化工公司客户信息保密细则

化工公司客户信息保密细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《工业产品信息安全控制要求》（GB/T30976.1-2014）等国家法律法规，参照《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约，结合化工行业特点及企业数字化转型战略制定。

1.1.2制定目的

针对化工行业客户信息泄露、滥用等管理痛点，通过规范客户信息管理全生命周期流程，实现“价值创造、风险防控、效率提升”目标，构建以“制度-流程-表单-责任”四维一体为核心的管理闭环，保障客户信息安全，支撑国际化经营合规需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则覆盖公司所有业务领域，包括但不限于销售、市场、采购、研发、生产、售后服务等环节涉及客户信息的采集、存储、使用、传输、销毁等全流程管理。

1.2.2适用对象

包括但不限于：

（1）正式员工（全职、兼职、实习生）；

（2）外包服务商（IT系统维护、业务流程外包等）；

（3）合作单位（供应商、经销商、第三方物流等）；

（4）离职员工（离岗后仍需履行保密义务）。

1.2.3例外适用场景

（1）经客户明确授权公开披露的信息；

（2）法律法规强制要求披露的政府监管信息；

（3）经公司合规部门审批的统计分析报告（已脱敏处理）。例外场景需通过《客户信息例外披露审批表》报备，由法务部备案存档。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家及目标市场数据保护法律法规，符合行业监管要求。

1.3.2权责对等原则

客户信息管理权限与岗位职责、风险等级相匹配，禁止越权访问。

1.3.3风险导向原则

优先管控高风险环节（如跨国传输、敏感信息处理），实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

基于内外部审计、业务变化动态调整制度，每年至少更新一次。

1.4制度地位与衔接

本细则为专项管理制度（三级制度），与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》《合同管理办法》等制度形成协同体系。制度冲突时，以本细则为准；未明确事项参照关联制度执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司客户信息保密管理实行“董事会-管理层-业务部门-监督部门”四级管控架构。

（1）决策层：董事会负责审批重大信息风险管控策略及预算；

（2）执行层：总经理办公会统筹跨部门协作，各业务部门落实具体管理；

（3）监督层：内控部、审计部、合规部实施独立监督；

（4）支撑层：IT部提供技术保障，人力资源部负责培训与考核。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

（1）审批年度客户信息保密管理方案；

（2）决策重大信息风险事件处置预案；

（3）授权总经理办公会执行。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）主责：客户信息采集真实性核验（低风险点，需提供身份证明）；

（2）配合：市场部提供客户画像需求（中风险点，需经合规部审批）。

2.3.2IT部

（1）主责：建立客户信息数据库加密存储（高风险点，需符合ISO27001标准）；

（2）配合：与业务部门协同开发CRM系统权限模块（中风险点）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：每季度开展客户信息流程符合性检查（含三个关键内控环节：

-数据访问日志核查；

-敏感信息脱敏处理验证；

-权限变更实时审批机制）；

（2）配合：审计部进行年度专项审计。

2.5协调与联动机制

建立“每月一次跨部门信息保密工作会”机制，明确：

（1）涉外业务需同步获取目标国数据保护认证文件；

（2）重大风险事件由合规部牵头，IT、业务部门联合处置。

第三章客户信息管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

（1）客户信息泄露事件率≤0.1%；

（2）跨境数据传输合规率100%；

（3）CRM系统操作符合性检查通过率≥95%。

3.1.2核心KPI

（1）合同签订后5个工作日内完成客户信息登记（时效指标）；

（2）离职员工权限冻结时间≤24小时（时效指标）。

3.2专业标准与规范

3.2.1信息分类分级

（1）一级信息（高风险）：客户身份证明、交易密钥等；

（2）二级信息（中风险）：采购需求清单、售后服务记录；

（3）三级信息（低风险）：行业公开数据。

3.2.2风险控制点及措施

|风险点|防控措施|风险等级|

|----------------|--------------------------------------------------------------------------|----------|

|跨境传输|采用VPN加密通道，目标国要求额外签署《数据保护补充协议》（高风险）|高|

|第三方访问|签订保密协议，通过动态令牌授权（中风险）|中|

|离职员工管理|立即撤销系统访问权限，强制脱敏纸质文件（低风险）|低|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从采集到销毁全流程管控；

（2）风险矩阵法：根据业务场景确定管控优先级。

3.3.2工具衔接

（1）CRM系统：嵌入客户信息权限矩阵自动校验功能；

（2）OA系统：实现异常审批推送至合规部实时监控。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

客户信息管理主流程包括“采集-存储-使用-传输-销毁”五个阶段，具体操作标准：

（1）采集阶段：销售专员通过《客户信息采集登记表》核对客户身份（需双人签字），影像资料归档至CRM系统；

（2）存储阶段：IT部定期对一级信息进行加密（AES-256算法），存储设备符合《信息安全技术磁性介质信息安全要求》（GB/T32918-2016）；

（3）使用阶段：项目组需填写《客户信息使用申请表》，经客户经理审批后方可调阅；

（4）传输阶段：跨境传输需附带《跨境数据传输评估报告》（合规部审批）；

（5）销毁阶段：每年6月集中销毁三年前客户资料，由档案部监督（需拍照存档）。

4.2子流程说明

4.2.1敏感信息处理流程

（1）研发部门申请使用客户产品数据时，需经技术总监审批并签署《保密协议》；

（2）IT部每月生成《敏感信息访问日志》，审计部抽查。

4.3流程关键控制点

（1）权限变更控制：系统管理员需在《权限变更记录表》中注明变更原因，IT部双人复核；

（2）异常操作拦截：CRM系统自动拦截连续三次密码错误登录，触发合规部核查。

4.4流程优化机制

每年12月组织《客户信息管理流程评审会》，重点优化：

（1）数字化工具适配度；

（2）高风险环节操作复杂度。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：销售类信息仅限销售部、市场部；

（2）金额/等级：金额≥100万人民币业务需总经理审批；

（3）岗位层级：部门主管可审批≤50万人民币业务。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：业务部门→合规部→总经理；

（2）越权审批处理：需提交《越权审批说明函》，并由审计部评估风险。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工离职前需完成权限交接；

（2）临时代理：通过OA系统申请，有效期≤15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：客户投诉需立即响应，审批流程可简化但需记录；

（2）补批管理：系统自动提示补批事项，逾期未补批视为无效操作。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单管理：所有纸质表单需编号登记，电子表单通过OA系统流转；

（2）痕迹留存：系统自动记录访问日志，纸质文件扫描归档至电子档案库。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：合规部每周抽取5份表单检查操作规范性；

（2）专项监督：每半年对1-2个业务部门开展“突击检查”。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年4月由审计部牵头，覆盖跨境数据传输、离职员工管理等环节；

（2）审计整改：问题清单需明确责任部门、完成时限，逾期未整改的提交总经理办公会处理。

6.4执行情况报告

（1）报告内容：含当期检查问题数、整改完成率、系统操作合规度；

（2）报告路径：业务部门→合规部→总经理办公会。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）指标体系：客户信息管理考核占比部门绩效的10%，含：

-流程符合性（权重40%）；

-风险事件（权重30%）；

-数字化工具使用率（权重30%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核与年度考核结合；

（2）评估方法：数据统计（系统日志）+现场访谈。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7个工作日内整改，重大问题30日内完成；

（2）责任追究：整改不力者取消年度评优资格。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：员工可通过OA系统提交优化建议；

（2）评估标准：建议采纳率、实施效果双维度评价。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：主动发现重大风险、提出优化方案等；

（2）奖励标准：精神奖励优先，物质奖励不超过当月工资的30%。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：泄露三级信息未造成损失；

（2）严重违规：导致客户投诉或监管处罚。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告→罚款（最高5000元）→解除劳动合同；

（2）处罚流程：调查取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内；

（2）复议结果：由人力资源部组织听证会。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立由总经理牵头的信息安全应急小组；

（2）处置流程：立即隔离系统→评估影响→通报客户→持续监控。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害导致系统故障；

（2）处理要求：需在2小时内向董事会报告。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：提供客户数据恢复方案并承担相应费用；

（2）跨国适配：根据《欧盟数据泄露通报指令》（GDPR）要求，48小时内通知监管机构。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司合规部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》第5.3条；