化工公司报销管理执行细则

化工公司报销管理执行细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》及《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》等国家法律法规，参照ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系及REACH法规等国际标准，结合公司《全面风险管理手册》及《国际化经营战略规划》，旨在规范化工公司报销管理行为，实现风险防控、价值创造与运营效率的协同提升。

1.1.2制定目的

针对化工行业报销管理中存在的流程冗长、合规风险高、跨境操作混乱等痛点，本细则通过构建“制度-流程-表单-责任”四维管理闭环，实现以下核心目标：

（1）标准化报销全流程操作，降低操作风险；

（2）强化关键控制点管控，防范财务舞弊；

（3）优化审批资源配置，提升报销效率；

（4）适配数字化转型需求，支持国际化业务拓展。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则覆盖公司所有分子公司、事业部及业务单元，涉及采购、生产、研发、销售、行政等所有与费用支出相关的业务场景，包括但不限于差旅费、招待费、采购费、维修费、样品费等。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：包括直接雇佣及派遣员工，报销行为须符合本细则要求；

（2）外包单位：临时性用工及合作单位需参照本细则执行，但审批权限由业务部门承担主要责任；

（3）境外机构：须遵循当地法律法规及本细则差异化条款，具体由国际业务部协调执行。

1.2.3例外适用场景

（1）紧急采购类费用：金额低于1万元且无合同支持的可由业务部门负责人特批，但须3个工作日内补充合同或说明；

（2）政府补贴类费用：需符合专项补贴政策要求，由财务部单独审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

报销行为须严格遵守国家及属地财经法规，禁止虚构业务、虚开发票等违规操作。

1.3.2权责对等原则

审批权限与岗位职责、金额等级严格匹配，禁止越权审批或代签。

1.3.3风险导向原则

高风险业务（如非标采购、大额招待）需增设双人复核机制。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务发展调整审批权限及流程节点，确保制度适应性。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为公司一级专项制度，适用于所有下级制度及操作指南的制定。

1.4.2制度衔接

（1）与《财务报销管理办法》：本细则作为报销执行细则，需与财务制度同步更新；

（2）与《内控手册》：嵌入内控节点（如合同审批、付款授权）作为风险管控措施；

（3）与《绩效考核办法》：报销合规率作为部门KPI考核指标之一。

1.4.3冲突处理规则

若下级制度与本细则存在冲突，以本细则为准，但需报财务部备案。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司报销管理遵循“董事会-总经理-财务部-业务部门-监督部门”五级管控架构，具体职能分工如下：

（1）董事会：审定重大费用预算及审批权限；

（2）总经理办公会：审批金额超过100万元的特殊报销；

（3）财务部：负责报销标准制定、合规审核及系统管理；

（4）业务部门：承担报销事项的真实性及必要性审核责任；

（5）内控部、审计部：通过专项检查监督执行情况。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度预算外重大费用支出（如金额超过500万元）。

2.2.2董事会

决策范围：审批权限调整、报销标准修订及重大风险事件处置。

2.2.3总经理办公会

决策范围：金额100-500万元之间的特殊报销申请，须附带业务说明及风险分析报告。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部

（1）费用标准制定：每半年更新一次差旅、招待等标准，报总经理审批；

（2）系统管理：维护ERP报销模块数据准确性，每月校验对账；

（3）异常处理：对审批超时、重复报销等异常发起预警。

2.3.2业务部门

（1）真实性审核：核查报销事项与业务关联性，如采购类需附合同复印件；

（2）权限申请：按金额等级提交审批申请，并标注风险等级（高/中/低）。

2.3.3行政部

（1）差旅支持：提供机票、酒店预订标准及政策解读；

（2）资产管理：对固定资产维修、样品采购类报销进行实物核对。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）关键控制点：嵌入费用申请（需附业务计划）、审批（权限匹配）、付款（发票合规）三个内控环节；

（2）核查标准：每季度抽查10%报销单据，重点核查大额招待费真实性。

2.4.2审计部

（1）审计频次：每年开展一次专项审计，覆盖所有分子公司；

（2）审计方法：采用数据比对、访谈、现场核查相结合方式。

2.4.3合规部

（1）国际业务监督：对境外报销执行属地法规及公司制度双重审核；

（2）政策跟踪：每月更新最新税收优惠政策及发票管理要求。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

（1）建立报销协调小组，由财务部牵头，每季度召开一次例会；

（2）特殊业务（如研发样品采购）需经技术部与采购部双重确认。

2.5.2涉外业务联动

（1）境外机构报销需经当地财务负责人初审，再报总部财务复核；

（2）欧盟业务需额外提供REACH合规证明。

第三章【专业领域管理标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）费用合规率≥98%；

（2）审批时效达标率≥90%；

（3）跨境业务差错率≤2%。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）付款到账滞后率≤5%；

（3）发票异常率≤1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1费用分类标准

（1）差旅费：严格区分公务、探亲等类型，附行程单及审批单；

（2）招待费：提供菜单明细及参与人员签到表，单次金额超过2万元的需附会议纪要；

（3）采购费：非标采购需经比价程序，金额超过5万元的需附技术参数书。

3.2.2风险控制点及防控措施

（1）高风险点：大额招待费（防控措施：预算前置、多人签字）；

（2）中风险点：样品采购（防控措施：技术部确认规格）；

（3）低风险点：办公用品（防控措施：季度盘点核对）。

3.2.3行业适配标准

（1）安全生产费：参照《化工行业安全生产专项整治三年行动》要求，需附整改方案；

（2）环保检测费：需提供检测机构资质证明及检测报告。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环：每季度开展一次报销管理循环评估；

（2）风险矩阵：对金额、业务类型进行风险评分，动态调整审批权限。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现费用申请-审批-付款全流程线上化；

（2）OCR识别工具：自动识别发票关键信息，减少手动录入。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

报销管理主流程包括“费用发生-申请提交-多级审批-财务复核-付款执行-归档留存”六个阶段，具体操作标准如下：

（1）费用发生：通过公司采购平台或差旅系统申请支持；

（2）申请提交：员工在ERP系统填写费用明细，上传原始单据扫描件；

（3）多级审批：按金额等级自动触发审批链，超权限需逐级上报；

（4）财务复核：财务部核对发票合规性、金额准确性；

（5）付款执行：通过电子支付系统完成款项拨付；

（6）归档留存：电子单据归档至OA系统，纸质单据交档案室保管。

4.2子流程说明

4.2.1大额采购流程

（1）比价环节：采购部门需提供三家供应商报价单，技术部进行技术参数比对；

（2）审批节点：金额100-200万元的需经财务总监初审，总经理终审。

4.2.2境外报销流程

（1）汇率转换：财务部按当日外汇牌价折算成本币，并备注汇率变动情况；

（2）税务合规：需提供当地税务合规证明，由国际业务部审核。

4.3流程关键控制点

4.3.1费用申请阶段

（1）控制标准：需附业务背景说明及预算匹配证明；

（2）核查方式：财务部抽查10%申请单，核对预算执行率。

4.3.2审批阶段

（1）控制标准：审批人需确认费用合规性及必要性；

（2）双重校验：金额超过50万元的需财务部与业务部门双重签字。

4.3.3付款阶段

（1）控制标准：银行电子回单需与ERP系统自动匹配；

（2）交叉复核：出纳岗需核对付款申请与发票一致性。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：每月25日由财务部汇总上月流程瓶颈；

（2）评估流程：采用德尔菲法征求业务部门意见；

（3）审批权限：总经理办公会审议通过后发布新版流程。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

公司报销审批权限按“金额+岗位层级+业务类型”三维度分配，具体标准如下：

（1）金额等级：1万元以下为常规级，1-50万元为重点级，50万元以上为特殊级；

（2）岗位层级：总监级可审批常规级及以下，总经理级可审批重点级及以下；

（3）业务类型：采购类需采购部门配合审批，差旅类需行政部确认。

5.2审批权限标准

5.2.1常规级审批路径

金额≤1万元的，由部门经理审批；

5.2.2重点级审批路径

金额1-50万元的，需部门经理初审，分管副总复审；

5.2.3特殊级审批路径

金额>50万元的，需部门经理+财务总监+总经理三级审批。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）员工出差期间可授权直属下属审批5万元以下费用；

（2）授权期限最长不超过1个月，需在OA系统备案。

5.3.2代理规范

（1）临时代理需提交授权书，代理期限≤15个工作日；

（2）代理结束后须提交交接清单，财务部审核确认。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

（1）适用场景：金额≤5万元的紧急采购；

（2）审批路径：部门经理特批，财务部3日内补办手续。

5.4.2补批流程

（1）适用场景：超权限费用需补批；

（2）审批要求：附风险评估报告，总经理办公会审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）费用填报：采用模板化填报，不得涂改；

（2）单据要求：发票需加盖销售方公章，电子发票需附查验码。

6.1.2痕迹留存

（1）电子痕迹：ERP系统操作日志需保存3年；

（2）纸质痕迹：大额报销需存档原件及复印件。

6.1.3执行不到位判定

（1）判定标准：审批超期30天、发票重复报销等；

（2）处理措施：通报批评，情节严重的按《员工手册》处罚。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

（1）监督主体：财务部、内控部轮值检查；

（2）监督范围：每月抽查20家分子公司。

6.2.2专项监督

（1）监督主体：审计部牵头，联合合规部；

（2）监督范围：每季度针对高风险业务开展专项检查。

6.2.3突击检查

（1）监督主体：财务部随机抽查；

（2）检查重点：异常报销单据。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月≥1次；

（2）专项审计：每年≥1次。

6.3.2审计方法

（1）数据审计：通过ERP系统筛选异常交易；

（2）现场审计：走访业务部门核实报销真实情况。

6.3.3审计结果应用

（1）整改要求：审计报告需明确整改项及责任人；

（2）跟踪机制：内控部每月检查整改进度。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：财务部每月5日前提交；

（2）年度报告：财务部每年1月20日前提交。

6.4.2报告内容

（1）费用支出总额及结构；

（2）违规案例及处理结果；

（3）制度优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）费用合规率（权重30%）：按季度考核单据合规性；

（2）审批时效（权重20%）：按月统计平均审批时长；

（3）跨境差错率（权重10%）：按业务类型统计差错数。

7.1.2评分标准

（1）优秀：指标达标率≥95%；

（2）合格：指标达标率≥90%；

（3）不合格：指标达标率＜90%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：由财务部汇总数据；

（2）年度评估：由绩效考核办公室组织。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成报表；

（2）现场核查：抽查10%报销单据。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现：内控部、审计部提交问题清单；

（2）立项：财务部制定整改方案；

（3）整改：责任部门限期完成；

（4）复核：财务部验证整改效果；

（5）销号：绩效考核办公室确认。

7.3.2分类处理

（1）一般问题：整改时限≤7个工作日；

（2）重大问题：整改时限≤30个工作日。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

（1）渠道：通过OA系统提交建议；

（2）评审：财务部每月汇总讨论。

7.4.2优化方案审批

（1）权限：重大调整需总经理办公会审议；

（2）跟踪：内控部验证方案落地效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）优秀执行者：连续六个月报销零差错；

（2）流程优化贡献者：提出合理化建议被采纳。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬、优秀员工评选；

（2）物质奖励：奖金1000-5000元；

（3）晋升奖励：优先晋升管理岗位。

8.1.3奖励程序

（1）申报：员工提交奖励申请；

（2）审核：财务部、人力资源部联合评审；

（3）审批：总经理审批；

（4）公示：OA系统公示不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）适用场景：小额发票缺失；

（2）判定标准：金额≤500元。

8.2.2较重违规

（1）适用场景：重复报销金额≤2000元；

（2）判定标准：金额≤2000元。

8.2.3严重违规

（1）适用场景：虚开发票、大额招待费套现；

（2）判定标准：金额>2000元。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣除当月奖金；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查：财务部、合规部联合调查；

（2）取证：收集证据链；

（3）告知：书面告知当事人；

（4）审批：人力资源部审批；

（5）执行：按处罚标准处理。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）需附申诉理由及证据。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部受理申诉；

（2）审理：复核处罚依据及程序；

（3）结果：5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）场景：发生税务稽查或审计发现重大问题；

（2）措施：成立应急小组，由财务总监牵头，24小时内提交应对方案。

9.1.2危机处置流程

（1）隔离措施：暂停相关业务；

（2）沟通口径：由合规部统一发布信息。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）适用场景：自然灾害导致的差旅中断；

（2）判定标准：需附权威机构证明。

9.2.2处理要求

（1）审批权限：需总经理特批；

（2）事后补充：提交补办手续及说