珠宝公司档案管理考核办法

珠宝公司档案管理考核办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《珠宝玉石首饰行业信息安全管理规范》（GB/T31465-2015）、《联合国关于被盗或非法出口文化财产的公约》等国家法律法规、行业标准及国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，针对珠宝公司档案管理中存在的分类不清、流转不畅、安全风险等问题，旨在规范档案管理流程，防控信息泄露与资产流失风险，提升档案利用效率，支撑公司国际化经营与数字化转型需求。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部及所有分支机构，覆盖所有业务领域，包括但不限于设计研发、采购生产、市场营销、客户服务、行政人力资源、财务审计等部门的档案管理活动。适用对象包括正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员。例外场景包括公司授权的临时性项目档案，经总经理办公会审批可适用简易流程；涉及国家秘密或商业敏感信息的档案，需同时遵守《保密法》及本制度特殊规定，审批权限提升至董事会层面。

1.3核心原则

（1）合规性原则：档案管理活动须符合法律法规及行业标准，涉外业务需适配目标市场档案管理要求。

（2）权责对等原则：档案的产生、收集、整理、保管、利用等环节责任主体明确，与岗位职责挂钩。

（3）风险导向原则：重点关注高价值珠宝档案、客户隐私档案及涉密档案，实施差异化管控。

（4）效率优先原则：优化流程减少不必要的审批环节，确保档案及时归档与高效利用。

（5）持续改进原则：根据业务发展、技术变革及风险变化，动态优化档案管理制度。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《财务档案管理办法》《合同管理办法》等制度形成协同，冲突时以本制度为准。档案管理需与OA系统、ERP系统、CRM系统等信息系统衔接，确保电子档案与纸质档案同步管理；与内控部、审计部、合规部建立信息共享机制，定期联合开展档案专项审计。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会领导、总经理监督、内控部统筹、各部门执行、档案专员落地”五级架构。董事会负责重大档案管理政策审批；总经理办公会审议年度档案管理计划；内控部负责制度监督与流程优化；各部门负责人为本部门档案管理第一责任人；档案专员负责具体操作指导与系统维护。

2.2决策机构与职责

董事会负责批准《档案管理战略规划》，包括数字化迁移方案、跨国业务档案本地化要求等；总经理办公会审批年度档案管理预算、重大档案处置方案及应急预案。决策事项需经三分之二以上董事同意，涉外业务需符合《联合国跨国犯罪公约》相关条款。

2.3执行机构与职责

（1）设计研发部：负责珠宝设计档案（含创意草图、工艺参数）的全生命周期管理，需建立三维模型与实物档案的对应关系，高风险点为设计图纸的知识产权保护（高风险）。

（2）采购部：负责供应商资质档案、采购合同档案，需核对合同条款与公司合规要求，中风险点为采购记录的完整性（中风险）。

（3）生产部：负责生产过程控制档案（含质检报告、宝石溯源记录），需实施双人复核制度，高风险点为宝石重量、成色记录的真实性（高风险）。

（4）市场部：负责客户档案（含消费习惯、定制需求），需加密存储并定期销毁过期记录，中风险点为个人信息保护合规性（中风险）。

2.4监督机构与职责

内控部负责档案管理制度的落地评估，每年至少开展一次全流程测试；审计部负责年度专项审计，重点关注高价值档案安全；合规部负责涉外业务档案合规性审查，需建立“风险矩阵评估表”（高风险项强制审计）。监督结果纳入部门绩效考核，重大问题提交总经理办公会处理。

2.5协调与联动机制

建立“月度档案管理联席会议”，由内控部牵头，各部门档案专员参与，解决跨部门档案交接问题；涉外业务增设“属地档案合规工作组”，由法务部、驻外机构联合制定档案管理细则，确保符合《国际商会国际商务术语解释通则》（Incoterms）等国际规则。

第三章档案管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）档案完整率≥99%（含电子档案与纸质档案）；

（2）档案利用响应时效≤2个工作日；

（3）重大档案安全事件发生率≤0.1%；

（4）数字化档案覆盖率（按业务类型统计）每年提升5%。

3.2专业标准与规范

（1）档案分类标准：按“业务类型+保管期限”双维度分类，珠宝设计档案（10年以上）为一级档案，客户档案（3年）为二级档案，具体划分见附件A《档案分类表》。

（2）风险管控措施：

-高风险项（如宝石溯源档案）：实施冷库存储+动态监控；

-中风险项（如采购合同）：双备份存储+定期抽检；

-低风险项（如会议记录）：集中电子存储+年度归档。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用“全生命周期管理”与“风险矩阵评估法”，对珠宝档案管理实施PDCA循环；

（2）管理工具：使用电子档案管理系统（EAMS），对接ERP系统实现采购档案自动归档；CRM系统客户档案与市场部纸质档案建立唯一索引号关联。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“归档准备-审核归档-保管利用-处置销毁”，各环节责任主体明确：归档准备由业务部门档案专员发起，内控部审核归档材料合规性，档案室负责保管，利用需求由业务部门提交审批。

4.2子流程说明

（1）珠宝溯源档案子流程：采购部提交溯源信息→质检部出具检测报告→内控部核对数据完整性→档案室数字化存档；

（2）客户隐私档案子流程：市场部收集客户信息→法务部合规审查→加密存储→每年5月开展过期信息销毁；

4.3流程关键控制点

（1）设计档案：关键控制点为创意草图与3D模型一致性校验，由设计部与IT部双重确认；

（2）生产档案：关键控制点为宝石重量复核，需质检员与生产主管签字；

（3）客户档案：关键控制点为销毁记录双签确认，由档案专员与部门主管共同签字。

4.4流程优化机制

每年6月开展流程复盘，重点评估数字化迁移效果。优化建议需经内控部评估风险等级：高风险优化方案提交董事会审议，中低风险由总经理办公会决策。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）电子档案查阅权限：部门负责人（常规业务）→总经理（金额超500万业务）→董事会（重大决策）；

（2）纸质档案复制权限：业务部门（内部研究）→合规部（审计支持）→外部需经法务部批准。

5.2审批权限标准

（1）一般档案归档：部门档案专员审批（≤1万元业务）；

（2）高价值档案（如钻石切割档案）：内控部审批+总经理复核；

（3）涉外业务审批：需同时符合《联合国跨国犯罪公约》及目标国档案法规。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需部门负责人签字确认，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急审批，但审批层级不得越过直接上级；异常审批需附《异常审批说明》，经审计部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）电子档案：需与纸质档案同步生成，系统自动生成唯一索引号；

（2）纸质档案：档案盒需标注“珠宝档案-XX项目-保管期限”三要素，冷库存储需每季度检查温湿度。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%档案，重点检查宝石溯源档案完整性；

（2）专项监督：每年7月开展“客户隐私保护专项检查”，覆盖CRM系统与纸质档案；

（3）突击检查：合规部可随时检查高价值档案存储环境。

6.3检查与审计

（1）日常检查：档案专员每日核对电子档案系统日志；

（2）专项审计：审计部每年至少一次，采用“数据比对+现场核查”方法；

（3）审计结果需纳入《风险控制报告》，明确整改时限（重大问题≤1个月）。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《档案管理执行报告》，内容含：电子档案增长量、查阅次数、违规事件（需附《违规整改单》）、系统故障记录。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核对象：各部门档案专员（定量指标占比60%）+部门负责人（定性指标占比40%）；

（2）考核指标：档案完整率（20%）+流程合规性（30%）+响应时效（30%）+培训参与度（20%）。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：由内控部根据《档案管理评分表》打分；

（2）年度评估：结合审计结果，由人力资源部纳入绩效考核系统。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：由部门负责人限期整改（≤7个工作日）；

（2）重大问题：成立专项整改小组，由内控部牵头，整改方案需经总经理办公会审批。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计发现及业务变化，每年修订《档案管理目录》，修订稿需经法务部合规审核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：档案管理创新、重大风险防控、系统优化突出贡献等；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（年度奖金最高1000元）+晋升优先；

（3）程序：部门推荐→内控部审核→总经理审批→人力资源部公示（3天）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：档案分类错误（中风险）；

（2）较重违规：客户档案泄露（高风险）；

（3）严重违规：珠宝设计档案被盗（高风险）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚措施：警告（一般违规）→经济处罚（较重违规）→降级（严重违规）；

（2）程序：调查取证→书面告知→限期整改→审批处罚→申诉。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3日内提交，由合规部复核，复核结果需经董事会批准。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对系统瘫痪制定《电子档案应急迁移方案》，需3小时内恢复80%核心档案；

（2）危机处理：成立“档案危机处置小组”，由内控部、IT部、法务部组成，需制定“涉密档案销毁手册”。

9.2例外情况处理

例外情况仅限于“突发灾难（如火灾）”，需经总经理审批并附风险评估报告，事后需补充归档。

9.3危机公关与善后

涉外业务危机需同时符合《联合国国际商会仲裁规则》及目标国法律，善后方案需经法务部备案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由内控部负责解释，解释意见需经总经理办公会确认。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制手册》第5.2条；

（2）《财务档案管理办法》第3.1条；

（3）《客户隐私保护规定》第4.3条。

10.3修订与废止程序

修订需经“董事会审议-总经理批准-全员培训”流程，废止制度需在公告栏公示30天。