档案室管理制度展示图表

PAGE档案室管理制度展示图表一、总则（一）目的为了加强本公司档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中统一管理公司各类档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管公司各类档案，建立健全档案检索体系，确保档案的安全和完整。3.对公司各部门的档案工作进行监督、指导和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供所需档案资料。5.参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。6.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.定期对档案进行鉴定、销毁，按照规定程序处理到期档案和无保存价值的档案。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交档案室集中保管，并办理交接手续。3.在开展各项业务活动过程中，应注意收集与业务相关的文件材料，及时整理归档，不得随意丢弃或损毁。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，未经档案室同意，不得擅自查阅、借阅其他部门的档案。5.积极配合档案室做好档案管理工作，接受档案室的监督、指导和检查，对档案室提出的问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理职业道德，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。4.熟练掌握档案管理业务知识和技能，熟悉档案检索工具和查阅方法，为档案利用者提供准确、快捷的服务。5.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容，对涉及公司机密的档案要严格保密。6.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确和完整。7.协助做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序办理档案销毁手续。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等文件。2.人事档案：包括员工招聘、录用、转正、晋升、调动、离职等相关文件，员工劳动合同、薪酬福利、绩效考核、培训记录、奖惩情况等文件，员工个人简历、学历证书、职称证书、资格证书等文件。3.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等文件，财务预算、决算报告，资金管理、资产管理等相关文件。4.业务档案：根据公司业务类型进行分类，如市场营销业务档案、生产管理业务档案、质量管理业务档案、技术研发业务档案、客户服务业务档案等。每个业务类型下再根据具体业务活动进行细分，如市场营销业务档案可分为市场调研、营销策划、广告宣传、销售合同等子类别。5.项目档案：按照公司承担的各类项目进行分类，如工程项目档案、科研项目档案、信息化项目档案等。每个项目档案下再根据项目阶段进行细分，如项目立项、可行性研究、设计方案、施工图纸、项目验收等文件。6.声像档案：包括公司重大活动、重要会议、项目建设等相关的照片、录音、录像等资料。7.电子档案：包括公司各类电子文件、数据、图表、数据库等，按照其内容和性质归入相应的档案类别。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和查询。2.编号方法：采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，“20XXXZ001”，其中“20XX”表示档案形成年度，“XZ”表示档案类别代码（根据档案分类表确定），“001”表示该类别档案的流水号。3.类别代码：为便于记忆和使用，对各类档案设定相应的类别代码。行政档案代码为“XZ”，人事档案代码为“RS”，财务档案代码为“CW”，业务档案代码根据不同业务类型分别设定，如市场营销业务档案代码为“SC”，生产管理业务档案代码为“SCGL”等，项目档案代码为“XM”，声像档案代码为“SX”，电子档案代码为“DZ”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括纸质文件、电子文件、实物等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工在工作中形成的重要业务文件、科研成果、技术资料等。4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。5.其他与公司相关的具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门形成的档案材料进行收集、整理，确保档案资料的及时、完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，格式规范。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和完整性。4.涉及多个部门的档案材料，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合提供所需材料。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案材料按照一定的逻辑顺序进行排列，组成案卷。例如，行政公文按照发文时间顺序排列，业务档案按照项目阶段或业务流程排列。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页数等栏目，以便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。5.装盒：将装订好的案卷装入档案盒，并在档案盒上填写档案盒编号、档案类别、年度、起止卷号等信息。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，并移交档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。3.电子档案应实时或定期进行归档，确保数据的及时备份和存储。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编目清晰、装订整齐、装盒规范。2.档案移交时，应填写档案移交清单，注明档案类别、年度、卷数、起止卷号等信息，交接双方签字确认。3.档案室应对接收的档案进行认真核对，并办理接收手续。如发现档案不符合要求，应及时退回原部门进行整改。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等。3.长期保管档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值大于短期保管期限的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。例如，公司年度工作计划、工作总结、业务档案中的重要项目资料等。4.短期保管档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性的行政文件、临时性的业务资料等。（四）保管措施1.库房管理：档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案装具：采用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案柜、档案架应排列整齐，便于查找和管理。3.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。定期监测库房温湿度，并做好记录。4.安全检查：定期对档案库房进行安全检查，包括消防设施检查、电器设备检查、门窗防护检查等，确保档案库房安全。发现问题及时处理，并做好记录。5.档案保护：对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、年度、卷号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.公司中层及以上管理人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案室办理查阅手续，但需在《档案查阅登记表》上登记查阅情况。3.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，严禁查阅。（二）查阅程序1.查阅人持《档案查阅申请表》到档案室，档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。2.查阅人应在档案室指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印或摘录手续。3.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后在《档案查阅登记表》上注明归还时间。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、年度、卷号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。2.档案室负责人根据档案的重要程度和保密要求，决定是否批准借阅申请。对于涉及公司机密的档案，必须经公司领导批准后方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人持经审批后的《档案借阅申请表》到档案室，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并与借阅人办理档案交接手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称、预计归还时间等信息。2.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应责任。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需续借，应提前[X]个工作日向档案室提出申请。4.档案归还时，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确认档案完整无损后，在《档案借阅登记表》上注明归还时间，并办理档案归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对于保管期限已满但仍有重要查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实价值和法律价值，确保鉴定结果的准确性。（三）鉴定程序1.每年定期对到期档案进行清理，由档案管理人员提出初步鉴定意见，填写《档案鉴定审批表》，注明档案名称、年度、保管期限、鉴定意见等信息。2.档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的初步鉴定意见进行审核，必要时可组织相关人员进行讨论，形成鉴定结论。3.经鉴定需要销毁的档案，应报公司领导审批。公司领导批准后，方可进行销毁处理。