项目部合同档案制度

PAGE项目部合同档案制度一、总则（一）目的为加强项目部合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护合同档案的完整与安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目部在各类项目实施过程中所签订的各类合同档案的管理，包括但不限于工程承包合同、采购合同、租赁合同、劳务合同、技术服务合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则项目部合同档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保合同档案的完整性、系统性和准确性。2.依法依规原则合同档案管理工作应严格遵守国家法律法规以及行业相关标准和规范，确保合同档案管理活动合法合规。3.全程管理原则对合同从签订前的意向接触、谈判、起草、审核、签订，到履行过程中的变更、解除、终止，以及合同纠纷处理等各个环节所形成的文件资料进行全程跟踪管理，及时归档。4.便于利用原则合同档案的整理和保管应便于查阅和利用，满足项目部各部门及相关人员对合同信息的需求，为项目决策、成本控制、风险防范等提供有力支持。二、合同档案管理职责（一）项目部负责人职责1.全面负责项目部合同档案管理工作，确保合同档案管理工作与项目整体工作协调一致。2.审批合同档案管理工作计划、制度和流程，为合同档案管理工作提供必要的资源支持。3.监督合同档案管理工作的执行情况，对合同档案管理工作中出现的重大问题进行决策和协调解决。（二）合同承办部门职责1.负责本部门所承办合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。2.按照合同档案管理要求，对本部门合同履行过程中形成的各类文件资料进行收集、整理，并定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和信息支持。（三）档案管理部门职责1.制定和完善项目部合同档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责合同档案的集中统一管理，包括合同文本及相关资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.根据合同编号规则，对合同进行编号、登记，建立合同档案目录和索引，确保合同档案检索方便快捷。4.定期对合同档案进行清查、核对，确保合同档案的完整与安全，对破损、变质的合同档案及时进行修复或复制。5.负责合同档案信息化管理工作，建立合同档案电子数据库，实现合同档案信息的数字化存储和共享利用。（四）合同审核部门职责1.对合同文本进行合法性、合规性、完整性审核，提出审核意见和建议。2.将审核过程中形成的相关文件资料及时移交档案管理部门归档保存。3.参与合同档案管理工作中的重大事项讨论，为合同档案管理提供专业指导和支持。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同签订过程中形成的文件资料，包括合同意向书、谈判记录、合同文本草稿、审核意见、合同正式文本及附件等。2.合同履行过程中形成的文件资料，如合同变更协议、补充协议、会议纪要、往来函件、验收报告、结算凭证、支付记录等。3.合同纠纷处理过程中形成的文件资料，如纠纷起因说明、协商记录、调解协议、仲裁裁决书、法院判决书等。4.其他与合同相关的文件资料，如市场调研报告、行业动态信息资料等，对合同签订和履行具有参考价值的。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。对于合同履行过程中形成的文件资料，应在文件产生后及时收集，并定期移交档案管理部门。2.提交的合同档案资料应齐全、完整、真实，字迹清晰、图表准确，签字盖章手续完备。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件一致。3.合同承办部门应按照档案管理部门的要求，对合同档案资料进行分类整理，编制目录清单，注明文件名称、日期、来源等信息，以便于档案管理部门接收和审核。（三）整理方法1.档案管理部门对接收后的合同档案资料进行进一步整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类。2.每份合同单独装订成册，合同文本在前，附件在后。对于合同履行过程中形成的文件资料，按照时间先后顺序依次排列，并与合同文本相对应。3.编制合同档案卷内目录，详细记录每份文件的题名、日期、页号等信息，置于卷首。同时，编制合同档案案卷目录，对合同档案进行整体编号和登记，注明案卷题名、年度、保管期限等信息，便于查询和管理。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应根据合同档案整理情况，及时进行归档。归档的合同档案应符合档案装订、编目等要求，确保档案整齐、规范。2.合同档案应按照年度、类别、保管期限等进行分类存放，建立清晰的档案存放索引，便于查找和调阅。3.对于重要合同档案或涉及商业秘密、知识产权等敏感信息的合同档案，应采取单独存放、加密存储等特殊保管措施，确保档案安全。（二）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质、重要程度、涉及金额等因素确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同，如金额较小、履行期限较短的采购合同、劳务合同等。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要性一般但具有一定时效性的合同，如工程承包合同中部分子项合同、租赁期限在一定范围内的租赁合同等。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于重要合同，如涉及重大项目、巨额资金、长期合作关系的合同，以及与公司核心业务相关的合同等。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的合同档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保合同档案的安全保管。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准范围。定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.建立合同档案保管台账，详细记录合同档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期进行核对和盘点，确保账实相符。3.对电子合同档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。同时，采取数据加密、访问控制等安全措施，保护电子合同档案的信息安全。五、合同档案的利用（一）利用范围1.项目部内部各部门因工作需要查阅合同档案，以了解合同签订情况、履行进度、相关条款约定等，为项目决策、业务开展、成本核算等提供依据。2.公司其他部门因工作关联需要查阅合同档案，以获取与项目相关的信息支持，如市场调研、业务合作等。3.外部单位（如合作方、审计机构、监管部门等）因法定事由或经公司同意，查阅合同档案相关资料。（二）利用流程1.查阅申请项目部内部各部门查阅合同档案，需填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、合同名称、编号、查阅内容等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。公司其他部门查阅合同档案，需通过公司内部沟通渠道向项目部提出查阅申请，并经项目部负责人同意后，由项目部将申请转交给档案管理部门。外部单位查阅合同档案，需提交书面申请函，说明查阅事由、查阅范围等，并经公司相关领导审批同意后，方可到档案管理部门办理查阅手续。2.审批档案管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，重点审核查阅目的是否合理、查阅范围是否适当等。对于涉及重要合同档案或敏感信息的查阅申请，应报项目部负责人或公司相关领导审批。3.查阅登记经审批同意后，档案管理部门对查阅人员进行登记，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息，并要求查阅人员签字确认。4.查阅服务档案管理部门根据查阅申请，提供相应的合同档案资料。查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录合同档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案资料归还档案管理部门，档案管理部门对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。（三）利用限制1.查阅合同档案应严格遵守保密规定，不得泄露合同涉及的商业秘密、技术秘密、个人隐私等信息。对于涉及公司机密的合同档案，查阅人员应签署保密协议。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自对合同档案进行拍照、录像、录音、复制等操作。如需复制合同档案资料，应按照规定的格式和数量进行复制，并注明复制用途。3.外部单位查阅合同档案，应在公司指定的范围内进行查阅，不得将查阅的合同档案用于与申请事由无关的其他目的。如需进一步利用合同档案资料，应另行办理相关手续，并经公司同意。六、合同档案的销毁（一）销毁条件合同档案保管期满，且确无继续保存价值的，可以按照规定进行销毁。对于涉及未了结债权债务关系的合同档案，应在债权债务关系了结后，方可销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的合同档案进行清查，提出销毁意见，并编制《合同档案销毁清单》，注明合同名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《合同档案销毁清单》经项目部负责人审核后，报公司相关领导审批。3.经批准后，档案管理部门组织实施合同档案销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，由专人负责监销，确保销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《合同档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。（三）销毁记录档案管理部门应对合同档案销毁过程进行详细记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁数量、监销人员等信息，以备查询和审计。七、合同档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的合同档案信息化管理系统，实现合同档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高合同档案管理工作的效率和质量，为公司提供便捷、高效的合同信息服务。（二）信息化管理内容1.合同档案数字化对纸质合同档案进行扫描，形成清晰、完整的电子图像文件，并按照档案整理要求进行分类、命名和存储。对电子合同档案进行格式转换、数据录入等处理，确保电子档案信息准确、规范，便于计算机识别和处理。2.合同档案数据库建设建立合同档案数据库，将合同档案的基本信息、文本内容、相关附件等数据录入数据库，实现合同档案信息的集中存储和管理。对合同档案数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。同时，建立数据备份机制，定期对数据库进行备份，防止数据丢失。3.合同档案检索系统开发开发合同档案检索系统，提供多种检索方式，如按合同编号、合同名称、签订日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需的合同档案信息。对检索结果进行排序、筛选等处理，提高检索结果的准确性和相关性。同时，提供检索结果预览功能，用户可以在不打开合同档案的情况下，快速了解合同的基本内容。4.合同档案利用系统建设建立合同档案利用系统，实现合同档案的在线查阅、借阅、下载等功能。用户可以通过系统提交查阅申请，经审批后在线查阅合同档案；如需借阅合同档案，可在线办理借阅手续，并按照规定的期限归还。对合同档案利用情况进行记录和统计分析，为合同档案管理工作提供决策支持。同时，设置权限管理功能，对不同用户的合同档案利用权限进行严格控制，确保合同档案信息安全。（三）信息化管理保障措施1.加强信息化基础设施建设，配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，确保合同档案信息化管理系统的正常运行。2.建立健全合同档案信息化管