2026年光建一体化科技公司财务档案管理制度

2026年光建一体化科技公司财务档案管理制度第一章总则1.1制定目的为规范公司财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等全流程管理工作，保障财务档案的完整性、安全性、可追溯性，明确财务档案管理的权责边界及操作标准，结合公司光建一体化业务运营特点及财务管理实际，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司财务部、各业务部门产生的所有财务档案管理工作，涵盖公司日常经营、项目建设、投融资活动等全维度财务档案，公司全体涉及财务档案形成、使用、保管的人员均需严格遵守。1.3基本原则（1）完整性原则：财务档案需全面收集、完整归档，不得遗漏、缺失关键财务凭证、账簿、报表等资料；（2）安全性原则：采取物理防护、权限管控等措施保障财务档案不丢失、不损毁、不泄露；（3）合规性原则：严格遵守《会计档案管理办法》《会计法》《档案法》等法律法规及公司档案管理相关制度；（4）分类管理原则：按档案类型、形成时间、业务属性等维度分类归档，确保检索便捷；（5）可追溯原则：财务档案的形成、归档、查阅、销毁等环节均需留存记录，实现全流程可追溯；（6）定期保管原则：按国家规定及公司实际设定档案保管期限，到期按流程处置，不得擅自销毁。1.4管理依据本制度依据国家现行财务、档案管理相关法律法规、行业标准及公司《财务管理制度》《档案管理总则》《保密管理办法》等内部制度制定，若国家法规、行业标准或公司内部制度更新，本制度相关条款同步调整。第二章术语与定义2.1财务档案指公司在财务管理和会计核算活动中形成的具有保存价值的各种形式的会计资料，包括纸质档案和电子档案，具体涵盖会计凭证、会计账簿、财务会计报告、纳税申报资料、资金管理资料、成本核算资料、审计报告、财务分析报告等。2.2纸质财务档案指以纸张为载体的财务档案，包括打印版的会计凭证、账簿、报表、合同、发票等书面资料。2.3电子财务档案指以电子形式存储的财务档案，包括电子发票、电子凭证、电子账簿、电子报表、扫描件等，需满足电子档案归档的合规性要求。2.4归档指将整理完毕的财务档案按规定移交至档案保管岗位，完成分类、编号、入库的过程。2.5保管期限指财务档案的法定或公司规定的保存时长，分为永久保管和定期保管，定期保管包括10年、30年两个等级。第三章管理组织架构及职责3.1财务部作为财务档案的归口管理部门，具体职责包括：制定财务档案管理细则及操作流程；组织财务档案的收集、整理、审核、归档工作；负责财务档案的日常保管及安全防护；办理财务档案的查阅、借阅审批手续；按规定处置到期财务档案；开展财务档案管理培训；配合档案管理部门开展档案检查工作。3.2档案管理员财务部指定专人担任财务档案管理员，具体职责包括：负责财务档案的分类、编号、入库、上架；维护财务档案管理台账，记录档案归档、查阅、借阅、销毁等信息；定期检查档案保管状况，排查损毁、丢失风险；按保管期限整理到期档案，提交处置申请；保障档案保管场所的环境达标、安防到位。3.3各业务部门作为财务档案形成的配合部门，具体职责包括：及时向财务部移交本部门产生的财务相关资料（如合同、费用报销凭证、业务数据等）；配合财务部核对档案的完整性、真实性；按规定申请查阅财务档案，遵守档案借阅规则；对涉及本部门的财务档案保密负责。3.4审计部负责对财务档案管理工作进行监督检查，核查档案的完整性、保管合规性、查阅流程规范性，对违规行为提出整改建议，参与到期财务档案的销毁审核工作。第四章财务档案的形成与整理4.1档案形成要求4.1.1纸质档案：形成过程中需使用规范纸张，字迹清晰、签章完整，不得涂改、挖补，凭证粘贴整齐，附件齐全；4.1.2电子档案：需采用符合国家标准的存储格式，确保可读取、不篡改，电子发票、电子凭证等需留存源文件及校验信息，扫描件需清晰完整，与原件一致。4.2档案整理规范4.2.1分类整理：按“凭证类、账簿类、报表类、税务类、资金类、审计类、其他类”七大类别整理，每大类下按年度、月份或项目进一步细分；4.2.2编号规则：采用“年度-类别代码-顺序号”的编号方式，类别代码按凭证（PZ）、账簿（ZB）、报表（BB）、税务（SW）、资金（ZJ）、审计（SJ）、其他（QT）设定；4.2.3装订要求：纸质凭证按月装订，账簿按年装订，报表按季度/年度装订，装订后加贴封面，注明档案名称、年度、月份、编号、保管期限、装订人等信息。4.3归档时限4.3.1月度档案：会计凭证需在次月10个工作日内整理装订完毕并归档；4.3.2年度档案：会计账簿、年度财务报表需在次年3月底前整理归档；4.3.3专项档案：审计报告、项目成本核算资料等专项财务档案需在形成后15个工作日内归档；4.3.4电子档案：与纸质档案同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性。第五章财务档案的保管5.1保管场所要求5.1.1纸质档案：存放于专用档案柜，场所需做到防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温，配备灭火器、除湿机等防护设备，定期检查环境温湿度（温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）；5.1.2电子档案：存储于公司专用服务器或加密存储设备，定期备份，备份介质异地存放，设置访问权限，防止数据泄露或丢失。5.2保管期限规定5.2.1永久保管：涉及公司资本金、股权变更、重大投融资、审计报告、年度财务决算报告等档案永久保管；5.2.230年保管：会计凭证、会计账簿、资金管理核心资料等保管期限为30年；5.2.310年保管：纳税申报资料、月度/季度财务报表、普通往来凭证等保管期限为10年。5.3日常保管管理5.3.1档案管理员每日检查档案保管场所的安防状况，每周核对档案台账与实物数量，发现缺失、损毁立即上报财务部负责人；5.3.2电子档案每月进行一次数据备份，每年进行一次完整性校验，确保数据可正常读取；5.3.3财务档案不得外借至公司外部，内部借阅需严格履行审批手续，档案调离保管场所需全程登记。第六章财务档案的查阅与借阅6.1查阅权限6.1.1财务部内部人员：可查阅本职工作相关的财务档案，查阅永久保管档案需经财务部负责人审批；6.1.2其他部门人员：因工作需要查阅财务档案的，需提交《财务档案查阅申请单》，经所在部门负责人、财务部负责人审批；6.1.3外部单位（如税务、审计机关）：需提供正式查阅函件及经办人身份证明，经公司财务负责人审批后方可查阅，查阅过程需有财务部人员陪同。6.2查阅流程6.2.1申请：查阅人填写《财务档案查阅申请单》，注明查阅事由、档案名称、编号、查阅方式（现场查阅/复制）；6.2.2审批：按权限完成审批流程；6.2.3查阅：档案管理员核对审批单后，调取档案供查阅人现场查阅，严禁查阅人擅自涂改、标记、抽取档案；6.2.4登记：档案管理员记录查阅人、查阅时间、档案信息、查阅用途等，留存查阅申请单归档。6.3借阅管理6.3.1财务档案原则上仅限现场查阅，确因工作需要借阅的（仅限内部），借阅期限不超过3个工作日，特殊情况需延长的，需再次审批；6.3.2借阅人需妥善保管借阅档案，不得转借、损毁、丢失，归还时档案管理员核对档案完整性，确认无误后注销借阅记录。第七章财务档案的销毁7.1销毁前提保管期限届满且无保存价值的财务档案方可申请销毁，涉及未了事项的档案，即使到期也需顺延保管至事项完结。7.2销毁流程7.2.1清点：档案管理员整理到期档案，核对档案台账，列出《财务档案销毁清册》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、数量等；7.2.2审核：《财务档案销毁清册》提交财务部负责人、审计部审核，重大档案销毁需提交公司管理层审批；7.2.3监销：销毁工作需由财务部、审计部共同派员监销，监销人需核对销毁档案与清册一致，销毁后在清册上签字确认；7.2.4记录：《财务档案销毁清册》及监销记录永久留存，电子档案销毁需留存销毁日志，确保可追溯。第八章责任追究8.1考核机制将财务档案管理工作纳入财务部绩效考核，考核指标包括档案归档及时率、档案完整率、查阅流程合规率、保管安全率等，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。8.2责任追究8.2.1档案管理员责任：未按规定整理、归档财务档案的，给予警告处理；因保管不当导致档案损毁、丢失的，给予通报批评、扣减绩效处理，造成损失的追究赔偿责任；擅自销毁、涂改财务档案的，调离岗位，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；8.2.2查阅/借阅人责任：查阅时涂改、标记、抽取档案的，给予警告、通报批评处理；借阅档案逾期未还或转借他人的，给予通报批评处理；丢失借阅档案的，责令赔偿损失，扣减绩效奖金，情节严重的给予纪律处分；8.2.3财务部负责人责任：未履行财务档案管理监督职责，导致档案管理混乱、出现重大违规的，给予通报批评、扣减绩效处理；对档案违规行为包庇、纵容的，给予记过处理，情节严重