图纸档案管理制度范本

PAGE图纸档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司图纸档案的管理，确保图纸档案的完整性、准确性和安全性，便于图纸档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及图纸档案管理的部门和人员，包括但不限于设计部门、工程部门、技术部门、档案管理部门等。（三）定义1.图纸档案：指公司在生产、经营、管理等活动中形成的，具有保存价值的各类图纸，包括但不限于设计图纸、工艺图纸、施工图、竣工图等。2.档案管理部门：指公司设立的专门负责图纸档案管理工作的部门，承担图纸档案的收集、整理、保管、利用等职责。（四）管理原则1.集中统一管理原则：图纸档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：图纸档案应如实反映公司生产、经营、管理等活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的图纸档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：在确保图纸档案安全的前提下，应充分考虑利用需求，提供便捷的查阅、利用服务。二、图纸档案的收集（一）收集范围1.公司自行设计的各类图纸，包括初步设计图纸、详细设计图纸、变更设计图纸等。2.外购的设备、材料等附带图纸。3.工程建设过程中形成的施工图、竣工图等。4.与图纸相关的技术文件、资料，如设计计算书、技术交底记录、质量检验报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责图纸档案的收集工作，确保图纸档案的及时、完整收集。2.收集的图纸档案应内容完整、清晰，签字盖章齐全，符合归档要求。3.对于电子图纸档案，应确保其格式正确、存储介质完好，并与纸质图纸档案内容一致。（三）收集流程1.项目完成或工作结束后，相关部门应及时整理本部门形成的图纸档案，并填写《图纸档案移交清单》，注明图纸档案的名称、数量、形成时间等信息。2.将整理好的图纸档案及《图纸档案移交清单》一并移交至档案管理部门。3.档案管理部门对移交的图纸档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。三、图纸档案的整理（一）分类标准1.按专业分类：根据图纸所涉及的专业领域，分为建筑、结构、电气、给排水、暖通等类别。2.按项目分类：按照公司的项目名称，将图纸档案分为不同的项目档案。3.按阶段分类：根据图纸形成的阶段，分为设计阶段图纸、施工阶段图纸、竣工阶段图纸等。（二）编号规则1.项目编号：采用公司统一的项目编号规则，确保项目编号的唯一性和系统性。2.图纸编号：在项目编号的基础上，按照图纸的顺序进行编号，编号应清晰、准确，便于识别和查找。（三）整理步骤1.对收集到的图纸档案进行分类，按照分类标准将图纸档案归入相应的类别。2.对每一类图纸档案进行编号，编制《图纸档案目录》，注明图纸档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对图纸档案进行装订、折叠，确保图纸的整齐、美观，并便于查阅。4.将整理好的图纸档案装入档案盒或档案柜，按照编号顺序排列存放。四、图纸档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的图纸档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保图纸档案的安全保管。（二）保管方式1.图纸档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案的备份和安全。2.纸质图纸档案应分类存放于档案盒或档案柜中，并建立相应的索引和目录，便于查找和利用。3.电子图纸档案应存储于专用的存储设备中，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.图纸档案的保管期限应根据其重要性和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.对于涉及公司核心技术、商业秘密以及具有重要历史价值的图纸档案，应永久保管。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对图纸档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。2.清查工作应每年进行一次，清查结果应形成《图纸档案清查报告》，对发现的问题及时进行处理。3.对于丢失、损坏的图纸档案，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并追究相关人员的责任。五、图纸档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅图纸档案。2.公司外部单位因合作、项目审查等需要查阅、借阅图纸档案，但应按照相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.内部利用公司内部各部门如需查阅、借阅图纸档案，应填写《图纸档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、时间等信息。将《图纸档案查阅申请表》提交至档案管理部门，档案管理部门进行审核，审核通过后予以办理查阅、借阅手续。查阅、借阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅、借阅，并遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自复制、涂改、转借图纸档案。查阅、借阅结束后，查阅、借阅人员应及时归还图纸档案，档案管理部门对归还的图纸档案进行核对、验收。2.外部利用公司外部单位如需查阅、借阅图纸档案，应提前向公司提交《图纸档案查阅申请表》，并提供相关证明材料，说明查阅、借阅的目的、内容、时间等信息。公司相关部门对外部单位的申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批同意后，档案管理部门与外部单位签订《图纸档案查阅、借阅协议》，明确双方的权利、义务和保密责任。外部单位查阅、借阅图纸档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，并由档案管理部门指定专人陪同，不得擅自复制、涂改、转借图纸档案。查阅、借阅结束后，外部单位应及时归还图纸档案，档案管理部门对归还的图纸档案进行核对、验收，并按照协议约定收取相关费用。（三）利用记录1.档案管理部门应对图纸档案的利用情况进行记录，包括查阅、借阅的时间、人员、内容、用途等信息。2.利用记录应定期整理、归档，并保存一定期限，以便日后查阅和统计分析。六、图纸档案的保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全图纸档案保密制度，明确保密责任，加强对保密工作的管理。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的图纸档案，应采取加密存储、专人保管、限制访问等保密措施。3.在图纸档案的查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露图纸档案的内容。4.对接触图纸档案的人员进行保密教育，提高其保密意识，防止因人员疏忽导致图纸档案泄露。（二）保密协议1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的图纸档案，档案管理部门应与接触人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.保密协议应包括保密内容、保密期限、违约责任等条款，确保保密协议的有效性和可操作性。（三）泄密处理1.如发现图纸档案泄露事件，应立即采取措施进行制止，并及时报告公司领导。2.对泄露事件进行调查，查明原因，确定责任人员，并依法依规进行处理。3.对因图纸档案泄露给公司造成损失的，应追究责任人员的经济赔偿责任。七、图纸档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.图纸档案的鉴定工作应遵循“全面审查、准确判断、慎重处理”的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据图纸档案的保管期限、重要性、使用价值等因素进行综合评估，确定其是否仍具有保存价值。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期对到期的图纸档案进行清理，提出鉴定意见，并填写《图纸档案鉴定申请表》。2.公司成立图纸档案鉴定小组，由档案管理部门、技术部门、法务部门等相关人员组成，对档案管理部门提交的《图纸档案鉴定申请表》进行审核。3.鉴定小组通过查阅档案、听取汇报、实地调研等方式，对图纸档案进行全面审查，根据鉴定原则确定其是否仍具有保存价值。4.鉴定小组形成鉴定意见，填写《图纸档案鉴定报告》，经公司领导审批后生效。（三）销毁流程1.对于经鉴定确无保存价值的图纸档案，档案管理部门应编制《图纸档案销毁清单》，注明销毁档案的名称、数量、日期等信息。2.将《图纸档案销毁清单》提交至公司领导审批，经审批同意后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁工作应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，