评审资料档案管理制度

PAGE评审资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司评审资料档案的管理，确保评审资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、使用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类评审活动所涉及的资料档案管理，包括但不限于项目评审、资质评审、产品评审等相关资料。（三）管理原则1.集中统一原则公司评审资料档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实准确原则评审资料应如实反映评审活动的全过程，确保资料内容真实、数据准确、逻辑清晰。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保评审资料的安全与保密，防止资料泄露、丢失或损坏。4.便于利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索系统，便于快速准确地查找和使用评审资料，提高工作效率。二、评审资料的收集与整理（一）收集要求1.明确责任主体各评审项目负责人负责组织本项目评审资料的收集工作，确保资料的全面性和完整性。2.及时收集在评审活动开展过程中，应同步收集相关资料，确保资料与评审进度相匹配。对于重要资料，应及时督促相关人员提交。3.资料范围评审资料包括但不限于以下内容：项目申报资料：如项目申请书、可行性研究报告、项目预算等。评审过程资料：评审通知、评审会议记录、专家意见、评审报告初稿等。相关证明材料：资质证书、业绩证明、检测报告、认证文件等。反馈与修改资料：针对评审意见的反馈说明、修改后的申报资料或报告等。（二）整理方法1.分类整理按照评审项目类别、资料性质等进行分类，如分为项目申报类、评审过程类、结果类等。每个大类下再细分若干小类，如项目申报类可分为技术方案、财务预算、人员配置等。2.编号标识为每份评审资料赋予唯一的编号，编号应体现资料类别、年份、顺序等信息，便于识别和管理。例如，“PM20230101”表示项目申报类资料，2023年第1份，顺序号为01。3.编制目录根据分类整理结果，编制详细的资料目录，目录应包含资料编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅。三、评审资料的归档（一）归档时间评审活动结束后，项目负责人应在[X]个工作日内将整理好的评审资料移交至档案管理部门进行归档。（二）归档流程1.移交清单项目负责人填写《评审资料移交清单》，详细列出移交资料的编号、名称、份数等信息，并签字确认。2.档案接收档案管理部门收到移交清单后，对照清单对资料进行核对接收。如发现资料不完整或不符合要求，应及时通知项目负责人补充或更正。3.装订成册对于纸质资料，档案管理部门应按照一定顺序进行装订，确保资料牢固、整齐。对于电子资料，应进行分类存储，并建立相应的电子索引。4.上架存放将装订好或存储好的评审资料按照档案分类体系上架存放，确保档案存放有序，便于查找。四、评审资料的保管（一）保管环境1.档案库房档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.温湿度控制库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。配备温湿度调节设备，定期进行监测和记录。3.安全防护设施库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器、消防栓等消防设备，并定期进行检查维护。设置门禁系统，限制无关人员进入库房。（二）保管期限1.永久保管对于涉及公司核心业务、重大决策、重要资质等具有长期保存价值的评审资料，实行永久保管。2.定期保管其他评审资料根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般为[X]年至[X]年不等。保管期限届满后，经档案管理部门鉴定，确无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。（三）定期盘点档案管理部门应定期对评审资料进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。盘点内容包括资料数量、完整性、存放位置等。如发现问题，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。五、评审资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅评审资料的，应填写《评审资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、编号等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅范围查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅资料，不得擅自将资料带出库房。查阅过程中，应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、损坏。3.查阅记录档案管理部门应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅资料名称及编号等信息，以备查询。（二）借阅规定1.借阅申请公司内部人员因工作需要借阅评审资料的，应填写《评审资料借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明理由。3.借阅登记档案管理部门对借阅资料进行详细登记，记录借阅人员姓名、部门、资料名称及编号、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应签字确认。4.归还要求借阅人员应按时归还借阅资料，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。归还时，档案管理部门应对资料进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。六、评审资料的保密与安全（一）保密措施1.人员管理档案管理部门工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对工作人员的保密教育，提高保密意识。2.资料存储对于涉及公司机密的评审资料，应采取加密存储、专人保管等措施，防止资料泄露。3.查阅限制严格限制对机密评审资料的查阅范围，只有经过授权的人员才能查阅。查阅时，应在档案管理部门工作人员的监督下进行。4.信息传递如需对外提供评审资料或涉及资料信息传递的，应按照公司保密制度进行审批，采取加密传输、专人递送等安全措施，确保信息安全。（二）安全管理1.灾害防范制定档案库房灾害应急预案，定期组织演练，提高应对火灾、水灾、地震等自然灾害的能力。配备必要的应急救援设备和物资，如灭火器、沙袋、应急照明设备等。2.数据备份对于电子评审资料，应定期进行数据备份，并分别存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。备份数据应进行定期检查和维护，确保数据的可用性。3.安全检查加强对档案库房及周边环境的安全检查，每天进行巡查，每周进行全面检查，及时发现和排除安全隐患。对安全检查情况进行记录，建立安全检查档案。七、评审资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立评审资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组负责对到期或已无保存价值的评审资料进行鉴定。（二）鉴定标准1.重要性评估根据评审资料对公司业务发展、决策支持、资质维护等方面的重要程度进行评估。2.时效性判断考虑评审资料所涉及的评审活动是否已结束，相关业务是否已不再开展，以及资料的时效性是否已过期。3.完整性审查检查评审资料是否完整，是否存在缺页、损坏等情况。对于不完整或无法补充完整的资料，应重点考虑其保存价值。（三）销毁程序1.编制销毁清单鉴定小组对拟销毁的评审资料进行逐一核对，编制《评审资料销毁清单》，清单应包含资料编号、名称、日期、数量等详细信息，并由鉴定小组成员签字确认。2.审批备案《评审资料销毁清单》报公司分管领导审批后，送档案管理部门备案。3.销毁实施档案管理部门按照审批后的销毁清单，组织专人对评审资料进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法，确保资料无法恢复。4.销毁记录对销毁过程进