独归档保存，保存期限不少于10年，不得随意销毁，涉及无法支付核销的，须在年度财务报告中披露相关情况。第五章监督与责任追究第二十二条财务管理部定期对公司应付账款管理情况进行自查，重点核查以下内容：应付账款确认的真实性、核算的准确性；付款审核流程的完整性、支付的合规性；对账及核销的及时性、准确性；台账记录的完整性、可追溯性。第二十三条公司审计小组每半年对应付账款管理开展专项审计，形成审计报告，对发现的问题提出整改要求，跟踪整改落实情况。第二十四条对应付账款管理中出现的以下行为，追究相关责任人责任：虚构应付账款、套取公司资金的；审核把关不严，导致虚假付款、超额付款的；未按规定对账，造成重大账款差异未及时发现的；擅自变更付款金额、付款对象，或违规提前支付、延期支付造成公司损失的；应付账款台账记录混乱、资料丢失，导致账务无法追溯的。第二十五条责任追究方式根据情节轻重确定：轻微违规：给予口头警告、书面警告，责令限期整改；一般违规：扣发绩效奖金、通报批评，取消年度评优资格；严重违规：降薪、调岗、解除劳动合同，追回造成的经济损失；涉嫌违法：移交司法机关处理。第六章附则第二十六条本办法未尽事宜，参照《中华人民共和国会计