保密档案安全管理制度

PAGE保密档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织保密档案的安全管理，确保档案信息的完整性、准确性和保密性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及保密档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保保密档案管理活动合法合规。2.保密性原则：采取有效措施，防止保密档案信息被非法获取、使用、披露或破坏。3.完整性原则：保证保密档案信息的全面性和准确性，维护档案资料的原始面貌。4.可追溯性原则：对保密档案的管理过程进行详细记录，以便在需要时能够追溯相关操作和事件。二、保密档案的定义与范围（一）定义保密档案是指涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息、客户信息等重要敏感信息，需要严格保密的各类文件、资料、记录等。（二）范围1.商业秘密类：包括公司的商业模式、营销策略、市场调研数据、产品研发计划、生产工艺、销售渠道等。2.技术秘密类：涵盖未公开的技术方案、技术诀窍、专利技术、软件代码、技术图纸等。3.财务信息类：如财务报表、预算方案、成本核算资料、资金流动情况等。4.人事信息类：员工个人档案、薪资福利信息、绩效考核记录、人事任免文件等。5.客户信息类：客户名单、联系方式、交易记录、客户需求分析报告等。6.其他类：公司/组织内部制定的重要规章制度、会议纪要、重大决策文件等，以及涉及国家安全、公共安全等特殊领域的相关档案。三、保密档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善保密档案管理制度，并组织实施。2.对保密档案进行分类、编号、登记、存储和保管，确保档案的安全与完整。3.定期对保密档案进行清查、核对，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.负责保密档案的借阅、归还、查阅等日常管理工作，严格按照规定办理相关手续。5.组织开展保密档案管理培训，提高员工的保密意识和档案管理技能。6.协助有关部门对涉及保密档案的违规事件进行调查处理。（二）档案形成部门职责1.负责本部门产生的保密档案的收集、整理和初步审核，确保档案内容准确、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的保密档案移交至档案管理部门。3.对本部门保管的保密档案进行妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。4.在档案形成过程中，严格遵守保密规定，对涉及保密的信息进行有效控制。5.配合档案管理部门做好保密档案的管理工作，接受档案管理部门的监督和指导。（三）使用人员职责1.严格遵守保密档案管理制度，不得擅自复制、传播、销毁保密档案。2.在使用保密档案时，应妥善保管，不得转借他人，确保档案的安全。3.使用完毕后，及时将保密档案归还档案管理部门，并办理相关手续。4.发现保密档案存在问题或可能存在泄露风险时，应及时报告档案管理部门。（四）审批人员职责1.对保密档案的借阅、查阅、复制等申请进行严格审批，确保申请理由合理、必要。2.在审批过程中，充分考虑保密风险，提出明确的审批意见。3.对审批通过的申请进行跟踪监督，确保使用人员按照规定使用保密档案。四、保密档案的分类与编号（一）分类根据保密档案的内容和性质，分为商业秘密类、技术秘密类、财务信息类、人事信息类、客户信息类和其他类六大类。每大类下可根据具体情况进一步细分小类。（二）编号1.采用统一的编号规则，确保每一份保密档案都有唯一的标识。编号应包含类别代码、年份、流水号等信息。2.类别代码：用大写字母表示各类别，如“SY”代表商业秘密类，“JS”代表技术秘密类等。3.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从阿拉伯数字“001”开始依次编号。例如，一份商业秘密类档案，形成于2023年，流水号为010，则其编号为“SY2023010”。五、保密档案的存储与保管（一）存储环境1.设立专门的保密档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁等安全设施。2.库房温度应保持在适宜范围内，一般为14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.库房内应安装监控设备，对库房进行24小时实时监控，监控记录应保存一定期限。（二）存储方式1.保密档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应具备锁具，并定期检查锁具的安全性。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，如服务器、磁盘阵列等，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害等原因导致数据丢失。3.对存储的保密档案应建立详细的目录清单，注明档案的编号、名称、类别、形成时间、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）保管期限1.根据保密档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上甚至永久保存。3.具体保管期限由档案管理部门会同相关部门根据实际情况确定，并在档案目录清单中注明。4.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定的程序对档案进行鉴定和销毁。（四）日常保管措施1.档案管理人员应定期对保密档案进行检查，查看档案是否有损坏、变质等情况，如有问题应及时处理。2.对电子档案应定期进行病毒查杀和数据维护，确保数据的安全性和完整性。3.严格限制无关人员进入保密档案库房，进入库房的人员应进行登记，并遵守库房管理制度。4.对保密档案的存储位置、数量等信息应严格保密，防止信息泄露。六、保密档案的借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅保密档案的，应填写《保密档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅理由、借阅期限等信息。2.《保密档案借阅申请表》应由申请人所在部门负责人审核签字，报档案管理部门审批。档案管理部门应根据申请理由和保密规定进行严格审批，必要时可征求相关部门意见。3.审批通过后，档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并与借阅人员办理借阅登记手续，双方签字确认。借阅登记应注明借阅档案的编号、名称、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。续借手续办理流程与借阅申请流程相同。5.借阅人员应妥善保管借阅的保密档案，不得擅自涂改、复印、转借他人或带出规定的使用范围。如因特殊情况需要带出公司/组织的，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄露等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（二）查阅1.查阅保密档案应填写《保密档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、名称、查阅理由等信息。2.《保密档案查阅申请表》的审核和审批流程与借阅申请表相同。3.审批通过后，档案管理人员应在指定的查阅地点提供档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员只能在规定的范围内查阅档案，不得擅自摘抄、复制档案内容。4.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否有损坏或丢失等情况。七、保密档案的复制与销毁（一）复制1.因工作需要复制保密档案的，应填写《保密档案复制申请表》，注明复制档案的编号、名称、复制份数、复制用途等信息。2.《保密档案复制申请表》的审核和审批流程与借阅申请表相同。3.审批通过后，如果是纸质档案，档案管理人员应按照规定的份数进行复制，并在复印件上加盖“保密档案复印件”章，注明复制日期、复制份数等信息。如果是电子档案，档案管理人员应按照规定的方式进行复制，并对复制过程进行记录。4.复制后的保密档案应按照与原件相同的保管要求进行保管，并严格控制其使用范围。（二）销毁1.保密档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁申请，填写《保密档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、类别、数量、销毁理由等信息。2.《保密档案销毁申请表》应由档案管理部门负责人审核签字，报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门应组织专人对拟销毁的保密档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.销毁方式可根据档案的性质和数量选择合适的方法，如纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁，电子档案可采用格式化、删除等方式销毁。销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁人员、销毁方式等信息。5.销毁记录应保存一定期限，以备查考。八、保密档案的安全检查与监督（一）定期检查1.档案管理部门应定期对保密档案的管理情况进行检查，检查内容包括档案的存储环境、保管措施、借阅查阅登记、复制销毁记录等。2.定期检查应形成书面报告，对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）不定期抽查1.公司/组织内部审计、监察等部门应不定期对保密档案管理情况进行抽查，重点检查保密制度的执行情况、档案信息的安全性等。2.抽查发现问题的，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（三）监督考核1.将保密档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对在保密档案管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反保密档案管理制度，导致档案信息泄露、丢失或其他安全事故的部门和个人，按照公司/组织相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。九、保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度保密档案管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容应包括保密法律法规、公司/组织保密制度、档案管理知识与技能、保密意识教育等。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展保密档案管理培训工作。培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析、实地操作等多种形式，以提高培训效果。2.对新入职员工、涉及保密档案管理工作的岗位调动人员等，应及时进行上岗前的保密档案管理培训，确保其熟悉相关制度和操作规程。（三）教育宣传1