珠宝公司财务内控规范办法

珠宝公司财务内控规范办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范办法依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《珠宝玉石质量监督管理规定》GB16552-2020、《联合国反腐败公约》及《珠宝行业跨国经营合规指引》等国家法律法规、行业标准、国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，旨在规范珠宝公司财务内部控制活动，有效防范财务风险，提升运营效率，支撑国际化经营战略实施。针对当前财务内控管理中存在的流程冗余、责任不清、风险识别不足等痛点，核心目标在于构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现管控与效率的动态平衡。

1.2适用范围与对象

本规范办法适用于公司总部及所有下属分子公司，覆盖财务部、采购部、销售部、仓储部、设计部等所有业务部门及关联人员，包括正式员工、外包服务商及合作单位。适用范围涵盖采购审批、库存管理、销售结算、成本核算、资金支付、投资决策等核心财务活动。例外适用场景包括紧急采购、小额支出等低风险业务，此类业务需经总经理特别授权后方可豁免部分审批流程，但需纳入月度专项核查。所有审批权限均需通过公司授权管理系统备案，明确审批层级与权限边界。

1.3核心原则

本规范办法遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：所有财务内控活动须符合国家法律法规及行业规范，跨境业务需适配目标市场监管要求；

（2）权责对等原则：明确各岗位权限与责任，确保权力运行受监督、责任追究有依据；

（3）风险导向原则：聚焦珠宝行业高、中风险环节（如贵重金属采购、大额资金结算），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过数字化工具优化审批流程，压缩不必要审批层级，保障业务快速响应；

（5）持续改进原则：基于风险变化、业务发展及监管动态，定期修订完善内控规范；

（6）国际合规原则：跨境业务需遵循《联合国反洗钱公约》《欧盟商业尽职调查指令》等国际标准，建立属地化合规适配机制。

1.4制度地位与衔接

本规范办法为公司基础性财务内控制度，与《公司财务管理制度》《内控手册》《合同管理办法》等专项制度构成三级制度体系。若存在冲突，以本规范办法为准，特殊情况需通过合规部协调，重大争议提交董事会裁决。制度修订需同步更新关联制度衔接条款，确保体系完整性。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司财务内控管理实行“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会及股东会组成，负责制定内控战略与重大审批权限；执行层包括总经理办公会及各业务部门，负责落实内控措施；监督层由内控部、审计部、合规部组成，实施独立监督。内控管理在组织架构中嵌入业务全流程，形成“横向到边、纵向到底”的矩阵式管控网络。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议财务内控战略，审批年度预算、重大投资、贵重金属采购等金额超500万元的事项；股东会审议重大资本性支出及跨境业务内控政策。总经理办公会每月召开1次，决策审批范围包括金额100万元至500万元的采购、库存调整等事项。所有决策需通过公司决策管理系统记录，留存电子痕迹。

2.3执行机构与职责

财务部：主责成本核算、资金支付、报表编制，建立“三单匹配”（采购订单-入库单-发票）机制；采购部：负责供应商准入（需经合规部审查）、合同审批及付款执行，贵重金属采购需双人盘点；仓储部：负责库存盘点（每月一次）、保管环境控制，异常损耗需经财务部复核；销售部：负责销售合同审批、信用管理及收款核对，大额订单需经风控部评估。跨部门协同需通过OA协同模块留痕，主责部门为牵头方。

2.4监督机构与职责

内控部：负责建立内控评估体系，每季度开展专项测试（含三个关键内控环节：采购审批、库存管理、资金支付），出具评估报告；审计部：每年开展全面内控审计（含至少一项跨境业务审计），形成审计结论并推动整改；合规部：负责监控《联合国反洗钱公约》等国际标准执行情况，对高风险交易实施抽样核查。监督结果纳入部门及个人绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立跨部门财务内控委员会，由财务总监牵头，每季度审议重大问题。信息系统部负责提供数字化支撑，每月通报ERP系统内控日志；涉外业务增设属地合规顾问参与机制，需提供目标市场监管要求翻译件。争议事项通过“部门协商-合规部调解-总经理裁决”三级解决机制处理。

第三章财务业务管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定年度财务内控目标：贵重金属采购差错率≤0.1%，库存盘点准确率≥99%，资金支付合规率100%，跨境交易合规达标率100%。配套KPI包括：采购审批时效≤2个工作日、付款周期缩短15%、异常交易预警响应时间≤4小时。统计口径统一纳入ERP系统，财务部每月出具专项报告。

3.2专业标准与规范

制定专项管理标准：

（1）采购管理：贵重金属采购需经“业务部门申请-采购部初审-合规部审查-总经理审批”五级流程，高风险交易需现场核查；

（2）库存管理：建立“ABC分类盘点法”（A类每月盘点、B类每季度盘点），异常变动需启动“三查”（账实查、流程查、责任查）；

（3）资金支付：大额支付（>200万元）需经“双人复核-电子验印-网银授权”闭环，跨境支付需提前3个工作日提交外汇备案表。风险点标注及防控措施：

-高风险点（贵重金属采购）：实施“供应商黑名单管理-批次检测报告核对-双人现场验收”；

-中风险点（库存管理）：采用“ERP实时同步-第三方盘点抽查”；

-低风险点（小额支付）：设置50万元以下快速审批通道。

3.3管理方法与工具

采用“PDCA-风险矩阵”双轮驱动：通过PDCA循环优化流程，风险矩阵动态评估业务等级。工具应用要求：

（1）ERP系统：实现采购、库存、付款全流程线上化，自动校验“金额匹配-权限合规”；

（2）OA系统：嵌入电子签章，审批流程需经“系统自动拦截异常交易”校验；

（3）CRM系统：监控客户信用额度，超限交易触发预警。数字化工具需每年由IT部开展一次功能测试，确保内控逻辑嵌入。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

财务业务主流程采用“发起-审批-执行-归档”四阶段闭环：

（1）采购流程：采购申请（业务部门发起）→合同评审（采购部+合规部）→总经理审批→ERP生成付款单→财务部复核→网银支付；

（2）库存管理：入库单（仓储部发起）→系统自动生成成本单（财务部）→月度盘点（仓储部+内控部抽查）→差异调整（财务部审批）；

（3）销售结算：订单录入（销售部）→信用校验（财务部）→出库单（仓储部）→ERP自动生成应收单→客户确认→收款核对（财务部）。

4.2子流程说明

贵重金属采购增设“双人现场验收”子流程：采购员、仓储员共同核对重量、纯度，并在ERP系统录入验收单，财务部依据此单进行付款。跨境支付增设“外汇合规预审”子流程：业务部门提交交易背景说明，合规部核查是否涉及敏感地区，通过后由银行完成外汇登记。

4.3流程关键控制点

（1）采购审批：金额≥50万元需经财务总监复核，贵重金属采购需合规部联合审批；

（2）库存管理：A类库存调拨需总经理审批，异常损耗需内控部牵头调查；

（3）资金支付：200万元以上支付需财务总监双重复核，跨境支付需提前7个工作日准备外汇备案表。高风险点增设“双重校验”：ERP自动校验+人工复核。

4.4流程优化机制

建立“季度流程复盘”机制：财务部牵头，每月收集业务部门优化建议，每季度组织评审，通过OA系统投票决定是否修订。优化建议需经内控部评估风险等级，重大优化需提交总经理办公会审议。每年6月开展全流程模拟测试，确保流程持续有效。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”三级矩阵分配权限：

（1）采购权限：日常采购（≤10万元）由部门经理审批，金额10-50万元由财务总监审批，贵重金属采购（>50万元）需总经理审批；

（2）资金支付：日常费用（≤5万元）由财务经理审批，金额5-20万元由财务总监审批，大额支付（>20万元）需总经理审批；

（3）跨境业务：金额100万元以下由财务总监审批，金额100-500万元需股东会审议，金额500万元以上需董事会决策。权限通过公司授权管理系统动态配置，每年1月同步更新。

5.2审批权限标准

审批路径严格遵循“金额对应层级”：采购审批需经“业务部门→财务部→采购部→合规部（贵重金属）→总经理”五级流程；付款审批需经“业务部门→财务部→财务总监→总经理（大额）”。禁止越权审批，系统自动拦截异常路径，拦截记录由内控部每月核查。

5.3授权与代理机制

授权条件包括：临时离职、岗位调整等特殊情况，授权范围需明确业务类型、金额上限、期限（最长不超过3个月），授权书需经直属上级及合规部备案。临时代理最长不超过15个工作日，代理权限不得交叉，结束后需在ERP系统注销授权。

5.4异常审批流程

紧急采购需经“加急通道”：业务部门提交《紧急采购申请表》，附风险评估报告，经总经理特批后方可执行，事后纳入月度专项核查。权限外审批需经“补批流程”：提交《权限外审批申请》，说明原因及风险控制措施，经董事会审议。所有异常审批需在OA系统留痕，作为绩效考核依据。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

操作规范需通过“制度-表单-系统”三级落地：

（1）制度层面：本规范办法各条款转化为操作手册；

（2）表单层面：采购申请单、付款单等需经财务部标准化设计，关键栏位（如金额、审批人）系统自动校验；

（3）系统层面：ERP系统需嵌入内控逻辑，操作日志自动生成，财务部每日抽查异常记录。执行不到位判定标准：系统校验未通过、表单关键栏位未填写、审批超时未补办手续。

6.2监督机制设计

建立“三位一体”监督机制：

（1）日常监督：财务部每月核查10%以上采购单据，内控部每季度抽查5%以上付款流水；

（2）专项监督：每年3月开展采购内控专项检查，9月开展资金支付专项检查；

（3）突击检查：内控部每月随机抽取业务部门进行现场核查，核查结果纳入绩效考核。嵌入三个关键内控环节：贵重金属采购双人验收、库存盘点系统自动比对、大额支付双重复核。

6.3检查与审计

检查频次：专项审计每年至少1次，日常检查每月不少于1次，突击检查每季度不少于2次。审计方法包括：数据分析（ERP系统）、访谈（业务部门）、抽样核查（合同、单据）。审计报告需明确“问题-整改建议-责任部门”，重大问题提交董事会决策。

6.4执行情况报告

每月5日前由财务部提交执行报告，内容包含：

（1）数据统计：采购金额、付款周期、异常交易数量；

（2）风险报告：重大风险事件及防控措施；

（3）改进建议：基于检查发现提出制度优化方案。报告需经财务总监及总经理审批，作为季度考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

设定专项考核指标：

（1）财务内控部：采购差错率（权重20%）、付款合规率（权重30%）；

（2）业务部门：贵重金属采购合规率（权重15%）、库存盘点准确率（权重15%）；

（3）个人考核：审批超时次数（扣分项）、异常交易处理时效（加分项）。指标权重每年1月由人力资源部联合财务部调整。

7.2评估周期与方法

考核周期：月度考核由财务部完成，季度考核由总经理办公会审议，年度考核由董事会审批。方法包括：数据统计（ERP系统）、现场核查（内控部）、问卷调查（业务部门）。

7.3问题整改机制

建立“五步闭环”：发现（检查发现问题）→立项（责任部门提交整改方案）→整改（限期完成）→复核（内控部抽查）→销号（总经理审批）。问题分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（立即整改），逾期未整改将启动问责。

7.4持续改进流程

基于以下触发条件启动修订：

（1）监管变化：发现新的合规要求；

（2）业务发展：出现新的财务业务类型；

（3）风险变化：内控测试发现重大缺陷；

（4）审计建议：审计报告提出重大优化要求。修订流程：建议提交（财务部）→评估（内控部）→审批（总经理办公会）→培训（人力资源部）。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：

（1）内控绩效优秀：年度考核排名前10%的业务部门，奖励金额最高不超过部门年度预算的5%；

（2）重大风险防范：成功避免财务损失超100万元的，奖励相关责任部门及个人；

（3）流程优化贡献：提出并被采纳重大优化建议的，奖励1000-5000元。程序：申报（业务部门）→审核（财务部）→审批（总经理办公会）→公示（OA系统3个工作日）→发放（人力资源部）。

8.2违规行为界定

按风险等级分类：

（1）一般违规：采购审批超时、表单信息错误等；

（2）较重违规：未执行双人验收、小额资金支付未授权等；

（3）严重违规：贵重金属采购未备案、大额支付串通舞弊等。判定标准以ERP系统记录、审计报告为依据。

8.3处罚标准与程序

分级处罚：

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：取消当月绩效考核分；

（3）严重违规：降级或解除劳动合同，情节严重移送司法机关。程序：调查（合规部）→取证（财务部）→告知（人力资源部）→审批（总经理办公会）→执行（人力资源部）。

8.4申诉与复议

设立申诉机制：收到处罚通知后3个工作日内提交《申诉申请》，由合规部受理，复议结果5个工作日内出具。申诉期间不停止处罚执行，复议决定为最终裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对贵重金属失窃、跨境交易冻结等重大风险，制定专项预案：

（1）贵重金属失窃：启动“双人追查-警方协作-保险报案-系统冻结关联交易”流程，由总经理担任应急总指挥；

（2）跨境交易冻结：启动“属地合规顾问支持-银行沟通-重新提交合规证明”流程，需提前1个月准备多语言合规文件。预案每年演练1次，演练结果纳入制度评估。

9.2例外情况处理

例外场景包括：紧急采购（≤5万元）、小额费用（≤1万元）等，需经“部门负责人→财务总监→总经理”三级授权。例外处理需在ERP系统标注，附风险评估报告，每月由内控部专项核查。

9.3危机公关与善后

建立危机公关小组，由董事