化工公司应付账款管控规定

化工公司应付账款管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规定依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业规范制定，同时参照国际商会《国际商账管理指南》、联合国国际贸易法委员会《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约，适用于化工公司全球范围内的应付账款管理活动。

1.1.2制定目的

针对化工行业供应链长、采购量大、信用风险高等特点，本规定旨在通过规范流程、强化风险防控、优化资源配置，实现应付账款管理合规化、精细化、数字化，降低财务风险与运营成本，提升企业价值创造能力。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规定覆盖公司所有分子公司、事业部的原材料采购、技术服务、工程建设等业务场景的应付账款管理，包括但不限于：供应商发票处理、付款审批、信用管理、票据管理及异常处理等全流程。

1.2.2适用对象

（1）采购部：负责合同签订、供应商准入及发票审核；

（2）财务部：负责账务处理、付款执行及资金统筹；

（3）内控部：负责流程合规性监督；

（4）审计部：负责年度专项审计；

（5）各业务部门及供应商：作为业务协同及资金结算主体。

1.2.3例外适用场景

（1）金额≤10万元人民币的紧急采购，经财务总监特批可简化审批；

（2）跨国业务需参照当地法律法规另行备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵循《企业会计准则第7号——存货》等准则要求，确保账实一致、票据合规。

1.3.2权责对等原则

明确各岗位职责与权限，审批权限与业务金额、风险等级正相关。

1.3.3风险导向原则

对高风险供应商（如信用评级D级、历史逾期超3次）实施重点监控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务变化更新管理标准，优化系统功能。

1.4制度地位与衔接

本规定为基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》等制度并行适用。冲突时以本规定优先，关联条款冲突由财务部牵头协调。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司应付账款管理遵循“董事会-总经理-财务部-业务部门”三级授权体系。董事会负责重大信用政策审批；总经理办公会审议年度付款预算；财务部统筹全流程管控；业务部门负责前端业务协同。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策超亿元采购合同的付款计划及信用政策调整。

2.2.2董事会

审议年度供应商信用额度上限及重大风险事件处置方案。

2.2.3总经理办公会

审批金额≥500万元的付款申请及紧急信用支持。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）主责：合同附件清单与发票核对，低风险供应商发票提交财务前需经采购部确认；

（2）配合：配合内控部季度抽样核查。

2.3.2财务部

（1）主责：付款执行、账务归集及异常账龄管理；

（2）配合：每月向内控部提交应付账款分析报告。

2.3.3业务部门

（1）主责：紧急采购申请审批；

（2）配合：提供业务背景说明。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：嵌入ERP系统的自动校验规则开发；

（2）配合：审计结果纳入季度运营风险报告。

2.4.2审计部

（1）主责：每年对账务处理、权限分配进行专项审计；

（2）配合：审计问题需3日内移交财务部整改。

2.5协调与联动机制

建立“月度应付账款联席会”，采购部、财务部、内控部每月5日前完成上月问题汇总，重大风险需加急提交总经理办公会。跨国业务由财务部牵头，协调法务部、驻外机构共同处理合规问题。

第三章应付账款管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：逾期账款率≤1%，单笔付款偏差率≤0.5%；

（2）核心指标：合同审批时效、发票处理周期、资金占用率。

3.2专业标准与规范

3.2.1供应商准入标准

（1）高风险供应商清单（附信用评级、行业黑名单）：由内控部每季度更新；

（2）跨境供应商需完成属地合规备案，具体要求见附件A。

3.2.2风险控制点

（1）高风险点1（金额≥1000万元采购）：需附第三方审计报告；

（2）高风险点2（账龄超过180天）：启动供应商预警流程。

3.2.3合规要求

（1）发票合规：需同时满足“三流一致”（合同、发票、入库单）；

（2）税务合规：跨境付款需提供完税证明。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循环：通过季度复盘优化流程；

（2）风险矩阵：根据金额/风险等级分配审批层级。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现发票自动匹配、自动审批；

（2）OA协同平台：跨部门审批节点留痕。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：采购部完成合同签订后，2个工作日内提交ERP系统；

（2）审核阶段：财务部需在发票提交后1个工作日完成三流核对；

（3）执行阶段：财务部3个工作日内完成资金拨付；

（4）归档阶段：电子档案归档于OA系统，纸质档案由财务部专人管理。

4.2子流程说明

4.2.1跨境业务特殊流程

（1）汇率风险防控：需在付款前1个月锁定远期汇率；

（2）支付路径：通过银行跨境支付系统，避免汇兑损失。

4.2.2逾期账款处理流程

（1）60天账龄启动催款函；

（2）180天账龄由法务部介入，启动法律程序。

4.3流程关键控制点

（1）控制点1（发票匹配）：ERP系统自动校验发票信息与合同条款；

（2）控制点2（审批留痕）：OA系统记录所有审批节点及操作人。

4.4流程优化机制

每年6月30日前完成流程评估，通过数字化工具减少人工干预。例如：将供应商黑名单自动拦截高风险发票。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限分配

（1）100万元以下：采购部经理审批；

（2）100-500万元：财务总监审批；

（3）超500万元：总经理办公会审议。

5.1.2职位权限分配

（1）财务部专员：仅可查询、不能审批金额超过其级别10倍的付款；

（2）采购部经理：可审批金额≤200万元的常规付款。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：按金额分三级（专员-总监-办公会）；

（2）审批时效：特殊付款需在提交后2小时内完成。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需填写《授权书》，经直属上级签字；

（2）代理期限：临时代理需每月更新授权记录。

5.4异常审批流程

（1）加急通道：需附《紧急情况说明》，由财务总监特批；

（2）责任追溯：异常审批需在3个工作日内完成补充说明。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报规范

（1）《应付账款申请单》需包含供应商信用等级、发票校验结果；

（2）电子档案需在提交后24小时内完成归档。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：内控部每月抽查20%发票处理记录；

（2）专项监督：审计部每季度核查权限分配情况；

（3）突击检查：财务总监可随时抽查系统操作日志。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年4月30日前完成上年度审计报告；

（2）日常检查：每月核对ERP与总账数据。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

（1）数据类：逾期账款明细、审批时效统计；

（2）风险类：重大异常事件说明；

（3）改进类：流程优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）财务指标：逾期率、资金占用率；

（2）合规指标：发票合规率、异常审批次数；

（3）效率指标：审批时效、催款成功率。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度考核：财务部汇总数据，次月5日前发布；

（2）年度考核：结合审计结果，次年2月完成。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：3日内整改，次月检查；

（2）重大问题：启动责任追究，整改期不超过1个月。

7.4持续改进流程

7.4.1优化建议路径

（1）建议征集：通过OA系统开放意见提交；

（2）评估标准：由内控部牵头，跨部门投票决定优先级。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）提前完成年度付款计划：奖励财务部集体；

（2）发现重大风险事件：奖励发现人1000-5000元。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

（1）一般违规：发票信息错误≤3项；

（2）严重违规：擅自修改审批记录。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

（1）警告：首次一般违规；

（2）降级：连续两次严重违规。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉流程

（1）申请：收到处罚后3日内提交《申诉书》；

（2）复议：由人力资源部组织听证会。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

（1）供应商集中违约：启动“供应商重组计划”，法务部牵头；

（2）资金链紧张：启动“付款延期方案”，财务总监制定。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）自然灾害：需附政府公告；

（2）供应商破产：需附法院裁定书。

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关

（1）责任主体：法务部牵头，公关部配合；

（2）沟通口径：通过官网发布《付款调整公告》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由财务部负责解释，重大修订需经董事会批准。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》：第5.3条衔接本规定第5.1条权限分配；

（2）《