档案管理制度拍照好看

PAGE档案管理制度拍照好看一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作情况。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.做好档案的安全保密工作，采取必要的防护措施，确保档案的安全。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。2.明确一名兼职档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时将整理好的档案移交公司/组织档案管理部门。3.严格遵守公司/组织档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅等手续。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范、有序。3.不断学习档案管理业务知识，提高自身业务水平，熟练掌握档案管理的新技术、新方法。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的安全和完整。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案，行政公文，印章管理，证照管理等。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料，资金管理，资产管理等。3.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、销售合同、客户管理等类别，具体分类可根据实际情况进一步细化。4.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收报告等。5.合同管理类：各类合同文本、合同审批文件、合同执行情况记录等。6.知识产权类：专利、商标、著作权等相关文件和资料。7.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用分类号加流水号的方式，具体如下：1.行政管理类：编号为XZ流水号，如XZ001。2.财务管理类：编号为CW流水号，如CW002。3.业务管理类：根据不同业务类别分别编号，如市场营销类编号为SYSC流水号，生产管理类编号为SYSC流水号等。4.项目管理类：编号为XM流水号，如XM003。5.合同管理类：编号为HT流水号，如HT004。6.知识产权类：编号为ZS流水号，如ZS005。7.其他类：编号为QT流水号，如QT006。流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，从001开始递增。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等，确保档案的齐全和完整。收集范围主要包括：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.公司/组织内部形成的各类文件，如请示、报告、批复、决定、通报等。3.会议文件、记录、纪要等。4.工作计划、总结、统计报表等。5.人事档案、劳动合同、薪酬福利等相关资料。6.财务凭证、账簿、报表等。7.业务合同、协议、订单等。8.项目文件、技术资料、科研成果等。9.知识产权相关文件，如专利申请文件、商标注册文件等。10.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案管理人员应定期对本部门的文件资料进行收集整理，并及时移交公司/组织档案管理部门。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法档案管理部门对收集到的档案进行整理，具体方法如下：1.分类：按照档案分类标准，将档案分为不同的类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好并装订成册的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，以保证档案的妥善保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。档案保管期限的划定，应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，由档案管理部门会同相关部门共同确定。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以及档案的存放位置、保管状况等。对清查中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。六、档案的利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表交档案管理部门审核，符合查阅条件的，档案管理部门予以登记，并提供相应的档案。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位借阅公司/组织档案，应按照上述查阅程序办理审批手续，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表交档案管理部门审核，符合借阅条件的，档案管理部门予以登记，并收取一定的押金（押金金额根据档案的重要程度和借阅期限确定）。3.档案管理部门为借阅人员提供相应的档案，并办理借阅手续，注明借阅期限、归还日期等。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。5.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.档案管理部门在借阅人员归还档案后，核对无误，退还押金，并在《档案借阅申请表》上签字注销。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。鉴定标准主要考虑以下因素：1.档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动和历史面貌。2.档案的重要程度和影响力。3.档案的形成时间和保管期限。4.档案的现实利用价值和潜在利用价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案编号、