会计档案管理制度带罚则

PAGE会计档案管理制度带罚则一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、装订、保管和移交等工作，并指定专人负责会计档案管理。2.公司档案管理部门负责对会计档案进行统一归档和保管，提供必要的档案管理设施和条件，并对会计档案的管理情况进行监督和检查。3.各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案的管理工作，确保会计档案的及时收集和完整移交。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类账户开设的，用以记录全部经济业务的账簿；明细账是根据明细分类账户开设的，用以分类登记某一类经济业务详细情况的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。月度、季度、半年度财务会计报告通常仅指会计报表，年度财务会计报告包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表等报表。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。3.财务会计报告应按规定的格式和内容编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。年度财务会计报告应经注册会计师审计，并将审计报告随同财务会计报告一并归档。4.其他会计资料应分类整理，并按规定的格式和内容进行编号、编目。（二）归档程序1.每年年度终了后，财务部门应在规定的时间内，将本年度的会计档案整理完毕，并编制会计档案移交清册。2.财务部门应将编制好的会计档案移交清册一式两份，一份留存财务部门，一份连同会计档案一并移交档案管理部门。3.档案管理部门在收到会计档案后，应按照会计档案移交清册所列内容进行核对，并在会计档案移交清册上签字或盖章。4.档案管理部门应将核对无误的会计档案按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立会计档案保管清册。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限参照《会计档案管理办法》附表执行。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应分类存放，排列有序，并建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的类别、年度、保管期限、档案编号、存放位置等信息。3.会计档案不得外借。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施，确保会计档案的安全完整。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人根据查阅申请表的内容进行审核，如认为符合查阅条件，应在申请表上签字批准，并安排专人负责提供查阅服务。3.查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自将会计档案带出查阅地点，不得在会计档案上进行涂改、标记、拆封等操作。4.查阅完毕后，查阅人员应将查阅的会计档案归还档案管理部门，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）复制程序1.本公司内部人员因工作需要复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人根据复制申请表的内容进行审核，如认为符合复制条件，应在申请表上签字批准，并安排专人负责办理复制手续。3.复制人员应按照规定的程序和方法进行复制，确保复制的会计档案内容清晰、完整。复制完成后，应在复制件上加盖“已复制”戳记，并注明复制日期、复制人员等信息。4.复制人员应将复制的会计档案连同《会计档案复制申请表》一并交档案管理部门登记备案，并由档案管理部门将复制件提供给申请人员。六、会计档案的移交与交接（一）移交1.公司因撤销、合并或其他原因终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。2.单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。3.交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。（二）交接1.财务部门内部人员因工作调动、岗位轮换等原因需要交接会计档案时，应当办理交接手续。交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由财务部门负责人负责监交。2.交接会计档案时，交接双方应当对会计档案的完整性、真实性、准确性等进行核对，并在会计档案移交清册上注明交接日期、交接双方姓名、监交人姓名等信息。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应在会计档案销毁清册上注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由档案管理部门负责人、财务部门负责人、单位负责人签字或盖章。2.单位负责人应在会计档案销毁清册上签署意见，同意销毁的，应指定专人负责监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告单位负责人。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。4.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。八、罚则（一）对违反本制度规定的行为，视情节轻重，给予相应的处罚：1.对未按照规定整理、归档会计档案的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以警告处分；情节严重的，处以[X]元以上[X]元以下的罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予记过、记大过、降级、撤职、开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对未按照规定保管会计档案，致使会计档案毁损、灭失的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以警告处分；情节严重的，处以[X]元以上[X]元以下的罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予记过、记大过、降级、撤职、开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.对擅自提供、查阅、复制会计档案或者将会计档案携带外出的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以警告处分；情节严重的，处以[X]元以上[X]元以下的罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予记过、记大过、降级、撤职、开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。4.对伪造、变造会计档案的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以警告处分；情节严重的，处以[X]元以上[X]元以下的罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予记过、记大过、降级、撤职、开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.对隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计档案的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以警告处分；情节严重的，处以[X]元以上[X]元以下的罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予记过、记大过、降级、撤职、开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）处罚决定1.对违反本制度规定的行为，由公司财务部门或档案管理部门提