档案文件工作制度及流程

PAGE档案文件工作制度及流程一、总则（一）目的为加强公司/组织档案文件管理，确保档案文件的完整、准确、系统和安全，便于档案文件的查阅、利用和保管，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案文件形成、收集、整理、归档、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案文件实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实性原则：档案文件应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。3.完整性原则：确保档案文件的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案文件严格保密。5.方便利用原则：档案文件的管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案文件管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案文件管理制度和流程。2.负责公司/组织各类档案文件的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案文件管理信息系统，实现档案文件的信息化管理。4.对各部门档案文件管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。5.开发和利用档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案文件的形成、积累和整理工作，确保档案文件的真实、完整和准确。2.按照公司/组织档案文件管理制度和流程，定期向档案管理部门移交应归档的档案文件。3.配合档案管理部门做好档案文件的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备专业知识和技能。2.负责档案文件的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。3.严格执行档案文件查阅、借阅制度，做好登记和跟踪管理。4.定期对档案文件进行检查和核对，确保档案文件的安全和完整。5.积极参与档案信息资源的开发利用工作，为公司/组织提供有效服务。三、档案文件的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司/组织的行政管理文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度等。2.人事类：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核资料等。3.财务类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.业务类：根据公司/组织的业务范围进行分类，如销售合同、采购订单、项目文档等。5.技术类：技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。6.其他类：不属于以上分类的特殊档案文件。（二）编号1.档案文件编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。2.编号方法：采用层次编码法，由全宗号、年度号、类别号、保管期限号、顺序号组成。全宗号：公司/组织档案的唯一标识，由档案管理部门统一编制。年度号：文件形成的年度，采用公元纪年，如“20XX”。类别号：根据档案文件分类确定，用大写字母表示，如“A”代表行政类。保管期限号：分为“永久”“长期”“短期”，分别用“Y”“C”“D”表示。顺序号：按文件排列顺序编制，用阿拉伯数字表示。3.例如：某份行政类档案文件，全宗号为“01”，年度为“2023”，类别号为“A”，保管期限为“长期”，顺序号为“001”，则编号为“012023AC001”。四、档案文件的形成与收集（一）形成要求1.公司/组织各部门及员工在工作活动中应及时形成各类档案文件，确保文件内容真实、准确、完整。2.文件应使用耐久性强的书写材料和纸张，字迹清晰，签署完备。3.电子文件应符合国家相关标准和规范，采用通用格式存储，并进行备份。（二）收集范围1.反映公司/组织行政管理、业务活动、技术研发等方面的各类文件。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。3.员工个人的工作成果、业绩证明、培训记录等。4.其他具有保存价值的文件资料。（三）收集时间1.对于日常工作中形成的文件，应在文件办理完毕后及时收集。2.对于周期性工作形成的文件，如年度总结、财务报表等，应在规定时间内收集。3.对于重大活动、项目形成的文件，应在活动结束或项目完成后立即收集。（四）收集方式1.各部门指定专人负责本部门档案文件的收集工作，定期将收集的文件整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门可通过定期检查、上门催交等方式，确保档案文件的及时收集。3.对于零散的文件，档案管理人员可直接从相关部门或人员处收集。五、档案文件的整理（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.分类：按照档案文件的分类方案，对收集的文件进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，保持文件的整齐。3.编目：编制档案文件目录，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装盒：将整理好的档案文件装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。（三）整理流程1.接收文件：档案管理部门接收各部门移交的档案文件。2.初步审核：对接收的文件进行初步审核，检查文件的完整性和准确性。3.分类整理：按照分类方案对文件进行分类整理，确定保管期限。4.装订编目：对文件进行装订和编目，编制目录清单。5.装盒上架：将整理好的文件装入档案盒，上架存放，并建立相应的索引。六、档案文件的归档（一）归档范围1.已整理好的各类档案文件。2.符合归档要求的电子文件。（二）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案文件整理归档完毕。2.对于重大活动、项目形成的档案文件，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内归档。（三）归档程序1.编制归档清单：各部门在归档前应编制档案文件归档清单，注明文件名称、编号、日期、保管期限等信息。2.移交档案：各部门将编制好的归档清单和档案文件一并移交档案管理部门。3.审核接收：档案管理部门对移交的档案文件进行审核，核对归档清单与实际文件是否相符，无误后办理接收手续。4.上架存放：将归档的档案文件按照分类和编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。七、档案文件的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案密集架存放，便于管理和查阅。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.对于特殊载体的档案文件，如照片、录音、录像等，应按照相应的保管要求进行保管。（三）保管期限1.档案文件的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案文件：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案文件。长期保管的档案文件：保管期限为[X]年的档案文件，主要是对公司/组织在一定时期内有查考利用价值的文件。短期保管的档案文件：保管期限为[X]年的档案文件，主要是在较短时间内有参考价值的文件。2.档案管理部门应定期对档案文件的保管期限进行鉴定，及时调整保管期限。（四）安全管理1.建立健全档案文件安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，严禁在档案库房内吸烟、用火、用电等。3.定期对档案文件进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.做好档案文件的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案文件的安全。八、档案文件的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案文件的利用应符合国家法律法规和公司/组织相关规定。2.保密原则：对涉及公司/组织机密的档案文件严格保密，防止泄露。3.方便快捷原则：为利用者提供方便快捷的服务，提高档案文件的利用率。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案文件。2.外部单位因业务往来、合作等需要查阅公司/组织档案文件，须经公司/组织相关部门批准。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案文件，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：对于确需借出档案文件的，应办理借阅手续，注明借阅期限和归还时间。3.复制：利用者如需复制档案文件，应经档案管理部门同意，并按照规定收取复制费用。（四）利用流程1.申请：利用者填写档案文件利用申请表，注明利用目的、文件名称、编号等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人或相关领导审批后，交档案管理部门。3.查阅或借阅：档案管理部门根据审批意见，为利用者提供档案文件查阅或借阅服务。4.归还：借阅的档案文件应在规定期限内归还，档案管理人员应进行核对，确保文件完整无损。九、档案文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案文件的内容、来源、时间等进行全面审查。2.价值评估原则：根据档案文件的历史价值、现实价值和保存价值进行评估。3.慎重决定原则：鉴定结果应经过严格审核，慎重决定档案文件的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案文件鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对档案文件进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案文件逐件进行审查，判断其价值。2.综合分析法：结合档案文件的形成背景、历史沿革、现实利用情况等进行综合分析。（四）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定需要销毁的档案文件，由档案管理部门编制销毁清单，注明文件名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审