湖南省扶贫档案管理制度

PAGE湖南省扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强湖南省扶贫档案管理，确保扶贫工作中形成的各类文件材料真实、完整、准确、系统，有效服务于扶贫工作决策、管理和监督，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南省各级扶贫部门、参与扶贫工作的相关单位以及涉及扶贫项目实施的各类主体在扶贫工作中形成的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则扶贫档案由各级扶贫部门统一负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映扶贫工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集扶贫工作各个环节形成的文件材料，保证档案的齐全完整。4.准确性原则档案信息应准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。5.安全性原则采取有效措施确保扶贫档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.各级扶贫部门负责制定本地区扶贫档案管理制度，组织实施档案管理工作，对所属单位和下级扶贫部门的档案管理进行监督指导。2.扶贫项目实施单位负责本单位扶贫项目档案的收集、整理、归档和保管，按照要求向同级扶贫部门移交项目档案。3.档案管理人员具体承担扶贫档案的日常管理工作，包括文件材料的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、检索、利用等工作，确保档案管理工作的有序开展。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.扶贫政策文件包括国家和湖南省出台的各类扶贫政策法规、规划、实施方案、工作意见等。2.扶贫项目文件项目申报书、可行性研究报告、项目批复、招投标文件、合同协议、项目实施计划、项目监测评估报告、项目验收报告等。3.扶贫资金文件资金预算、资金下达文件、资金使用计划、资金拨付凭证、财务审计报告等。4.贫困对象识别与帮扶文件贫困对象识别登记表、帮扶手册、帮扶计划、帮扶措施落实情况记录、贫困对象动态调整资料等。5.扶贫工作记录文件会议记录、工作简报、调研报告、统计报表、工作总结、考核评估材料等。6.其他相关文件与扶贫工作有关的照片、音像资料、电子数据等。（二）收集要求1.及时收集各部门和单位应明确专人负责文件材料的收集工作，在扶贫工作开展过程中同步进行收集，确保文件材料不遗漏、不丢失。2.全面收集涵盖扶贫工作的各个方面、各个环节形成的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等不同载体形式。3.真实准确收集的文件材料应内容真实、数据准确、签字盖章齐全，确保档案的原始性和可靠性。三、档案的整理与归档（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照扶贫工作的业务内容和档案形成特点，分为综合管理类、扶贫项目类、扶贫资金类、贫困对象管理类、其他类等类别。2.组卷将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，一般以项目、年度、问题等为组卷单位。3.编目对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目；编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等项目。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件整齐牢固。（三）归档要求1.定期归档各部门和单位应在每年年底前，将本年度形成的扶贫档案整理归档完毕，并向同级扶贫部门移交。2.规范移交移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、数量、保管期限等内容。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案库房各级扶贫部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房设施配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等；安装温湿度调控设备和消防设备，确保库房环境符合档案保管要求。（二）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）档案保护措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，发现问题及时处理。2.维护修复对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.数字化管理逐步推进扶贫档案的数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的便捷查询和利用，同时做好电子档案的备份和安全管理。五、档案的利用与服务（一）利用范围1.扶贫工作决策为各级政府和扶贫部门制定扶贫政策、规划、措施等提供参考依据。2.项目管理与监督对扶贫项目的实施过程进行跟踪检查，对项目验收、绩效评估等提供支持。3.贫困对象帮扶为精准识别贫困对象、制定个性化帮扶措施、评估帮扶成效等提供基础数据和信息。4.社会监督与宣传接受社会各界对扶贫工作的监督，为扶贫宣传提供素材。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应按照规定为利用者提供档案查阅服务，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅人员不得擅自涂改、转借、复印档案。3.出具证明根据利用者的需求，为其出具与扶贫档案相关的证明材料。（三）服务要求1.热情周到档案管理人员应热情接待利用者，及时、准确地提供档案信息。2.严格保密在档案利用过程中，严格遵守保密制度，保护档案信息安全，防止档案内容泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立由档案管理人员、业务人员和相关领导组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定对每份档案进行逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.综合评估结合扶贫工作实际和档案利用情况，综合评估档案的保存必要性。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定确定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.审批销毁清册报经同级扶贫部门负