档案制度自查报告

PAGE档案制度自查报告一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本自查报告。（二）适用范围本报告适用于公司各部门及所属单位的档案管理工作。（三）档案定义本公司档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理机构及人员（一）管理机构公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司档案。综合档案室隶属于行政部门，接受公司分管领导的直接领导。（二）人员配备综合档案室配备了专职档案管理人员[X]名，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。档案管理人员均具备大专以上学历，经过专业培训，熟悉档案管理业务。三、档案管理制度（一）文件材料归档制度1.各部门应指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料应按照形成规律和特点，进行分类整理，一般应保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张应符合档案保管要求。（二）档案整理制度1.档案管理人员应按照档案整理的原则和方法，对归档的文件材料进行系统整理，编制档案目录和检索工具。2.档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，排列编号，编制档号。3.档案整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、目录清晰，便于查找和利用。（三）档案保管制度1.综合档案室应具备符合档案保管要求的库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和安全。（四）档案鉴定制度1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成鉴定小组，按照国家有关规定和公司实际情况，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，严禁擅自销毁档案。（五）档案统计制度1.档案管理人员应建立健全档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计数据应真实、准确、完整，及时上报有关部门。3.公司应定期对档案统计数据进行分析和研究，为档案管理决策提供依据。（六）档案利用制度1.公司应积极为档案利用者提供服务，根据利用者的需求，及时、准确地提供档案资料。2.查阅、借阅档案应履行审批手续，填写查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、范围和期限等。3.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、拆卷、抽取、撤换、损坏档案。4.如需复制档案，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行复制，复制件应加盖档案管理部门印章。（七）档案保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取特殊的保管措施，限制查阅范围。3.档案管理人员应加强对档案库房、办公室等场所的安全管理，防止档案丢失、被盗和泄密。四、档案管理工作流程（一）文件材料收集1.各部门在工作活动中形成的文件材料，应及时收集齐全，定期移交综合档案室。2.综合档案室应主动与各部门沟通联系，了解文件材料的形成情况，及时督促各部门做好文件材料的收集工作。（二）文件材料整理1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类、装订、编目等整理工作。2.整理后的文件材料应符合档案整理的要求，便于保管和利用。（三）档案归档1.整理好的文件材料按照规定的保管期限和分类方案进行归档，编制档号。2.档案管理人员将归档后的档案装入档案盒，上架排列，建立档案检索目录。（四）档案保管1.档案管理人员将档案存放在符合保管要求的库房内，定期进行检查和清点。2.对档案保管过程中出现的问题，如破损、褪色等，及时进行处理。（五）档案利用1.利用者填写查阅、借阅申请表，经审批后到综合档案室查阅、借阅档案。2.档案管理人员按照利用者的需求提供档案资料，并做好利用登记工作。3.利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。（六）档案鉴定与销毁1.公司定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报公司领导批准后进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁过程，并做好销毁记录。五、档案管理工作自查情况（一）档案管理制度执行情况1.通过对档案管理制度的学习和培训，各部门对档案管理工作的重视程度有所提高，基本能够按照制度要求开展档案管理工作。2.档案管理人员严格遵守档案管理制度，认真履行职责，确保了档案管理工作的正常开展。（二）档案整理情况1.对历年归档的档案进行了全面清查，发现部分档案存在分类不准确、编号不规范、目录不清晰等问题。2.针对清查中发现的问题，档案管理人员及时进行了整改，重新对档案进行了分类、编号和编目，确保了档案整理的规范和准确。（三）档案保管情况1.档案库房设施设备基本齐全，能够满足档案保管的要求。2.定期对档案进行检查和清点，未发现档案丢失、损坏等情况。3.档案保管环境符合要求，温度、湿度基本保持在规定范围内。（四）档案利用情况1.建立了档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行了详细记录。2.档案利用服务较为及时、准确，能够满足利用者的需求。3.加强了对档案利用过程的监督管理，未发现利用者擅自涂改、拆卷等违规行为。（五）档案鉴定与销毁情况1.按照档案鉴定制度的要求，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对失去保存价值的档案，严格按照规定的程序进行销毁，确保了档案销毁工作的规范和安全。六、存在的问题及改进措施（一）存在的问题1.部分部门对档案管理工作的重视程度不够，存在文件材料收集不及时、整理不规范等问题。2.档案管理人员的业务水平有待进一步提高。虽然经过专业培训，但在实际工作中还存在一些业务操作不熟练的情况。3.档案信息化建设相对滞后，档案管理软件功能不够完善，影响了档案管理工作的效率和质量。（二）改进措施1.加强对各部门档案管理工作的宣传和培训，提高各部门对档案管理工作的重视程度，明确文件材料收集、整理的责任人和要求，确保文件材料的齐全、完整和规范。2.定期组织档案管理人员参加业务培训和学习交流活动，不断提高档案管理人员的业务水平和综合素质。鼓励档案管理人员参加档案专业技术职称考试，提升专业能力。3.加大档案信息化建设投