劳务派遣公司档案制度

PAGE劳务派遣公司档案制度一、总则（一）目的为加强本劳务派遣公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本劳务派遣公司及所属各部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括但不限于劳动合同、派遣协议、员工档案、业务往来文件、财务凭证等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项工作活动的实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案库房的安全管理，确保档案存储环境符合要求，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门工作活动中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.劳动合同、派遣协议及其相关附件，包括员工入职登记表、岗位说明书、薪资待遇等。3.员工档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、培训记录、考核评价、奖惩情况等。4.业务往来文件，如客户资料、项目合同、业务洽谈记录、招投标文件等。5.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.行政管理文件，如公司规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。7.其他与公司工作相关的文件材料。（二）归档要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料齐全、完整。2.文件材料应按照分类标准进行分类，同类文件应按照时间顺序排列。3.归档的文件材料应字迹清晰工整，纸张质量良好，并去除金属物等可能影响档案保存的物品。4.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份，确保电子文件的安全性和完整性。5.各部门应填写档案移交清单，详细注明移交档案的名称、数量、日期等信息，经双方签字确认后，将档案移交综合管理部门。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.行政管理类：包括公司规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、行政公文等。2.人力资源类：包括劳动合同、派遣协议、员工档案、培训记录、考核评价、奖惩情况等。3.业务类：包括客户资料、项目合同、业务洽谈记录、招投标文件等。4.财务类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.其他类：包括公司设立、变更、注销等过程中形成的文件，以及不属于以上分类的其他文件材料。（二）编号方法1.档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的形式，如“XZGL2023001”，其中“XZGL”为行政管理类代码，“2023”为年度，“001”为流水号。2.各类别的代码如下：行政管理类：XZGL人力资源类：RLZY业务类：YW财务类：CW其他类：QT3.年度采用公元纪年，如“2023”表示2023年。4.流水号从“001”开始，按顺序依次编号，每个类别单独编号。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件，以及涉及公司重大权益、重要业务的档案等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是公司在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如劳动合同、派遣协议、重要业务合同、财务报表等。保管期限为10年的档案：是公司在较短时间内需要查考利用的文件材料，如一般性业务文件、行政管理文件等。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，按照类别和编号顺序上架排列，便于查找和管理。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.电子档案：应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全。2.档案库房应保持整洁，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经允许不得进入库房。因工作需要进入库房的，应经综合管理部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应经公司分管领导批准，并在档案管理人员的监督下查阅。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表提交综合管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，查找相应的档案，并在查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用方式1.档案利用主要包括查阅、借阅、复制等方式。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制档案应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序进行复制，并对复制件进行核对和登记。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责。监