采购合同审核流程与关键点检查表

采购合同审核流程与关键点检查表一、适用场景与价值本工具适用于企业采购部门、法务部门、财务部门及相关业务人员对采购合同进行标准化审核的场景。通过系统化流程与关键点把控，可保证合同条款合规合法、权责清晰、风险可控，避免因合同漏洞导致的法律纠纷、财务损失或业务中断，同时提升采购效率与合同管理水平。二、审核流程与操作步骤步骤1：合同接收与初步登记操作主体：采购助理*操作内容：接收供应商提交的采购合同（含电子版与纸质版），核对合同基本信息（合同编号、合同名称、供应商名称、采购方名称、签订日期等）是否完整；登记《合同台账》，记录合同名称、供应商、标的金额、审核状态、预计签署日期等关键信息，同步告知采购经理*合同已进入审核流程。输出成果：《合同台账》（初始登记）步骤2：业务部门初步审核操作主体：采购经理、需求部门负责人审核重点：业务合理性：合同标的物（如设备、原材料、服务等）是否符合采购需求，规格型号、技术参数是否与采购订单一致；数量与交付：采购数量、交付时间、交付地点是否满足生产/运营计划；供应商资质：核对供应商营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）是否在有效期内，与合同主体信息一致；价格条款：合同价格是否与采购报价单、中标结果一致，是否含税、运费、安装费等明细。操作要求：审核通过后，在合同上签字确认并流转至法务部门；若发觉问题，退回采购助理*与供应商沟通修改。步骤3：法务部门专项审核操作主体：法务专员*审核重点：主体合法性：供应商是否为依法设立并有效存续的企业，授权代表签字是否附有效《授权委托书》；条款完整性：合同是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款；法律风险：是否存在“霸王条款”、显失公平的免责条款，违约责任是否明确且对等（如双方违约金比例一致）；合规性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否涉及禁止性交易（如无资质经营的商品）。操作要求：审核通过后，出具《法务审核意见表》；若存在法律风险，列明具体条款及修改建议，退回采购部门与供应商协商。步骤4：财务部门合规审查操作主体：财务主管*审核重点：价格与支付：合同金额是否准确，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付节点是否符合公司财务制度；税费约定：是否明确税费承担方（如“含税价”是否包含增值税专用发票）；履约担保：大额合同（如超过XX万元）是否要求供应商提供履约保证金或保函；财务风险：是否存在“先款后货”与公司信用政策冲突，或“货到付款”影响供应商履约能力的条款。操作要求：审核通过后，在《财务审核意见表》签字确认；若存在财务风险，提出调整建议（如修改支付比例、增加担保条款）。步骤5：风险联合评审（如需）操作主体：采购经理、法务专员、财务主管、风控专员（针对重大合同或高风险采购项目）评审内容：汇总各部门审核意见，重点评估合同履约风险（如供应商履约能力、市场波动影响）、合规风险（如行业政策变化）、财务风险（如资金占用成本），形成《风险评审报告》，明确是否签署或需进一步修订。步骤6：审核反馈与合同修订操作主体：采购经理*（牵头）操作内容：收集法务、财务等部门审核意见，整理成《合同修订清单》，与供应商逐条沟通修改；供应商修订后，重新流转至各部门复核，直至所有审核意见闭环；最终版合同经采购总监*审批后，进入签署环节。步骤7：合同签署与归档操作主体：采购助理、行政专员操作内容：按公司权限审批流程，由授权代表（如总经理或分管副总）签署合同，加盖公司公章；供应商签字盖章后，收回合同正本（至少一式两份），扫描存档至公司合同管理系统；更新《合同台账》，标记合同状态为“已签署”，同步将纸质合同交行政部统一归档。三、采购合同关键点检查表模板检查项目检查内容检查标准检查结果（合格/不合格）备注责任人合同主体信息供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人；采购方名称、统一社会信用代码、授权代表与营业执照、资质证书一致，授权代表附有效《授权委托书》法务专员*标的物描述名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量与采购需求、订单一致，无模糊表述（如“优质”“全新”等）采购经理*价格与支付条款合同总金额、单价、是否含税；支付方式（预付款/进度款/尾款比例）、支付节点、账户信息价格与报价单一致，支付节点符合财务制度，账户信息为供应商对公账户财务主管*交付与验收交付时间、地点、运输方式；验收标准、流程、期限交付时间满足生产计划，验收标准明确（如“按国家标准”或附件技术协议）需求部门负责人*违约责任违约情形（如逾期交付、质量不达标）、违约金比例、赔偿范围违约责任对等，违约金比例合理（一般不超过实际损失的30%）法务专员*知识产权标的物涉及的专利、著作权归属；侵权责任承担明确知识产权归属，约定侵权时的赔偿与免责条款法务专员*争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构优先选择公司所在地法院或仲裁机构，表述清晰（如“提交XX仲裁委员会仲裁”）法务专员*其他条款合同生效条件、附件清单（如技术协议、报价单）、保密条款生效条件明确（如“双方法定代表人签字并盖章后生效”），附件与合同一致采购经理*四、审核要点与风险提示主体真实性核查：务必核对供应商最新营业执照，避免与“皮包公司”签约，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业状态（禁止公开，仅提示内部查询渠道）。条款表述清晰：避免使用“合理期限”“市场价”等模糊词汇，需明确具体时间、标准或计算方式（如“逾期交付每日按合同总额0.05%支付违约金”）。违约责任对等：不得仅约定供应商违约责任，采购方未按时付款、验收等违约情形也需明确责任，避免“单方免责条款”。附件完整性：合同中提及的附件（如技术参数、验收标准、报价单）需作为合同组成部分，由双方签字盖章确