报销管理制度不规范

PAGE报销管理制度不规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金的合理使用和安全，特制定本报销管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够证明经济业务的实际发生。2.合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和实际工作需要，不得虚报、滥报。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。4.审批原则：所有报销必须经过规定的审批流程，未经审批不得报销。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：经济舱实报实销，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：按照实际乘坐车次的票价报销，软卧需经上级领导批准。长途汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：根据出差实际情况，按照城市级别和出差天数给予相应的补贴，具体标准如下：一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。补贴包含公交车、地铁、出租车等费用，不再另行报销市内交通票据。2.住宿费用员工出差应根据职级标准选择相应档次的酒店住宿，具体标准如下：高层管理人员：[X]元/天中层管理人员：[X]元/天普通员工：[X]元/天两人及以上同行出差，同性员工应尽量安排合住，如需单独住宿，需经上级领导批准，超出标准部分自理。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天给予[X]元的餐饮补贴，不再另行报销餐饮发票。（二）业务招待费1.招待范围：因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的费用。2.招待标准：招待客户时，应根据招待对象的级别和人数合理安排招待规格和费用标准。一般情况下，每次招待费用不得超过[X]元，特殊情况需提前经上级领导批准。招待费用应严格控制在业务合理范围内，严禁铺张浪费。3.审批流程：业务招待费报销前，需填写《业务招待费申请表》，详细注明招待对象、事由、时间、地点、预计费用等信息，经部门负责人、分管领导审批后，方可报销。报销时需附上审批后的申请表及相应发票作为附件。（三）办公用品及设备购置1.办公用品：指日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓等消耗性物品。各部门应根据实际工作需要，合理编制办公用品采购计划，经部门负责人审核后，统一由行政部门采购。办公用品采购后，由行政部门负责验收，并登记入库。员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取。办公用品费用报销时，需提供发票及明细清单，经部门负责人审核后，按照公司财务制度报销。2.办公设备购置：指用于办公的电脑、打印机、复印机及其它设备。各部门因工作需要购置办公设备的，应提前填写《办公设备购置申请表》，详细说明购置设备的名称、型号、数量、用途、预算等信息，经部门负责人、分管领导、财务部门审核后，报总经理批准。办公设备购置后，由行政部门负责验收，并办理固定资产登记手续。办公设备的维修、保养费用，按照公司相关规定报销，需提供维修发票及明细清单。（四）通讯费（手机费）1.公司根据员工职级给予相应的通讯费补贴，具体标准如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月普通员工：[X]元/月2.员工应选择符合公司规定的通讯套餐，并按照公司要求提供正规发票进行报销。超出补贴标准部分自理。（五）培训学习费用1.员工因工作需要参加与业务相关的培训学习活动，需提前填写《培训学习申请表》，经部门负责人、分管领导批准后，方可参加。2.培训学习费用包括培训学费、教材费、住宿费、交通费等，按照实际发生金额报销，但需提供相关发票及培训通知等证明材料。3.参加外部培训学习取得相关证书的，公司给予一定的奖励，具体奖励标准按照公司相关规定执行。（六）其它费用1.因工作需要发生的邮寄费、快递费、运输费等，凭有效发票报销。2.员工因工作需要支付的水电费、物业费等，需提供相关发票及费用明细，经部门负责人审核后报销。3.其它特殊费用，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理批准方可报销。三、报销流程（一）费用发生员工在费用发生时，应取得合法、有效的原始凭证，原始凭证应包括发票、收据、清单等，并注明费用的详细内容、金额、日期等信息。（二）填写报销单员工应按照公司规定的格式填写《费用报销单》，详细注明报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额、用途等信息，并在报销单上签字确认。（三）部门负责人审核部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，主要审核费用的真实性、合理性、必要性等，确认无误后在报销单上签字批准。（四）分管领导审批分管领导对分管部门员工的报销申请进行审批，重点审核费用是否符合公司规定和预算安排，审批通过后在报销单上签字。（五）财务审核财务部门对报销申请进行审核，主要审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，以及报销金额是否准确、是否符合公司财务制度等。如发现问题，财务部门有权要求报销人补充或更正相关资料，审核通过后在报销单上签字。（六）总经理审批对于金额较大或特殊的报销申请，需报总经理审批。总经理根据公司整体情况和财务状况进行审批，审批通过后在报销单上签字。（七）报销支付经各级审批通过的报销申请，由财务部门按照公司财务制度进行支付。支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定，但原则上应优先采用银行转账方式支付。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票应保持票面整洁，不得涂改、挖补，如有错误，应由开票方重新开具。3.发票必须与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票。（二）收据1.行政事业性收费收据、财政监制收据等合法收据可以作为报销凭证，但需加盖收款单位财务专用章或收费专用章。2.非财政监制的收据不得作为报销凭证，但在某些特殊情况下，如支付给个人的小额费用等，可由收款方出具收款证明，并注明收款事由、金额、日期等信息，经部门负责人审核后报销。（三）清单1.购买办公用品、食品、礼品等物品时，发票上无法详细注明具体明细的，需提供销售方开具的清单，并加盖发票专用章。2.出差住宿费用发票上无法区分不同人员住宿费用的，需提供酒店出具的住宿费用明细清单，并加盖酒店财务专用章。（四）其它凭证1.因工作需要发生的运输费、邮寄费、快递费等，需提供运输公司、快递公司开具的运单、快递单等凭证，并加盖公司公章或业务专用章。2.员工因工作需要支付的水电费、物业费等，需提供相关部门开具的缴费通知单或发票复印件，并加盖相关部门公章。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整的报销单及相关凭证提交给部门负责人审核。（二）差旅费报销员工出差返回后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如因特殊原因无法及时报销的，需提前向部门负责人说明情况，并在出差结束后的[X]个工作日内完成报销。（三）其它费用报销对于定期发生的费用，如通讯费、房租等，应按照公司规定的时间节点进行报销。如遇节假日或特殊情况，报销时间可适当顺延，但最长不得超过顺延后的[X]个工作日。六、违规处理（一）虚报、假报费用1.对于虚报、假报费用的行为，一经发现，公司将追回虚报、假报的费用，并视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻的，给予警告处分，并要求员工退还虚报、假报的费用及相应利息。3.情节严重的，给予记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同，并依法追究法律责任。（二）审批环节违规1.各级审批人员应严格按照公司规定进行审批，不得擅自越权审批或故意放宽审批标准。如发现审批环节存在违规行为，将追究审批人员的责任。2.对于因审批不严导致公司损失的，审批人员应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（三）逾期报销1.员工应按照公司规定的报销时间及时办理报销手续，对于