东营市教会档案管理制度

PAGE东营市教会档案管理制度一、总则（一）目的为加强东营市教会档案管理，确保教会档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为教会的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于东营市教会各级组织及全体教职人员和信徒在开展宗教活动、教务管理、行政事务等工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：教会档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映教会工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。严格遵守国家有关保密规定，对涉及宗教机密和敏感信息的档案进行妥善保管。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的教会档案管理部门，负责教会档案的日常管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责教会各类档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.档案保管与维护：妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。3.档案查阅与利用：为教会内部人员提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，做好查阅记录。根据工作需要，积极提供档案信息，为教会决策和各项工作提供支持。4.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。分析档案利用情况，为档案管理工作的改进提供依据。5.档案信息化建设：积极推进档案信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索，提高档案管理工作的效率和水平。三、档案分类与编号（一）档案分类教会档案分为以下几大类：1.教务档案：包括教会章程、教义阐释、讲道记录、宗教仪式规范、信徒名册、神职人员档案等。2.行政档案：包括教会组织架构、工作计划与总结、会议记录、人事档案、财务档案、物资采购与管理档案等。3.活动档案：包括教会举办的各类宗教活动、培训活动、公益活动等的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。4.历史档案：反映教会历史沿革、发展历程、重要事件等方面的档案资料。5.其他档案：不属于以上分类的其他档案资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照档案类别、年度、顺序号依次编排。例如：教务档案2023001，表示2023年形成的第1份教务档案。四、档案收集与归档（一）收集范围教会各部门和个人在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表账册及声像材料等均应收集归档。具体包括但不限于以下内容：1.上级主管部门下发的与教会工作相关的文件、通知、指示等。2.教会制定的规章制度及内部管理文件。3.各类会议记录、纪要、决议等。4.宗教活动的策划方案、活动总结、活动照片、视频等。5.神职人员的任命、考核、培训等相关材料。6.信徒的入会、退会、变更信息等记录。7.财务收支报表、账目凭证、资产登记等财务档案。8.物资采购合同、清单、出入库记录等物资管理档案。9.与其他单位或组织的合作协议、往来信函等。10.反映教会历史和发展的重要资料、照片、实物等。（二）收集要求1.教会各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。如有破损或字迹不清的档案，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保文件的可读性和可利用性。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（三）归档时间各类档案应在形成后及时归档。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档工作。对于一些重要的、时效性较强的档案，应随时形成随时归档。（四）归档程序1.档案收集人员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理人员对档案进行再次审核和整理，确保档案的质量符合要求。4.档案管理人员按照档案编号规则对档案进行编号，并将档案装入档案盒或档案柜中，进行妥善保管。五、档案整理与编目（一）整理要求1.对归档的档案进行全面检查，剔除重复、无效的文件，确保档案的真实性和完整性。2.按照档案分类标准对档案进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案进行编号，并在档案首页加盖档案章，注明档案编号、类别、年度、保管期限等信息。4.对破损或褪色的档案进行修复或复制，确保档案的字迹清晰、页面完整。（二）编目内容档案编目应包括以下内容：1.案卷目录：以案卷为单位，按照档案类别和编号顺序编制案卷目录，记录案卷的编号、题名、年度、保管期限、起止日期、页数等信息。2.卷内目录：在每卷档案内编制卷内目录，记录每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。3.备考表：在每卷档案的末尾设置备考表，记录本卷档案的整理情况、缺损情况、保管期限变更情况等信息，并由整理人和检查人签字。（三）编目方法1.案卷目录采用纸质和电子两种形式同时编制，纸质案卷目录应装订成册，电子案卷目录应存储在档案管理系统中，便于查询和利用。2.卷内目录应打印或手写在A4纸上，与档案文件一同装订。3.备考表应使用统一格式的表格，填写内容应真实、准确、完整。六、档案保管与保护（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内配备必要的数据备份设备、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应采用密集架、档案柜等设备进行存放，确保档案存放整齐、有序。3.对于珍贵的历史档案和重要的宗教资料，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。（三）保管期限教会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：反映教会历史沿革、重要事件、核心教义等方面的档案，以及具有重要凭证作用和长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：在较长时间内对教会工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：在较短时间内对教会工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.做好档案库房的温湿度控制工作，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.采取有效的防虫、防霉、防火、防盗等措施，定期对库房进行消毒和清洁，防止档案受到损坏和污染。4.对电子档案进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。七、档案查阅与利用（一）查阅范围教会内部人员因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案资料。涉及宗教机密和敏感信息的档案，未经批准不得查阅。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案查阅申请表》提交至档案管理部门，档案管理人员对申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人陪同查阅。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和教会的相关规定，不得将档案用于非法目的或泄露档案内容。2.档案管理人员应积极为档案利用者提供服务，根据利用者的需求，及时、准确地提供档案信息。3.对档案利用情况进行登记，记录利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容性质、来源、时间、形式等因素，判断其价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率高、具有重要参考价值的档案，应适当延长保管期限。3.根据国家有关档案保管期限的规定和教会的实际情况，对档案的保管期限进行调整和确定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、编号、年度、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经教会负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应与档案鉴定报告等相关材料一同归档保存，以备查考。九、档案统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、类别、保管期限、利用人次、利用效果等。统计报表应及时报送教会负责人和上级主管部