广东科研档案管理制度

PAGE广东科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强广东科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展和社会进步中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下统称“科研单位”）。（三）基本原则1.集中统一管理原则科研档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案流失或管理混乱。2.真实性原则科研档案应如实反映科研活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则涵盖科研项目从立项到结题的各个环节所形成的各类文件材料，包括科研计划、实验记录、研究报告、成果鉴定等，确保档案的全面性。4.保密性原则对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便科研人员和其他相关人员查阅和利用科研档案，充分发挥档案的价值。二、管理体制与职责（一）管理体制科研单位应建立健全科研档案管理体制，明确档案管理部门与科研项目负责人在档案管理工作中的职责分工，形成相互协作、相互制约的管理机制。（二）档案管理部门职责1.制定和完善制度负责制定和修订本单位科研档案管理制度，确保制度符合国家法律法规和行业标准要求，并组织实施。2.业务指导与培训对科研项目负责人和相关工作人员进行科研档案管理业务指导和培训，提高其档案管理意识和业务水平。3.收集与整理负责接收、收集和整理本单位科研项目形成的各类档案材料，对档案进行分类、编号、编目等基础工作，确保档案的有序管理。4.保管与维护提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的保管设施设备，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的实体安全和信息安全。5.检索与利用建立科学合理的档案检索体系，为科研人员和其他相关人员提供档案查阅、借阅等服务，根据利用需求及时提供准确的档案信息。6.鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对超过保管期限的科研档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后实施销毁，并做好销毁记录。（三）科研项目负责人职责1.档案管理意识培养在科研项目实施过程中，负责组织项目组成员学习科研档案管理相关规定，提高成员的档案管理意识，确保项目档案的及时形成和规范整理。2.文件材料收集与整理按照科研档案管理要求，组织项目组成员及时收集、整理项目实施过程中形成的各类文件材料，确保材料的齐全、完整，并定期向档案管理部门移交。3.质量审核与把关对项目档案的质量进行审核把关，确保档案内容真实、准确、规范，符合科研档案管理的要求。三、科研档案的形成与收集（一）科研项目文件材料的形成科研项目从立项到结题的全过程中，应同步形成完整、准确的文件材料，包括但不限于以下内容：1.立项阶段项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.研究阶段科研计划、实验方案、实验记录、研究数据、中期检查报告等。3.结题阶段研究报告、论文、专著、成果鉴定材料、结题验收文件等。4.成果转化阶段技术转让合同、合作开发协议、知识产权证书等。（二）文件材料的收集要求1.及时性项目组成员应在文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性，避免因拖延导致文件丢失或遗忘重要信息。2.完整性全面收集项目各阶段形成的各类文件材料，不得遗漏重要文件，保证档案能够完整反映科研项目的全貌。3.准确性对收集的文件材料进行认真核对，确保内容准确无误，数据真实可靠，签字盖章等手续完备。（三）收集渠道1.项目组成员提交项目组成员按照档案管理要求，定期将各自负责收集的文件材料提交给项目负责人进行汇总整理。2.内部协作部门提供涉及多个部门协作的科研项目，由相关协作部门负责提供本部门在项目实施过程中形成的文件材料，并及时移交项目负责人。3.外部机构获取对于从外部机构获取的与科研项目相关的文件材料，如合作协议、测试报告等，由项目负责人负责收集并纳入项目档案。四、科研档案的整理与归档（一）整理原则科研档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法科研档案可按照项目类别、时间顺序、学科领域等多种方式进行分类，具体分类方法应根据本单位实际情况确定，并保持相对稳定。例如：1.项目类别分类将科研项目分为基础研究项目、应用研究项目、开发研究项目等类别，再按照项目编号或名称进行细分。2.时间顺序分类按照科研项目的立项时间、研究时间、结题时间等顺序进行排列，便于反映项目的进展过程。3.学科领域分类根据科研项目所属的学科领域进行分类，如物理学、化学、生物学等，每个学科领域下再按照项目进行细分。（三）归档要求1.装订规范对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行整理装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。2.编目清晰编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、页数等项目，确保目录准确、清晰，便于检索。3.装盒上架将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、题名等信息，按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。五、科研档案的保管与保护（一）保管环境要求1.库房条件档案库房应具备适宜的温湿度条件，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应保持清洁、通风良好，避免阳光直射和有害气体侵蚀。2.安全设施配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘等安全设施设备，如消防器材、监控设备、防虫药品、除湿机等，确保档案的安全保管。（二）档案载体保护1.纸质档案定期对纸质档案进行检查，发现纸张发黄、变脆、破损等情况及时采取修复措施，如裱糊、托裱等，延长档案寿命。2.电子档案建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并分别存储在不同的介质和地点。对电子档案的存储设备进行定期维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，应采用先进的电子档案管理软件，确保电子档案的安全性和可访问性。3.声像档案对声像档案的载体进行定期检查，如磁带、光盘等，防止载体老化、变形、损坏等情况。同时，应定期对声像档案进行转录和数字化处理，确保档案信息的长期保存和利用。（三）档案安全管理1.人员管理严格控制档案库房的访问权限，档案管理人员应经过专业培训，具备档案管理知识和技能，熟悉档案安全保密规定。非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。2.制度执行建立健全档案安全管理制度，明确档案管理各个环节的安全责任，严格执行档案借阅、归还、查阅登记等制度，确保档案的安全流转。3.应急处置制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。一旦发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。六、科研档案的检索与利用（一）检索工具建设1.目录检索建立纸质和电子相结合的档案目录检索系统，目录应涵盖档案的基本信息，如档号、题名、日期、责任者等，方便用户快速查找所需档案。2.数据库检索利用信息技术建立科研档案数据库，将档案的全文信息或关键信息录入数据库，通过数据库检索功能，实现对档案的快速、精准检索。（二）利用服务1.查阅服务科研人员和其他相关人员可根据需要向档案管理部门提出查阅申请，档案管理部门应及时提供查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅服务对于确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案，按时归还档案。3.复制服务根据利用需求，档案管理部门可为用户提供档案复制服务。复制档案应经过严格审批，确保复制内容的准确性和完整性，并做好复制记录。（三）利用反馈档案管理部门应定期收集用户对科研档案利用服务的反馈意见，及时改进服务质量，提高档案利用效率，更好地满足用户需求。七、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则科研档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、科研管理部门、相关专家等组成的科研档案鉴定小组，负责对科研档案进行鉴定工作。（三）鉴定标准1.保管期限根据科研档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.鉴定内容对档案的完整性、准确性、系统性进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。对于重复、无效、已失去利用价值的档案，可考虑予以销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册鉴定小组对拟销毁的科研档案进行逐一登记，编制销毁清册，注明档案的档号、题名、日期、责任者、保管期限等