市场询价制度规范

PAGE市场询价制度规范最新一、总则（一）目的为规范公司市场询价行为，确保采购、销售等业务活动中获取准确、合理的价格信息，有效控制成本，防范市场价格风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及市场询价的所有业务活动，包括但不限于原材料采购、设备购置、产品销售定价等。（三）基本原则1.合法性原则：市场询价活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价过程合法合规。2.公平公正原则：询价过程应公平对待所有参与供应商或客户，不得偏袒任何一方，保证价格信息的公正性。3.准确性原则：询价所获取的价格信息应真实、准确、完整，能够反映市场实际情况。4.及时性原则：及时关注市场动态，确保询价信息的时效性，以便为公司决策提供及时有效的支持。二、询价流程（一）询价发起1.需求部门提出：各部门根据业务需要，明确询价项目的详细要求，填写《市场询价申请表》，包括询价项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等关键信息，并提交至采购部门或相关业务主管部门。2.采购部门审核：采购部门收到申请表后，对询价需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。如需求存在疑问或不明确之处，及时与需求部门沟通澄清。（二）询价对象确定1.供应商或客户筛选：根据询价项目的特点和以往合作经验，采购部门或相关业务主管部门从公司供应商名录、行业推荐名单、网络平台等渠道筛选出合适的询价对象。询价对象应具有良好的信誉、稳定的供应能力和合理的价格水平。2.确定数量：一般情况下，询价对象数量不少于三家。对于特殊或单一来源的询价项目，需经相关领导审批后确定询价对象数量。（三）询价文件准备1.编制询价文件：采购部门或相关业务主管部门根据询价项目要求，编制详细的询价文件。询价文件应包括询价函（明确询价项目的各项要求、报价截止时间等）、报价清单（要求供应商或客户按照规定格式填写产品或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价等）、技术规格书（如有需要，详细描述产品或服务的技术要求）等内容。2.审核与发放：询价文件编制完成后，由部门负责人进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰。审核通过后，将询价文件以书面或电子形式发送给确定的询价对象。（四）询价信息收集1.报价接收：询价对象在规定的报价截止时间前，将填写完整的报价文件反馈至采购部门或相关业务主管部门。报价文件应加盖单位公章或授权代表签字，确保报价的有效性。2.信息整理：采购部门或相关业务主管部门对收到的报价信息进行整理，核对报价内容的完整性和准确性。如发现报价信息存在疑问或不符合要求的情况，及时与询价对象沟通核实。（五）询价结果评估1.价格分析：采购部门或相关业务主管部门对收集到的报价信息进行价格分析，比较不同询价对象的报价差异，分析价格形成的原因。同时，结合市场行情、产品质量、售后服务等因素，综合评估各报价的合理性。2.综合评估：除价格因素外，还应对询价对象的信誉、供应能力、产品质量、交货期等方面进行综合评估。对于重要的询价项目，可组织相关部门进行联合评估，形成评估意见。（六）询价结果审批1.结果上报：采购部门或相关业务主管部门根据询价结果评估情况，编制《市场询价结果报告》，详细说明询价项目的基本情况、询价过程、报价信息、评估意见及推荐的成交对象等内容，并提交至公司管理层审批。2.审批决策：公司管理层根据《市场询价结果报告》进行审批决策，确定最终的采购或销售价格及合作对象。如审批过程中对询价结果有异议，应及时与相关部门沟通，重新核实情况或补充询价信息。三、询价管理（一）询价人员管理1.人员资质要求：参与市场询价的人员应具备相关业务知识和经验，熟悉市场行情和法律法规。采购部门询价人员应经过专业培训，并具备一定的谈判技巧和沟通能力。2.职业道德规范：询价人员应遵守职业道德规范，诚实守信，保守公司商业机密。在询价过程中，不得接受供应商或客户的贿赂、回扣等不正当利益，不得泄露询价信息给无关人员。（二）询价记录管理1.记录内容：对每次市场询价活动进行详细记录，包括询价项目名称、询价日期、询价对象、询价文件内容、报价信息、评估过程及结果等。记录应真实、完整、可追溯。2.记录保存：询价记录应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行。一般情况下，询价记录应保存[X]年以上，以便日后查阅和审计。（三）询价监督与检查1.内部监督：公司内部审计部门定期对市场询价制度的执行情况进行监督检查，重点检查询价流程的合规性、询价记录的完整性、询价结果的合理性等方面。如发现问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：接受相关政府部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供有关市场询价的资料和信息，确保公司询价活动符合法律法规和行业标准要求。四、价格调整（一）调整依据1.市场因素：密切关注市场价格波动情况，如原材料价格大幅上涨或下跌、产品市场需求变化导致价格波动等，作为价格调整的重要依据。2.成本因素：当公司采购成本、生产成本等发生重大变化时，如原材料采购价格变动、人工成本增加、生产工艺改进等，可考虑对产品或服务价格进行调整。3.政策因素：国家或地方出台的相关政策法规对产品价格产生影响时，如税收政策调整、价格管制政策变化等，应及时调整价格。（二）调整流程1.提出申请：相关部门根据价格调整依据，填写《价格调整申请表》，详细说明价格调整的原因、调整幅度、调整时间等内容，并提交至公司管理层审批。2.审批决策：公司管理层对《价格调整申请表》进行审批，综合考虑各种因素，权衡价格调整对公司业务和市场竞争力的影响，做出是否同意价格调整的决策。3.通知执行：如价格调整申请获得批准，由相关部门负责将价格调整信息及时通知供应商、客户及公司内部相关部门，并做好价格调整后的业务衔接工作。五、保密规定（一）保密范围1.询价信息：包括询价项目的详细要求、询价对象名单、报价信息、评估过程及结果等所有与市场询价活动相关的信息。2.商业机密：涉及公司商业机密的其他信息，如公司采购策略、销售价格底线、成本数据等，在询价过程中可能涉及到的，均属于保密范围。（二）保密措施1.人员培训：对参与市场询价活动的人员进行保密培训，提高保密意识，明确保密责任。2.文件管理：对询价文件、报价文件、记录等资料进行严格的保管，设置专门的存放区域，限制无关人员access。文件传递应采用加密方式，确保信息安全。3.禁止泄露：询价人员及其他知悉询价信息的人员不得向任何无关第三方泄露询价信息，不得利用询价信息谋取个人利益。（三）违规处理如发现有违反保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。如因泄密