2026年光建一体化科技公司费用报销管理制度

2026年光建一体化科技公司费用报销管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司费用报销全流程管理，明确费用报销标准、审批流程及责任划分，强化成本费用管控，提高资金使用效率，防范虚假报销、超额报销等违规行为，依据《企业财务通则》《中华人民共和国会计法》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合光建一体化业务涉及工程现场、项目运维、日常办公、差旅出行等多场景费用支出特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有费用报销管理工作，包括差旅费、办公费、业务招待费、工程现场费用、采购费、交通费、通讯费等各类费用；适用于公司财务部、项目部、行政部、采购部、市场部等所有产生费用支出的部门及相关人员；适用于公司总部及所属各业务单元的费用报销管理，覆盖光建一体化项目现场、日常办公、差旅出行、对外合作等所有费用支出场景。第三条基本原则（一）真实性原则：费用报销需基于真实发生的经营业务，报销凭证需与实际支出内容、金额、时间一致，严禁虚构业务、虚开发票、虚假报销。（二）合规性原则：费用报销需严格遵循国家税收法规、公司财务制度及本办法规定，报销凭证需合法有效，审批流程需完整规范，严禁违规报销。（三）合理性原则：费用支出需符合公司经营实际需求，报销金额需在规定标准内，工程现场费用需与项目进度、实际需求匹配，严禁超标准、无依据报销。（四）及时性原则：费用发生后需在规定时限内提交报销申请，原则上当月费用当月报销，工程现场费用需在项目节点完成后10个工作日内报销，严禁长期积压未报销费用。（五）权责对等原则：明确费用报销各环节责任主体，部门负责人对本部门报销费用的真实性、合理性负责，财务人员对报销凭证的合规性、准确性负责，确保权责清晰、追责有据。第二章费用报销标准第四条差旅费报销标准（一）交通费：员工出差乘坐交通工具按职级核定标准，普通员工优先选择高铁二等座、经济型航班经济舱，单次出行高铁/动车时长超过6小时可申请硬卧，超过10小时可申请软卧；部门负责人可乘坐高铁一等座、航班经济舱；公司管理层可乘坐高铁商务座、航班公务舱，超出标准的交通费用需经总经理审批后方可报销。（二）住宿费：员工出差住宿费按目的地城市级别核定标准，一线城市普通员工单日住宿费不超过500元，二线城市不超过400元，三线及以下城市不超过300元；部门负责人住宿费标准在普通员工基础上上浮50%，公司管理层住宿费标准据实报销（需提供合理说明），超出标准部分由个人承担。（三）伙食补助费：出差伙食补助费按出差天数核算，一线城市单日补助100元，二线城市80元，三线及以下城市60元，已报销业务招待费的当日不再计发伙食补助，伙食补助无需提供发票，按出差天数直接核算。（四）市内交通费：出差市内交通费按单日定额补助，一线城市50元/天，二线城市40元/天，三线及以下城市30元/天，凭交通发票实报实销的，不再计发定额补助，单次市内交通支出超过200元的需注明出行事由。第五条业务招待费报销标准（一）接待标准：业务招待需提前填写《业务招待申请单》，注明接待对象、事由、预计金额，经部门负责人审核、财务负责人审批后方可执行；单次接待费用不超过人均300元，单次总金额超过5000元的需报总经理审批，严禁无申请、超标准接待。（二）报销要求：业务招待费报销需提供正规餐饮发票、接待清单（注明接待人员、陪同人员、消费明细），发票金额需与申请金额、实际消费金额一致，接待烟酒等物品需附采购凭证，严禁将个人消费纳入业务招待费报销。第六条工程现场费用报销标准（一）零星耗材费：工程现场零星耗材采购需按项目预算执行，单次采购金额不超过5000元的可直接报销，超过5000元的需附采购合同、验收单；耗材发票需注明耗材名称、规格、数量，无发票的零星支出（单次不超过500元）需由两人以上签字确认并附支出明细。（二）维修费：工程现场设备、设施维修费报销需附维修合同（单次维修超过3000元）、维修明细单、验收单，单次维修费不超过1000元的可简化流程，凭维修发票直接报销，维修费用需与项目实际需求匹配。（三）临时用工费：工程现场临时用工费报销需附用工协议、考勤记录、工资发放表，用工费发放需依法代扣代缴个人所得税，单次用工费超过5000元的需通过银行转账支付，严禁以现金形式大额支付临时用工费。第七条日常办公费用报销标准（一）办公用品费：办公用品采购由行政部统一负责，各部门按月提交采购申请，单次采购金额不超过2000元的由行政部负责人审批，超过2000元的需经财务负责人审批；办公用品报销需附采购发票、入库单、领用记录，严禁报销与办公无关的物品费用。（二）通讯费：员工通讯费按职级实行定额报销，普通员工每月不超过200元，部门负责人每月不超过300元，公司管理层每月不超过500元，报销需提供通讯费发票，超出定额部分不予报销，无发票的不予计发通讯补助。（三）水电费：公司办公场所水电费由行政部统一报销，需提供水电费发票、缴费凭证，发票抬头需为公司名称，报销金额需与水电表读数、收费标准匹配，严禁将个人住所水电费纳入公司报销。第三章费用报销流程第八条报销申请提交员工发生费用支出后，需整理合规报销凭证（发票、收据、合同、验收单等），填写《费用报销单》，注明费用类型、金额、事由、支出日期等信息，附相关佐证材料（如出差申请单、招待申请单、采购清单等），经部门负责人签字确认后提交财务部。工程现场费用需额外附项目负责人签字的费用确认单，大额费用（单次超过1万元）需提前与财务部沟通报销要求。第九条报销审核审批（一）部门审核：部门负责人对本部门员工提交的报销申请进行初审，重点核查费用支出的真实性、合理性，确认与业务实际相符后签字确认，对不符合要求的报销申请退回员工补充完善。（二）财务审核：财务部对报销凭证进行合规性审核，核查发票真伪、发票信息完整性、报销金额是否符合标准、佐证材料是否齐全，审核通过后提交财务负责人审批；审核不通过的，列明问题并退回，严禁不合格报销凭证进入审批环节。（三）分级审批：单次报销金额不超过5000元的，经财务负责人审批后即可付款；5000元至2万元的，需额外经总经理助理审批；超过2万元的，需报总经理审批，审批流程未完成的，财务部不得支付款项。第十条费用支付管理（一）支付方式：费用报销优先采用银行转账方式，支付至员工公司指定银行卡账户或供应商对公账户，单次报销金额超过1000元的不得采用现金支付，工程现场大额费用需直接支付至供应商账户，严禁支付至个人账户。（二）支付时限：审核审批完成的报销申请，财务部需在3个工作日内完成付款，工程现场紧急费用（如应急维修费）可申请加急付款，加急付款需经财务负责人审批，付款完成后需在报销单上注明支付时间、支付方式、交易流水号。第四章报销凭证管理第十一条报销凭证基本要求（一）发票要求：报销发票需为正规增值税发票（专用发票或普通发票），发票抬头需为公司全称及纳税人识别号，发票内容需与费用类型一致，发票开具时间需在费用发生期间，跨年发票（超过12个月）不予报销，特殊情况需经总经理审批。（二）其他凭证要求：无发票的零星支出（单次不超过500元）需提供收款收据、支出明细，由两人以上签字确认；工程现场费用需附项目相关佐证材料（如进度单、验收单）；差旅费用需附行程单、交通票据，佐证材料需与报销金额、事由匹配。第十二条凭证审核与查验财务部需通过国家税务总局发票查验平台对报销发票进行真伪查验，大额发票（单次超过2000元）逐张查验，小额发票批量查验，查验结果截图留存；对发票信息不全、真伪存疑、内容不符的，一律不予报销，要求员工重新提供合规凭证。第五章监督检查与责任追究第十三条日常监督检查（一）财务部自查：财务部每月对费用报销情况进行自查，重点核查报销标准执行情况、凭证合规性、审批流程完整性，形成自查报告报公司管理层。（二）审计部专项检查：公司审计部每季度开展费用报销专项检查，随机抽取报销凭证核查真实性，重点检查大额费用、工程现场费用、业务招待费，检查结果纳入部门绩效考核。（三）举报机制：建立费用报销违规行为举报渠道，员工可实名或匿名举报虚假报销、超额报销等行为，经核查属实的，给予举报人奖励，对违规行为严肃处理。第十四条责任追究条款（一）员工责任：虚报费用、提供虚假发票、超标准报销的，追回违规报销款项，给予警告处分并扣减当月绩效奖金；情节严重的（单次违规金额超过5000元），解除劳动合同；涉嫌违法的，移交司法机关处理。（二）部门负责人责任：未履行审核职责，导致本部门员工违规报销的，给予通报批评，追究管理责任；部门多次出现违规报销行为的，免去部门负责人职务，扣减部门年度绩效。（三）财务人员责任：未按规定审核报销凭证，导致违规费用报销的，给予警告处分，扣减绩效奖金