档案管理制度附表

PAGE档案管理制度附表一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案管理制度及附表。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.指导、监督各部门的档案管理工作，对档案管理人员进行培训。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（二）各部门1.设立兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部。3.配合综合管理部做好档案的查询、利用等工作。三、档案分类及编号（一）文书档案1.分类：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。机构（问题）：根据公司内部机构设置或文件内容所涉及的问题进行分类。2.编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的方式进行编号。年度：用四位阿拉伯数字表示，如“202X”。保管期限代码：永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。流水号：按照档案整理顺序依次编写，位数根据档案数量确定。（二）人事档案1.分类：按照员工类别分为在职人员档案、离职人员档案等；在职人员档案再按照档案内容分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资福利材料、任免材料、其他材料等。2.编号：采用员工工号作为人事档案编号。（三）财务档案1.分类：按照会计档案的类别分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等。会计凭证：按照月份和凭证序号进行分类。会计账簿：按照账簿名称和年度进行分类。财务报告：按照年度和报告类型进行分类。其他会计资料：按照资料性质和年度进行分类。2.编号：采用“年度+档案类别代码+流水号”的方式进行编号。年度：用四位阿拉伯数字表示，如“202X”。档案类别代码：凭证为“PZ”，账簿为“ZB”，报告为“BG”，其他为“QT”。流水号：按照档案整理顺序依次编写，位数根据档案数量确定。（四）业务档案1.分类：根据公司业务特点，分为市场营销档案、项目管理档案、客户服务档案等。市场营销档案：按照项目名称、客户名称等进行分类。项目管理档案：按照项目阶段、项目编号等进行分类。客户服务档案：按照客户类别、服务记录等进行分类。2.编号：采用“业务类别代码+年度+流水号”的方式进行编号。业务类别代码：市场营销为“SC”，项目管理为“XM”，客户服务为“KF”等。年度：用四位阿拉伯数字表示，如“202X”。流水号：按照档案整理顺序依次编写，位数根据档案数量确定。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案管理人员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应指定专人负责收集，并在活动结束后及时移交综合管理部。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司档案资料全部移交综合管理部，并办理交接手续。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保档案的分类准确、排列有序。2.文书档案应按照文件的形成时间、内容重要程度等进行排序，并编制卷内目录。3.人事档案应按照规定的档案内容分类顺序进行整理，补充完善相关材料，并填写档案目录。4.财务档案应按照会计档案管理办法的要求进行整理，装订成册，并编制会计档案保管清册。5.业务档案应根据不同业务类型的特点进行整理，建立相应的档案索引。五、档案鉴定与保管期限确定（一）鉴定1.综合管理部定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据国家有关法律法规和公司档案管理制度的要求，对档案的保存价值进行鉴定，确定档案的保管期限。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理取舍的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）保管期限确定1.文书档案的保管期限根据文件的性质、重要程度、历史价值等因素确定。反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。反映公司一般工作活动，在一定时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。2.人事档案的保管期限按照国家有关规定执行，在职人员档案长期保管，离职人员档案在离职后保存一定期限（如2年）后，按照规定进行处理。3.财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告永久保管，其他会计资料根据具体情况确定保管期限。4.业务档案的保管期限根据业务特点和实际需要确定，一般应保存至该业务结束后一定期限（如5年、10年等）。六、档案保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案库房的整洁和有序。七、档案利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，严禁擅自将档案带出档案库房。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，综合管理部应及时催还。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。归还档案时，应确保档案的完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（三）档案利用登记1.综合管理部应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。八、档案保密（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案实行专人专管，严格限制接触范围。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。4.对档案库房应加强安全防范，安装监控设备，确保档案的安全保密。（二）保密责任1.公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对因工作需要接触到的公司机密档案负有保密责任。2.对违反档案保密制度，造成档案信息泄露的，公司将依法追究相关人员的责任。九、档案统计（一）统计内容1.档案管理人员应定期对档案的收进数量、整理数量、保管数量、利用数量等进行统计。2.统计内容包括档案的类别、年度、保管期限、查阅人次、借阅人次等。（二）统计报表1.档案管理人员应根据统计结果编制档案统计报表，如《档案收进情况统计表》、《档案整理情况统计表》、《档案保管情况统计表》、《档案利用情况统计表》等。2.档案统计报表应定期报送综合管理部负责人和公司领导，为公司档案管理决策提供依据。十、档案销毁（一）销毁范围1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组鉴定后，予以销毁。2.对涉及公司机密的档案，如因工作需要不再使用且已采取必要的保密措施的，经综合管理部负责人批准后，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，经档案鉴定小组审核、综合管理部负责人批准后，方可进行销毁。2.销