《数字化流程管理 制度文件结构化》（征求意见稿）

ICS27.100

CCSF20

JSEPA

江苏省电力行业协会团体标准

T/JSEPAXXXX—2022

数字化流程管理—制度文件结构化

（征求意见稿）

在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。

202X-XX-XX发布202X-XX-XX实施

江苏省电力行业协会  发布

T/JSEPAXXXX—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由××××提出。

本文件由××××归口。

本文件起草单位：

本文件主要起草人：

II

T/JSEPAXXXX—2022

引言

为贯彻落实国家高质量发展要求及《国家标准化发展纲要》、适应电力企业管理新要求、实现流程

管理数字化转型，借助信息技术实现制度文件内容和结构分析数字化智能化，对制度文件结构进行标准

化管理，推动制度文件管理的规范化和标准化，特制定本标准。

传统制度文件的结构要素和编辑要素体现了文件的规范性，本标准利用信息化技术，对结构要素和

编辑要素等文件形式调整，通过配置文件模板格式，对制度文件的结构化数据库进行灵活操作，按照不

同需求输出不同文件结构和编辑格式要求的制度文件，实现对文件模板格式敏捷高效的批量处理，大幅

度提高制度文件管理标准化、精益化水平。传统制度文件的特征要素是最具核心价值的部分，利用原有

文件等成熟资源，通过信息化手段深度挖掘制度文件管理运行过程中各项管理要素的逻辑关系和信息流，

将导入信息平台的文件全部内容解析为最小单元，其中文本部分解析到段落、表格部分解析到最小单元

格、图片及流程图等部分解析到单独文件，进而按照管理要求将结构化数据库内容分类转化为文件的制

度管理元素，实现制度文件内容在制度管理元素层面的高质量管控。

III

T/JSEPAXXXX—2022

数字化流程管理-制度文件结构化

1范围

本文件确定了制度文件结构化元模型，规定了制度文件结构化管理的方法。

本文件适用于结构化制度文件的编写。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则

GB/T7714-2015信息与文献参考文献著录规则

GJB6600.3-2009装备交互式电子技术手册第3部分：模式

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

基准文件

制度文件结构要素引用的定义式文字描述

[源自：ISO/TS15926-6:2013(en),3.1.19，改写]

3.2

结构化structured

允许对文件进行灵活的控制的简单结构或格式

[源自：ISO/IEC14496-3:2019,T.166,改写]

3.3

元模型

为制度文件结构化建模符号定义概念及其关系的模型

[源自：ISO/IEC15909-2:2011(en),4.1.6，改写]

3.4

制度管理元素

已识别、命名和描述的基准文件的列表，以及有关如何表示相应制度文件结构要素的规范

注：在制度文件结构化关联关系基础上，实现依据文件清单、参考文件清单、各部门/岗位职责清单、法律法规清

单、流程清单等的输出，识别术语库、风险点、控制点等

[源自：ISO9735:1988(en),A.13，改写]

3.5

结构要素Structuralelements

按照功能，将制度文件内容划分为相对独立的功能单元

注：制度文件的结构要素包括封面、文档信息页、目录、正文等。

3.6

特征要素

一个结构要素包含的若干个特征单元

注：特征要素包括具体文件中的条文、表格、图片、文本等。

3.7

1

T/JSEPAXXXX—2022

编辑要素

一种文件编辑过程中对文本的编辑操作

注：编辑要素包括文本字体、字号、段前段后间距等。

4制度文件结构化

4.1构成图符号说明

本文件4.2~7中的图符号说明见表1。

表1构成图符号说明

编号符号说明

01带加号的要素为复杂类型元素，复杂类型要素包含子元素。

不带加号的要素为简单型元素，不包含子元素，仅包含文本，文本可以是字符串、

02日期、数字等。

元素框线为实线表示元素为必备元素，必备元素允许出现的最小次数为1。

03元素框线为虚线表示元素为可选元素，可选元素允许出现的最小次数为0。

04元素允许出现多次时，元素下方为元素允许出现的次数，此时必备元素的允许出现

次数为：1到无穷大。

05元素允许出现多次时，元素下方为元素允许出现的次数，此时可选元素的允许出现

次数为：0到无穷大。

06全部指示器，规定子元素可以按照任意顺序出现，且每个子元素必须只出现一次。

07选择指示器，规定可出现某个子元素或者可出现另外一个子元素（非此即彼）。

08序列指示器，规定子元素必须按照特定的顺序出现。

4.2制度文件结构化元模型

制度文件结构化元模型构成见图1，该模型是参考GB/T1.1-2020中6.2要求描述。

图1制度文件结构化元模型构成

4.2.1层次

按照制度文件内容的从属关系，可以将制度文件划分为若干层次。制度文件可能具有的层次见表2。

表2层次及其编号

层次编号实例

章1.0

条1.1

条1.1.1

段[无编号]

列项列项编号：1）、2）和a）、b）

2

T/JSEPAXXXX—2022

4.2.2结构要素

4.2.2.1结构要素的分类

制度文件由相对独立的结构模块，即以下结构要素组成：

a)封面

b)文档信息页

c)目录

d)正文

1)目的

2)适用范围

3)定义

4)规范性引用文件

5)责任

6)流程/规定

7)记录

8)附录

4.2.2.2结构要素的构成和表述

结构要素的内容由特征要素和编辑要素构成。

构成结构要素的条款或附加信息通常的表述形式为条文。当需要使用文件自身其他位置的内容或其

他文件中的内容时,可在文件中采取引用或提示的表述形式。为了便于文件结构的安排和内容的理解,

有些条文需要采取附录﹑图、表﹑数学公式等表述形式。

表3中界定了制度文件中结构要素的构成,给出了要素允许的表述形式。

表3文件中各要素的类别、构成及表述形式

结构要素的构

结构要素必备或可选要素所允许的表述形式

成

封面必备标明文件信息

文档信息页必备表

附加信息

目录必备列表

目的必备条文、图、表、数学公式、注、脚注、指明附录

适用范围必备条款、附加信息条文、表、注、脚注

定义必备条款、附加信息条文、图、数学公式、示例、注、引用、提示

正规范性引用文件必备附加信息清单、注、脚注

文责任条文、图、表、示例、注、脚注、引用、提示、指

必备

明附录

流程/规定条文、图、表、数学公式、示例、注、脚注、引用、

必备

提示、指明附录

条款、附加信息

记录条文、图、表、数学公式、示例、注、脚注、引用、

必备

提示、指明附录

附录条文、图、表、数学公式、示例、注、脚注、引用、

必备

提示、指明附录

章编号和标题的设置是必备的，要素内容的有无根据具体情况进行选择

4.2.2.3要素的选择

结构要素中的封面、文档信息页、目录、正文是必备要素。结构要素在制度文件中的位置、先后顺

序以及标题均应与表3所呈现的相一致。

3

T/JSEPAXXXX—2022

5层次

层次构成见图2：

图2层次构成

6结构要素

结构要素构成（一级）见图3：

图3结构要素构成

该所包含的复杂类型子的构成详见6.1~6.8。

6.1封面

封面是一个必备的结构要素，每一个制度文件都应有封面。封面的功能是提供标明制度文件的信息。

制度文件使用者通过这些信息可以从整体上快速识别该文件。

在制度文件的封面中应标明以下6项必备信息：

——Logo图标

——中文名称

——英文名称

——编码

——版本

——版权声明

封面的构成见图4：

4

T/JSEPAXXXX—2022

图4结构要素-封面构成

6.2文档信息页

文档信息页是一个必备的结构要素，每一个制度文件都应有文档信息页。文档信息页的功能是标明

该制度文件升版修订或临时变更等信息。制度文件使用者通过这些信息可以了解该文件历史版次情况。

在制度文件的文档信息页中应标明以下5项必备信息：

——基本信息

——编制者

——会签

——升版修订信息

——临时变更信息

文档信息页的构成见图5：

图5结构要素-文档信息页构成

6.3目录

目录这一结构要素用来呈现制度文件的正文结构。为了方便查阅制度文件内容，通常有必要设置目

录。

目录的构成见图6：

图6结构要素-目录构成

6.4正文

正文这一结构要素用来阐述制度文件的内容。

正文的构成见图7：

5

T/JSEPAXXXX—2022

图7结构要素-正文构成

6.4.1目的

目的这一结构要素在制度文件中应简要和准确地叙述其目的，并对“为何要求此文件”作出回答。

目的的构成见图8：

图8结构要素-正文-目的构成

6.4.2适用范围

适用范围这一结构要素用来界定制度文件的管理对象和所覆盖的各个方面，并指明制度文件的适用

界限。必要时，适用范围宜指出那些通常被认为制度文件可能覆盖，但实际上并不涉及的内容。

适用范围的构成见图9：

图9结构要素-正文-适用范围构成

6.4.3定义

定义这一结构要素用来描述一个概念，并区别于其他相关概念的表述。在制度文件中出现的管理术

语、特殊专业名词、缩写、缩略语或各领域认为重要的词汇的解释。

定义的构成见图10：

6

T/JSEPAXXXX—2022

图10结构要素-正文-定义构成

6.4.4规范性引用文件

规范性引用文件这一结构要素用来列出制度文件中规范性引用的文件。

规范性引用文件的构成见图11：

图11结构要素-正文-规范性引用文件构成

标准化文件的构成见图12：

图12结构要素-正文-规范性引用文件-标准化文件构成

7

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非标准文件和信息资源的构成见图13：

图13结构要素-正文-规范性引用文件-非标准化文件和信息资源构成

6.4.5责任

责任这一结构要素应列出承担主要职责的领导或职能部门。

责任的构成见图14：

图14结构要素-正文-责任构成

6.4.6流程/规定

流程/规定这一结构要素主要描述活动流程或相关管理规定，活动流程应确保与内控管理的要求相

呼应。

流程/规定的构成见图15：

8

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图15结构要素-正文-流程/规定构成

6.4.7记录

记录这一结构要素用于描述制度文件使用中产生的所有记录，以及活动过程要求编制的各种表格和

最终报告，也可以包含这些记录填写的详细说明。

记录的构成见图16：

图16结构要素-正文-记录构成

6.4.8附录

附录这一结构要素是用来承接或安置不便在制度文件6.4.6和6.4.7中表述的内容，附录的内容是对

正文内容的补充或附加。

附录的构成见图17：

图17结构要素-正文-附录构成

7结构要素允许表述形式

结构要素允许表述形式的构成见图18：

图18结构要素允许表述形式构成

7.1特征要素

特征要素是结构要素的构成内容。

特征要素的构成见图19：

9

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10

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图19结构要素允许表述形式-特征要素构成

7.2编辑要素

编辑要素是结构要素的格式编辑要求。

编辑要素的构成见图20：

图20结构要素允许表述形式-编辑要素构成

8制度文件信息自动化管理

在信息化技术下，制度文件进行结构化解析，形成对应的制度管理元素，并形成对应的结构化数据

库。通过基准文件的初步建立以及持续维护，借助制度文件管理系统进行自动化检索，实现制度文件相

应制度管理元素的及时维护更新。

8.1制度文件的自动化校验

在制度文件编校审批、定期审查以及使用过程中，组织应考虑以下6个方面：

a)组织机构：在组织机构中某部门名称发生更改，与其他制度文件中涉及到该部门的名称不一

致。

b)参考/依据文件：外部文件、上级制度、内部文件的基准数据发生变化引起的制度文件变化，

如：某制度文件名称由《A》调整为《B》。涉及到该制度文件的引用文件等内容需要更新。

c)术语：一个术语名称有多个术语定义时，或某个术语（如关键绩效指标）的定义发生了变化。

d)表单：表单数据（表单编号、名称、暂存部门、保存周期等）不一致；如果正文6.4.7中存

在某记录，则在6.4.8中该表单需存在。

e)内控信息：当正文流程/规定中出现风险点、内控点时，正文附录中必须有风险控制矩阵，如

正文6.4.6中出现流程图，6.4.8中必须有风险控制矩阵。

f)其他配置信息：如上级监管部门要求对某些类别的制度文件更改名称，将企业名称由“A”变

更为“B”。

当以上方面出现异常情况时，组织应按以下措施实施管控：

a)依据制度管理元素基准文件，对审批中和已生效制度文件在信息平台中自动化监测和校验，

自动识别与基准文件有差异的异常制度管理元素，对相关信息进行显性化标识和推送，提醒

制度文件的编制人员、审查人员和使用人员进行修改。

b)通过“修订模式”增加制度文件前后版本修订内容的突出显示，相关信息通过结构化系统平

台自动推送到制度文件管理系统制度文件编制、校核、审核、批准、分发、归档等管理控制

流程中。

8.2制度文件的处理权限管理

11

T/JSEPAXXXX—2022

组织应从制度管理元素层面对制度文件有效性实施分层分级控制，并按照编写人员、审核人员和批

准人员区分相应制度变更的审批权限，同时建立面向制度管理元素变更的制度文件批量处理管理机制。

8.2.1制度文件编写人员的处理权限

针对制度管理元素变更的不同性质和具体业务场景，借助信息化技术自动筛选和推送符合条件的相

关制度文件清单，由文件编写人员进行处理，主要包括批量处理确认流程、消息提醒确认流程等。批量

处理确认流程的处理选项应包括：

a)认可修订内容，同意批量处理

b)立即启动修订内容

c)暂不处理，下次修订时提醒我

d)直接关闭

8.2.2制度文件审核人员的处理权限

在制度文件审核过程中，审核人员应遵循诸如以下步骤：

a)编写人员点击提交后，提交给审核人员进行复核；

b)审核人员有更改选项的权力，流程以审核人员最终确认结果为准，相应触发后续行动；

c)批量处理确认流程完成之后，同意批量处理的制度文件转为审核人员待办，审核人员点击提

交后发起文件批量升版流程。

8.2.3制度文件批准人员的处理权限

在文件批量升版流程中，批准人员应遵循诸如以下步骤：

a)由制度文件的审核人员负责对系统批量替换的制度文件文本进行校核，校核无误后提交到部

门负责人审核；

b)部门负责人对批量替换的制度文件审核无误后提交到分管领导，由分管领导对批量升版的文

本进行批准，系统批量替换后自动完成发布工作。

8.2.4制度文件管理系统的处理权限

制度文件管理系统对制度文件定期巡航自动修订过程中，应考虑以下方面：

a)若基准文件发生变更（包括组织机构、法律法规等内容），则需要触发包含本次变更内容的

制度文件的批量处理；

b)其他基准配置数据外的语句需要批量处理的情况，只对部分制度文件的内容进行变更，即小

范围的变更；

注：如上级监管部门要求对某些类别的制度文件更改名称，将企业名称由“A”变更为“B”，其他制度文件无需更

改，无需变更基准文件，只针对小范围的制度文件进行批量处理。

c)针对评估为“拟撤销”“不需修订”等特殊约定的制度文件，应考虑以下方面：

1)暂不修改本次批量处理的内容，待制度文件修订升版时由系统需推送消息提醒；

2)立即修订升版制度文件，由编写人员自行修改，系统应自动触发制度文件的批量修订行

动；

3)同意批量处理。待由编写人员作出抉择后，由审核人员对同意批量处理的制度文件，发

起临时变更审批完成批量处理；

4)直接关闭。该提醒信息直接关闭，后续不会再提醒该制度文件信息。

12

T/JSEPAXXXX—2022

目次

前言..................................................................................II

引言.................................................................................III

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4制度文件结构化......................................................................2

4.1构成图符号说明..................................................................2

4.2制度文件结构化元模型............................................................2

4.2.1层次........................................................................2

4.2.2结构要素....................................................................3

5层次................................................................................4

6结构要素............................................................................4

6.1封面............................................................................4

6.2文档信息页......................................................................5

6.3目录............................................................................5

6.4正文............................................................................5

6.4.1目的........................................................................6

6.4.2适用范围....................................................................6

6.4.3定义........................................................................6

6.4.4规范性引用文件..............................................................7

6.4.5责任........................................................................8

6.4.6流程/规定...................................................................8

6.4.7记录........................................................................9

6.4.8附录........................................................................9

7结构要素允许表述形式................................................................9

8制度文件信息自动化管理.............................................................11

8.1制度文件的自动化校验...........................................................11

8.2制度文件的处理权限管理.........................................................11

8.2.1制度文件编写人员的处理权限.................................................12

8.2.2制度文件审核人员的处理权限.................................................12

8.2.3制度文件批准人员的处理权限.................................................12

8.2.4制度文件管理系统的处理权限.................................................12

I

T/JSEPAXXXX—2022

数字化流程管理-制度文件结构化

1范围

本文件确定了制度文件结构化元模型，规定了制度文件结构化管理的方法。

本文件适用于结构化制度文件的编写。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则

GB/T7714-2015信息与文献参考文献著录规则

GJB6600.3-2009装备交互式电子技术手册第3部分：模式

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

基准文件

制度文件结构要素引用的定义式文字描述

[源自：ISO/TS15926-6:2013(en),3.1.19，改写]

3.2

结构化structured

允许对文件进行灵活的控制的简单结构或格式

[源自：ISO/IEC14496-3:2019,T.166,改写]

3.3

元模型

为制度文件结构化建模符号定义概念及其关系的模型

[源自：ISO/IEC15909-2:2011(en),4.1.6，改写]

3.4

制度管理元素

已识别、命名和描述的基准文件的列表，以及有关如何表示相应制度文件结构要素的规范

注：在制度文件结构化关联关系基础上，实现依据文件清单、参考文件清单、各部门/岗位职责清单、法律法规清

单、流程清单等的输出，识别术语库、风险点、控制点等

[源自：ISO9735:1988(en),A.13，改写]

3.5

结构要素Structuralelements

按照功能，将制度文件内容划分为相对独立的功能单元

注：制度文件的结构要素包括封面、文档信息页、目录、正文等。

3.6

特征要素

一个结构要素包含的若干个特征单元

注：特征要素包括具体文件中的条文、表格、图片、文本等。

3.7

1

T/JSEPAXXXX—2022

编辑要素

一种文件编辑过程中对文本的编辑操作

注：编辑要素包括文本字体、字号、段前段后间距等。

4制度文件结构化

4.1构成图符号说明

本文件4.2~7中的图符号说明见表1。

表1构成图符号说明

编号符号说明

01带加号的要素为复杂类型元素，复杂类型要素包含子元素。

不带加号的要素为简单型元素，不包含子元素，仅包含文本，文本可以是字符串、

02日期、数字等。

元素框线为实线表示元素为必备元素，必备元素允许出现的最小次数为1。

03元素框线为虚线表示元素为可选元素，可选元素允许出现的最小次数为0。

04元素允许出现多次时，元素下方为元素允许出现的次数，此时必备元素的允许出现

次数为：1到无穷大。

05元素允许出现多次时，元素下方为元素允许出现的次数，此时可选元素的允许出现

次数为：0到无穷大。

06全部指示器，规定子元素可以按照任意顺序出现，且每个子元素必须只出现一次。

07选择指示器，规定可出现某个子元素或者可出现另外一个子元素（非此即彼）。

08序列指示器，规定子元素必须按照特定的顺序出现。

4.2制度文件结构化元模型

制度文件结构化元模型构成见图1，该模型是参考GB/T1.1-2020中6.2要求描述。

图1制度文件结构化元模型构成

4.2.1层次

按照制度文件内容的从属关系，可以将制度文件划分为若干层次。制度文件可能具有的层次见表2。

表2层次及其编号

层次编号实例

章1.0

条1.1

条1.1.1

段[无编号]

列项列项编号：1）、2）和a）、