道馆档案管理制度范本

PAGE道馆档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强道馆档案管理，确保档案管理工作的规范化、科学化、制度化，提高档案的完整性、准确性、系统性，并便于档案的查阅、利用、保护和传承，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于道馆内所有档案的管理，包括但不限于教练教学记录、学员信息档案、道馆活动资料、赛事记录、文化传承资料等各类与道馆运营和发展相关的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：道馆档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映道馆的实际情况和业务活动，不得虚假、篡改。3.分类科学原则：根据档案的性质、来源、时间等因素进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的丢失、损坏、泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善道馆档案管理制度，并组织实施。2.负责道馆各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、保护，确保档案的安全与完整，定期对档案进行检查、清点和维护。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，及时登记和催还。5.负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.负责对道馆各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，并提供档案管理培训和咨询服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管和使用本部门的档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规章制度。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高业务水平。3.负责档案的日常管理工作，认真做好档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的质量。4.负责档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，及时登记和催还，确保档案的安全。6.负责档案的数字化处理工作，建立和维护电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。7.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.道馆的各类文件、通知、决定、报告、计划、总结等行政文件。2.教练的教学教案、教学记录、培训资料、考核成绩等教学档案。3.学员的报名登记表、个人信息、学习记录、考勤记录、获奖证书等学员档案。4.道馆组织的各类活动方案、活动记录、照片、视频等活动档案。5.道馆参加的各类赛事的报名资料、比赛成绩、获奖证书等赛事档案。6.道馆的文化传承资料，如道馆历史、传统功法、文化活动记录等。7.其他与道馆运营和发展相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应认真核对档案资料的内容，确保其真实、准确、完整。3.对于重要的档案资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件保存地点和出处。4.档案收集人员应定期将收集到的档案资料移交至档案管理部门，办理交接手续。（三）整理方法1.分类：根据档案的性质、来源、时间等因素，将档案分为行政管理档案、教学档案、学员档案、活动档案、赛事档案、文化传承档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于保管和查找。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：反映道馆历史、文化传承、重要决策等具有长远保存价值的档案。2.长期保管：保管期限为[X]年以上的档案，如道馆的重要规章制度、教学档案、学员档案等。3.短期保管：保管期限为[X]年以下的档案，如一般性的行政文件、活动资料等。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管检查1.档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管条件等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行记录，并存档备查。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.道馆内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自将档案带出档案查阅室。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.道馆外部人员因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经道馆负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，对借阅人员的身份和借阅目的进行审核，并收取一定的押金。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、复印、传播档案内容，不得擅自更改档案信息。5.借阅结束后，借阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续，档案管理部门在确认档案资料无损坏、丢失等情况后，退还押金。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史研究价值等因素，对档案进行综合鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和现实利用价值，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应逐卷、逐件进行审查，确保销毁档案的准确性和合理性。3.对鉴定后确定已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长签字确认后，报称道馆负责人审批。2.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。3.销毁后的《档案销毁清单》应存档备查，保存期限为[X]年。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为道馆的运营和发展提供有力的信息支持。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、内容摘要等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.档案借阅：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和催还等功能，提高借阅管理的效率和准确性。4.档案统计：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理，确保电子档案的安全与保密，防止数据泄露和非法访问。（三）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。2.建立电子档案存储管理制度，对存储设备进行定期检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（四）电子档案与纸质档案的一致性1.电子档案应与纸质档案内容一致，在档案录入时应认真核对纸质档