纸质档案室管理制度

PAGE纸质档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司纸质档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的纸质档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司纸质档案由档案室集中统一管理。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确，与原始文件一致。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格保密档案内容，防止信息泄露。5.便利性原则：提供便捷的档案查阅、利用服务，提高工作效率。（四）职责分工1.档案室职责负责制定和完善纸质档案管理制度。接收、整理、保管公司各部门移交的纸质档案。建立档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务。对档案的安全、保密情况进行监督检查。定期对档案进行鉴定、销毁。2.各部门职责负责本部门纸质档案的收集、整理、立卷工作。按规定时间将整理好的档案移交档案室。严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。根据工作需要，提出档案查阅、借阅申请。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、记录等。2.上级机关下发的与公司业务相关的文件、指示、通知等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告等。5.员工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的纸质材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、销毁。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。行政类：包括公司的行政文件、会议记录、规章制度等。业务类：如销售合同、采购合同、项目文档等。人事类：员工档案、培训记录、考核资料等。财务类：财务报表、凭证、审计报告等。其他类：不属于以上分类的档案。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对零散的文件进行装订，确保整齐、牢固。三、档案的保管（一）档案室设施1.档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施。2.配备档案密集架、档案柜、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案密集架或档案柜中。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。3.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。（三）温湿度管理1.档案室的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.每天定时记录温湿度情况，发现温湿度异常时及时采取措施进行调节。（四）安全管理1.档案室应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。2.严格限制非档案室工作人员进入档案室，确需进入时应进行登记。3.定期对档案室进行安全检查，发现问题及时整改。4.做好防火工作，配备必要的灭火设备，严禁在档案室吸烟和使用明火。（五）保密管理1.对涉及公司机密的档案，应严格保密，限制查阅范围。2.查阅、借阅机密档案时，应经公司领导批准，并履行登记手续。3.严禁将机密档案带出档案室，如需复印或摘录，应经批准并进行登记。4.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。四、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.查阅结束后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得私自复制、摘抄档案内容。4.借阅人员应按时归还档案，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要查阅或借阅档案，可先电话申请，经档案室负责人同意后，可先行查阅或借阅，但事后应及时补办手续。2.外单位人员查阅或借阅公司档案时，应持单位介绍信，经公司领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅的档案内容应严格保密，不得泄露给无关人员。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合考虑档案的价值。3.确保鉴定结果准确、客观，避免误判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员和相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法：与同类档案进行比较，分析其价值差异。3.效益评估法：评估档案对公司业务、管理、决策等方面的效益。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，确定保管期限为[X]年、[X]年等。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案室负责组织档案销毁工作，销毁时应指定专人负责监销。4.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠。3.统计结果应作为档案管理工作的重要参考，为公司决策提供依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务变更等原因，需要对档案进行移交时，应办理档案移交手续。2.档案移交时，移交部门应编制《档案移交清单》