2026年光建一体化科技公司公文收发与流转管理制度

2026年光建一体化科技公司公文收发与流转管理制度第一章总则第一条为规范公司公文收发、登记、传阅、办理、归档全流程管理，提高公文处理效率和质量，保障公司政令畅通、信息传递规范，结合光建一体化业务（含光伏建筑一体化、光储直柔建筑配套、新能源建筑融合等）公文往来高频、业务场景多样的特性，依据《党政机关公文处理工作条例》《企业公文管理规范》等相关规定，制定本制度。第二条本制度适用于公司及所属各业务单元所有公文的收发与流转管理，涵盖外部来文（政府部门、合作单位、行业机构等送达的各类文件）和内部发文（公司各部门制发的通知、决议、批复、报告等），全体员工涉及公文处理工作的，均需严格遵守本制度规定。第三条公文收发与流转管理遵循“规范高效、全程可溯、分级负责、安全保密”的基本原则，建立“统一接收、分类登记、精准流转、限时办结、闭环归档”的管理模式，确保公文处理不积压、不遗漏、不延误，涉密公文严格遵守保密管理规定。第四条公司行政部为公文收发与流转管理的牵头部门，指定专人担任公文管理员，负责公文的统一接收、登记、编号、分发、催办、归档等工作；各部门负责人为本部门公文处理的第一责任人，负责本部门收文的签收、办理、反馈及发文的审核、报送；公司管理层按审批权限负责公文的签批、批示及终审，确保公文流转符合公司管理要求。第二章公文接收与登记管理第五条外部来文接收接收渠道：外部来文包括线下送达（纸质文件）、邮寄送达、电子送达（邮件、政务平台、企业对接系统）等渠道，所有外部来文统一由行政部公文管理员接收，禁止各部门私自接收并留存外部正式公文；接收核验：公文管理员接收公文时，核对文件份数、附件完整性、发文单位印章及签收手续，对破损、缺页、印章不全的公文，及时与发文单位沟通核实，确认无误后办理接收手续；紧急文件处理：收到标注“紧急”“特急”的外部来文，立即向行政部负责人汇报，优先完成登记和流转，确保紧急公文不延误办理。第六条公文登记规范统一编号：所有收文按“年份+收文类型+顺序号”编制统一收文编号，外部来文与内部收文分类编号，编号规则由行政部统一制定并备案；信息登记：公文管理员在《公文收文登记簿》中详细记录公文标题、发文单位、发文日期、文号、份数、附件数量、接收日期、紧急程度、密级（如有）、接收渠道等信息，做到一文一登记，信息准确无遗漏；电子登记：电子公文同步在公司办公系统中完成电子登记，上传公文扫描件（或电子版），关联收文编号，实现纸质登记与电子登记双轨管理。第七条内部收文管理内部收文范围：各部门报送的请示、报告、申请、工作方案等内部文件，均需按收文流程由行政部统一登记；报送要求：内部文件需按公司公文格式规范编制，经部门负责人签字并加盖部门印章（如需）后报送行政部，内容不完整、格式不规范的，行政部退回报送部门补充完善；登记流转：行政部对符合要求的内部收文完成登记后，按审批权限及时流转至相关领导签批，确保内部文件处理流程规范。第三章公文流转与办理管理第八条流转审批权限一般公文：外部普通来文、内部日常工作文件，经行政部负责人签批意见后，流转至相关业务部门办理；重要公文：涉及公司经营决策、项目审批、资金使用、人事任免等重要公文，经行政部负责人审核后，流转至分管领导签批，重大事项公文需流转至总经理（或管理层会议）终审；涉密公文：标注密级的公文，按保密管理规定，仅流转至指定人员，流转过程中采取加密措施，禁止无关人员接触涉密公文；紧急公文：紧急公文直接流转至行政部负责人和相关分管领导，同步电话告知相关人员，确保在规定时限内完成签批和办理。第九条公文传阅办理传阅要求：公文按签批意见指定的传阅范围和顺序流转，传阅人员在《公文传阅单》上签字确认传阅时间，禁止擅自扩大传阅范围，禁止在公文上随意涂改、批注；限时办理：普通公文办理时限不超过5个工作日，紧急公文办理时限不超过2个工作日，特急公文即时办理；办理部门需在时限内完成办理并反馈结果，确需延长办理时限的，提前向行政部报备并说明理由；跨部门办理：涉及多个部门办理的公文，明确主责部门和配合部门，主责部门牵头办理，配合部门在规定时限内反馈意见，行政部跟踪督促各部门办理进度。第十条办理反馈规范办理记录：办理部门完成公文办理后，在《公文办理单》中详细记录办理过程、办理结果、经办人、办理日期等信息，经部门负责人签字确认后反馈至行政部；结果反馈：对外部来文，办理结果需按要求向发文单位反馈的，由主责部门起草反馈文件，经审批后正式回复；内部文件办理结果，由行政部同步反馈至报送部门；未办结处理：超出办理时限未办结的公文，行政部向办理部门发出《公文催办通知单》，督促尽快办结，多次催办仍未办结的，上报公司管理层处理。第十一条内部发文流转发文起草：内部发文由相关部门按公司公文格式起草，明确发文目的、内容、执行要求、生效日期等，确保内容准确、表述严谨；审核流程：起草完成的文件经部门内部审核后，报送行政部进行格式审核，涉及业务合规性的需经法务部审核，涉及财务、人事的需经对应部门审核；签批发布：审核通过的文件按权限流转至分管领导、总经理签批，签批完成后由行政部统一编号、用印（如需），通过办公系统发布至相关部门，纸质文件按要求印发并送达。第四章公文归档与销毁管理第十二条公文归档规范归档范围：所有办结的公文（含收文、发文、办理单、传阅单、反馈文件等）均需归档，电子公文同步归档电子版本；归档时限：办结后的公文，行政部在10个工作日内完成整理归档，按年度、公文类型、密级分类存放，编制归档目录，标注归档编号；归档保管：纸质公文存入公司档案库房，配备防潮、防火、防虫、防盗设施，电子公文存储至专用服务器，定期备份；归档公文保管期限按公司档案管理规定执行，分为永久、定期（10年、30年）两类。第十三条公文查阅管理查阅申请：员工因工作需要查阅归档公文的，填写《公文查阅申请表》，注明查阅事由、公文编号、查阅范围，经所在部门负责人审核、行政部负责人审批后，在档案管理人员监督下查阅；查阅要求：查阅人员不得涂改、抽取、损毁公文，不得复制涉密公文，查阅纸质公文需在指定地点进行，查阅完毕后及时归还；外部查阅：外部单位需查阅公司公文的，需出具正式函件及经办人身份证明，经公司管理层审批后，由行政部指定人员陪同查阅，仅提供必要的公文内容。第十四条公文销毁管理销毁范围：达到保管期限且无保存价值的公文，经鉴定后可按规定销毁，涉密公文、重要经营管理公文不得随意销毁；销毁审批：销毁公文需填写《公文销毁审批表》，列明销毁公文的编号、数量、类型、保管期限，经行政部负责人、档案管理负责人审核，总经理审批后执行；销毁执行：公文销毁由行政部指定2名及以上人员共同执行，涉密公文需交由具备资质的机构销毁，销毁后填写《公文销毁记录表》，相关人员签字确认，确保销毁过程可追溯。第五章监督管理与责任追究第十五条日常监督检查行政部监督：行政部每月对公文收发、流转、办理、归档情况进行检查，重点核查登记完整性、流转及时性、办理闭环性、归档规范性，形成监督报告；专项督查：每季度开展公文管理专项督查，抽查公文处理台账、办理记录、归档文件，排查漏登、延误、丢失等问题，督促相关部门整改；保密检查：涉密公文按保密管理规定定期开展专项检查，核查传阅范围、保管措施、销毁流程是否合规，防止涉密信息泄露。第十六条责任追究轻微违规：未按规定登记公文、传阅签字不完整、办理反馈不及时但未造成后果的，责令责任人整改，进行约谈提醒；一般违规：公文登记错误、流转范围不当、超时限办理造成工作延误的，扣罚相关责任人绩效奖金5%-10%，部门负责人承担连带责任；重大违规：丢失、损毁公文，泄露涉密公文内容，擅自销毁公文，或因公文处理不当导致公司权益受损、产生法律风险的，扣罚责任人绩效奖金20%-50%，情节严重的调整岗位或解除劳动合同；涉嫌违法的移交司法机关处理；管理失职：行政部公文管理员未履行登记、催办、归档职责，导致公文管理混乱的，追究管理员及行政部负责人责任，限期整改并扣罚绩效奖金。第六章附则第十七条本制度由公司行政部牵头解释，各部门配合执行。第十八条本制度配套的《公文收文登记簿》《公文传阅单》《公文办理单》《公文销毁审批表》等表单作为本制度的附件，与本制度具有同等法律效力。第十九条本制度可根据国家