档案销毁制度及流程

PAGE档案销毁制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，规范档案销毁工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构在日常运营过程中形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规，确保销毁行为合法合规。2.保密性原则：在档案销毁过程中，要采取必要措施，防止档案信息泄露。3.准确性原则：准确界定需销毁档案的范围、内容和数量，避免误销或漏销。4.可追溯性原则：对档案销毁全过程进行记录，以便查询和监督。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的档案管理人员及法务人员。（二）鉴定标准1.法律规定：依据国家法律法规，如《中华人民共和国档案法》及其实施办法等，确定档案的保存期限和销毁范围。2.业务需求：结合公司业务特点和实际需求，判断档案是否仍具有参考价值。3.时效性：对于时效性较强的档案，超过规定保存期限且已失去利用价值的，予以鉴定销毁。（三）鉴定流程1.定期清查：档案管理部门定期对库存档案进行清查，确定需鉴定的档案清单。2.初步审核：档案管理人员对需鉴定档案进行初步审核，标注出可能需销毁的档案。3.小组审议：档案鉴定小组召开会议，对初步审核后的档案进行审议，综合考虑各方面因素，确定最终的销毁清单。三、销毁审批（一）审批流程1.清单提交：档案管理部门将经鉴定小组确定的销毁清单提交至公司分管领导审批。2.领导审批：公司分管领导对销毁清单进行审核，签署审批意见。对于涉及重要业务或敏感信息的档案销毁，需报公司总经理批准。（二）审批记录建立销毁审批记录档案，详细记录销毁清单的提交时间、审批意见、审批人及审批时间等信息，以备查询。四、销毁准备（一）人员安排1.指定专人：档案管理部门指定专人负责档案销毁工作的具体实施，确保销毁过程的准确性和安全性。2.明确职责：明确销毁工作人员的职责，要求其严格遵守销毁制度和流程，保守档案机密。（二）场地准备选择安全、保密的销毁场地，确保销毁过程不受外界干扰。场地应具备防火、防盗、防潮等基本条件，并配备必要的监控设备。（三）设备工具准备适合档案销毁的设备和工具，如碎纸机、焚烧炉等，并确保设备性能良好，能够满足销毁要求。五、销毁实施（一）分类销毁根据档案的性质、载体等进行分类，采用不同的销毁方式。1.纸质档案：一般采用碎纸机粉碎或焚烧的方式进行销毁。粉碎后的纸屑应达到一定的细度，焚烧过程应确保完全燃烧，避免残留未烧尽的纸张。2.电子档案：通过专业的数据删除软件对存储介质上的电子档案进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。对于重要的电子档案存储介质，可采用物理销毁的方式，如消磁、粉碎等。（二）现场监督在档案销毁过程中，必须有两名以上工作人员在场监督，确保销毁工作按照规定流程进行。监督人员应认真记录销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。（三）视频记录对销毁现场进行视频记录，视频资料应保存一定期限，以便日后查阅和追溯。视频记录应清晰显示销毁过程、参与人员及销毁设备等情况。六、销毁记录（一）记录内容销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、所属部门、销毁时间、销毁方式、监督人员等详细信息。（二）记录保存销毁记录由档案管理部门负责整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。保存期满后，经审批方可进行销毁。七、特殊情况处理（一）涉及法律纠纷如遇档案涉及法律纠纷，在纠纷处理完毕前，相关档案不得销毁。待纠纷解决后，按照本制度规定进行鉴定和销毁。（二）上级部门要求如上级部门对某些档案有特殊保管或处理要求，应按照上级部门的指示执行，暂停或调整档案销毁计划。八、监督检查（一）内部监督公司内部审计部门定期对档案销毁工作进行监督检查，重点检查销毁制度的执行情况、审批流程的合规性、销毁记录的完整性等。（二）外部审计接受外部审计机构对公司档案销毁工作的审计，积极配合审计工作，提供相关资料和信息。对于审计提出的问题，及时进行整改。九、责任追究（一）违规责任界定对于在档案销毁过程中违反本制度规定的行为，如擅自销毁档案、未按规定进行审批、泄露档案信息等，将视情节轻重追究相关人员的责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令其改正。2.经济处罚：对造成一定损失或影响的违规行为，给予相应的经济处罚。3.行政处分：对情节严重的违规行为，给予警告、记过、降职降薪等行政处分。4.法律责任：对于违反法律法规的行为，依法追究其法律责任。十、附