行政档案资料管理制度

PAGE行政档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在行政事务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司行政档案资料实行集中统一管理，由公司行政部门负责档案资料的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映公司行政事务活动的真实情况，确保档案资料的准确性和可靠性。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。4.方便利用原则建立健全档案资料的检索体系和利用制度，方便公司各部门及员工查阅和利用档案资料，提高档案资料的利用效率。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.行政管理类包括公司行政管理制度、行政公文、会议纪要、工作计划与总结、行政事务处理文件等。2.人事管理类包括员工档案、招聘与录用资料、培训与发展记录、绩效考核资料、薪酬福利文件等。3.财务管理类包括财务预算与决算报告、会计凭证、财务报表、审计报告、税务文件等。4.市场营销类包括市场调研资料、营销策划方案、客户信息档案、销售合同等。5.技术研发类包括技术研发项目文档、技术方案、实验报告、专利申请文件等。6.合同协议类包括各类合同协议文本、合作意向书、招投标文件等。7.其他类不属于以上分类的其他行政档案资料，如公司荣誉证书、资质证书、重要文件的复印件等。（二）编号1.档案资料编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式。2.分类代码：根据档案资料的分类，分别用不同的字母表示，如行政管理类用“XZ”表示，人事管理类用“RS”表示等。3.年度：用四位数字表示档案资料形成的年份，如2023年表示为“2023”。4.流水号：按照档案资料形成的先后顺序，从0001开始依次编号。5.示例：一份2023年形成的行政管理类档案资料，其编号为“XZ20230001”。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料形成后，承办人员应及时将办理完毕的档案资料移交本部门档案管理人员进行整理和归档。3.对于重要的档案资料，如合同协议、重要文件等，应在形成后立即移交公司行政部门进行统一保管。（二）整理1.档案管理人员应按照档案资料的分类和编号要求，对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，并在档案资料首页右上角加盖编号章。3.对档案资料进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。4.编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、保管期限等内容。5.将整理好的档案资料装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案资料的类别、年度、起止编号等信息。四、档案资料的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放行政档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管期限1.行政档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司设立、变更、注销的文件，公司章程，重要会议纪要，重要合同协议，财务审计报告等。3.长期保管的档案资料包括公司年度工作计划与总结，员工档案，绩效考核资料，财务预算与决算报告等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案资料包括一般性行政事务文件，临时性工作文件等，保管期限为1年至10年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的安全和完整。2.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，对已到保管期限的档案资料应按照规定进行鉴定和销毁。3.严格遵守档案资料的借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房查阅、借阅档案资料。4.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。五、档案资料的利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，交公司行政部门负责人审批。2.公司行政部门负责人根据申请内容进行审批，批准后由档案管理人员办理借阅手续，并在《档案资料借阅登记簿》上登记借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、销毁档案资料。如因保管不善造成档案资料损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料时，可直接到档案库房查阅，但应在档案管理人员的陪同下进行。2.查阅档案资料时，应保持档案资料的整洁和完好，不得在档案资料上圈划、批注、污损。如需摘录、复印档案资料，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行。3.查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）复制1.公司内部人员因工作需要复制档案资料时，应填写《档案资料复制申请表》，注明复制档案资料的名称、编号、复制内容、复制用途等内容，经所在部门负责人签字同意后，交公司行政部门负责人审批。2.公司行政部门负责人根据申请内容进行审批，批准后由档案管理人员办理复制手续，并在《档案资料复制登记簿》上登记复制人姓名、部门、复制时间、复制内容等信息。3.复制档案资料应使用统一的纸张和设备，确保复制件的清晰、完整。复制件应加盖公司行政部门的印章，并注明“复制件”字样。4.复制后的档案资料应按照档案资料的保管要求进行保管。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司行政部门应定期对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确定档案资料的存毁价值。2.鉴定工作应由公司行政部门负责人组织，档案管理人员、相关部门负责人及专业人员参加。3.鉴定人员应根据档案资料的内容、性质、保存价值等因素，对档案资料进行全面、客观、公正的评估，提出存毁意见。4.对经过鉴定确定无保存价值的档案资料，应编制《档案资料销毁清单》，清单应包括档案资料的编号、名称、日期、保管期限等内容。（二）销毁1.《档案资料销毁清单》经公司行政部门负责人审核签字后，报公司主管领导批准。2.经批准销毁的档案资料，应由档案管理人员会同相关部门人员在指定地点进行销毁。3.销毁档案资料时，应采用适当有效的方式进行，确保档案资料彻底销毁，无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《档案资料销毁记录》上记录销毁时间、地点、销毁方式、销毁人员等信息。5.销毁完毕后，《档案资料销毁清单》和《档案资料销毁记录》应作为档案资料进行永久保存。七、档案资料的信息化管理（一）建立档案资料数据库1.公司应建立行政档案资料数据库，将档案资料的电子文件进行集中存储和管理。2.档案资料数据库应具备档案资料的录入、查询、统计、备份等功能，方便公司各部门及员工查阅和利用档案资料。（二）电子文件的管理1.电子文件的形成、办理、传输、存储等过程应符合国家有关电子文件管理的规定和标准。2.电子文件应采用统一的格式和命名规则，确保电子文件的规范性和可读性。3.对电子文件应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对电子文件进行检查和维护，确保电子文件的安全和完整。（三）信息化安全管理1.加强档案资料信息化系统的安全防护，设置必要的用户权限和密码，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案资料信息化系统进行病毒查杀和漏洞扫描，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的安全稳定运行。3.制定档案资料信息化系统的应急处置预案，在系统出现故障或数据丢失时，能够及时采取有效的措施进行恢复和处理。八、监督与检查（一）监督1.公司行政部门负责对各部门档案资料管理工作进行监督检查，确保档案资料管理工作符合本制度的要求。2.监督检查的内容包括档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节的工作情况。（二）检查1.公司行政部门应定期对档案资料管理工作进行检查，检查周期为每年一次。2.检查方式可采用自查、互查、抽查